Payroll update april 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Feestdagen en mogelijke toeslagen;
2. HR-dienstverlening;
3. HR-Workflows in NMBRS;
4. Minimumuurlonen;
5. Wettelijk verlof: vervaltermijn en bijbehorende verplichtingen.

Feestdagen en mogelijke toeslagen

De feestdagen zijn weer van start gegaan! In bepaalde branches is het gebruikelijk dat er op feestdagen wordt doorgewerkt (of extra wordt gewerkt) door werknemers. Houd er rekening mee dat als voor jouw werknemers een Cao geldt, dat deze werknemers dan mogelijk recht hebben op een feestdagentoeslag. Dit kan ook gelden als er géén Cao geldt, maar als er aparte afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Jouw vaste salarisverwerker kan je hier meer informatie over verstrekken.

We hebben diverse HR-specialisten in dienst die Cao’s, arbeidsovereenkomsten en personeelshandboeken kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor jouw werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan. Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke Cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wil overleggen welke regelingen voor jouw bedrijf van toepassing zijn.

HR-dienstverlening

Naast advisering over Cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan, bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR-Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken. Interesse in onze HR-diensten? Neem dan contact met ons op!

HR-Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR-Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS-Workflows). Via HR-Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer. Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gewaarborgd wordt. Via ESS-Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht.

Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever. Benieuwd naar de mogelijkheden? Stuur ons vrijblijvend een bericht of bel met een van onze HR-collega’s.

Minimumuurlonen

Met ingang van juli 2025 worden de minimumlonen weer geïndexeerd met circa 2,4%. Deze houden wij per juli dan ook automatisch aan voor alle werknemers die momenteel het minimumloon verdienen. Let op: bij Cao kan een hoger minimumuurloon gelden, in dat geval houden wij uiteraard dat uurloon aan. Heb je hier vragen over? Leg dan gerust contact met ons.

Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2025) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2024. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren. De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

___________________________________________________________________________

1. Dutch public holidays and possible surcharges;
2. HR services;
3. HR workflows in NMBRS;
4. Statutory minimum wages 2025;
5. Statutory leave: expiration date and associated obligations.

Dutch public holidays and possible surcharges

The Dutch public holidays have started again! In certain industries, it is common for employees to continue working (or work extra) on public holidays. Keep in mind that if your employees are covered by a collective labor agreement, they may be entitled to a public holiday surcharge. This may also apply even if no collective labor agreement applies, but separate arrangements have been made in the employment contract or personnel manual. Your regular payroll processor can provide you with more information about this.

We have several HR specialists on staff who can review collective labor agreements, employment contracts and employee handbooks for other details that apply to your employees. For example, in addition to the public holiday surcharge, overtime pay may also exist at the same time. All levels, percentages and rules in this regard are laid down separately in each collective labor agreement. Feel free to ask us if you want to discuss in advance which regulations apply to you.

HR services

Besides advising on collective labor agreements, conditions of employment and their application, we also offer other services in the field of HR. This includes HR automation such as linking NMBRS with external tools and software but also automation within NMBRS of leave, reports & dashboarding and HR Workflows, among others.

In addition to HR automation, we also offer ongoing subscription-based HR support in day-to-day HR work such as mutating portals, onboarding and offboarding employees, and completing HR formats.

Finally, we offer various HR consulting services such as the drafting of legal documents (employment contracts, employee handbooks, and settlement agreements), screenings and checks for laws and regulations, onboarding processes with start-up employers and complex payrolls, and scope reviews. Interested in our HR services? If so, feel free to contact us!

HR Workflows in NMBRS

Within NMBRS it is possible to automate various HR processes. This is possible through HR Workflows and Employee Self Service Workflows (ESS Workflows). Via HR Workflows it is possible, among other things, to onboard, offboard and renew employments via NMBRS. Templates can also be created of employment contracts, wage tax rebate forms and employer statements. Documents can then be generated where NMBRS itself fills in the employee and salary data in the documents. After this, the documents can be signed in NMBRS by both parties. After signing, the signed document is automatically uploaded in the employee file. This saves a lot of mails back and forth and the personal data remain in the NMBRS cloud, thus better safeguarding the GDPR. Through ESS Workflows, employees can change their IBAN, address, personal details, and payroll deductions. Data enters the payroll system after approval by an (HR) manager and the payroll processor.

We can adapt all workflows to the employer's requirements. Curious about the possibilities? Feel free to send us a message or call one of our HR colleagues.

Statutory minimum wages 2025

As of July 2025, the minimum wages will be indexed again with approximately 2,4%. Therefore, as of July, we automatically apply these to all employees currently earning the minimum wage. Note: the minimum hourly wage can deviate in a collective labor agreement (CLA). In that case we apply the CLA hourly wage instead of the aforementioned. Do you have any questions about this? Do not hesitate to contact us.

Statutory leave: expiration date and associated obligations

At the end of the 2nd quarter (end of June 2025) the remaining accrued statutory leave from 2024 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, employee handbook or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing. The communication must meet specific conditions, otherwise the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued.

Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary, so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner about the expiration of these statutory hours.