Bedrijfskundig advies

Kwantificeer kwalitatieve doelstellingen: waarom KPI’s onmisbaar zijn

KPI’s maken meetbaar in hoeverre je gestelde doelen bereikt. Of formeler, de Key Performance Indicators helpen je om kwalitatieve doelstellingen te kwantificeren. Dat is belangrijk, omdat je van een bepaald doel meetbaar wilt maken in hoeverre je erin slaagt om dat te bereiken.

Waarom zijn KPI’s belangrijk? En hoeveel KPI’s zou je moeten hebben? Het zijn typische vragen waar zowel startups als scale-ups mee worstelen. En waar ze vaak mee blijven worstelen, omdat de ideale set KPI’s geen vaststaand gegeven is. Die set kan door de tijd heen veranderen, omdat de doelstellingen van de organisatie veranderen, of omdat de organisatie groeit en complexer wordt. Bij RS Finance begeleiden we tal van startups en scale-ups. We kennen hun KPI’s en zien wat ze daarmee meetbaar maken. Vanuit die expertise en ervaring denken we graag met je mee.

Kies je zomaar een aantal KPI’s? Dan maak je van alles meetbaar, maar de kans is klein dat het je vooruit helpt.

Doelstelling: waarop wil je sturen?

Meten is weten en de juiste KPI’s geven inzicht in ontwikkelingen die voor jouw onderneming belangrijk zijn. Kies je zomaar een aantal KPI’s, bijvoorbeeld op basis van de best practices bij andere ondernemingen? Dan maak je van alles meetbaar, maar de kans is klein dat het je vooruit helpt.

Sterker nog, een slecht gekozen KPI kan de organisatie zelfs de verkeerde kant op sturen. Bedenk bijvoorbeeld wat er gebeurt als je puur op winst stuurt, omdat je een Key Performance Indicator kiest die de winst per periode rapporteert. Dan loop je het risico dat medewerkers de kwaliteit onder druk zetten, om meer marge (en dus winst) te maken. Wat gebeurt er met de klanttevredenheid? En daarmee met de duurzame financiële gezondheid van de organisatie?

Houd er rekening mee dat KPI’s voordelen kunnen bieden, maar ook negatieve bijeffecten kunnen hebben. Medewerkers gaan zich gedragen naar de KPI’s die je opstelt.

Tip: kruip in de huid van de advocaat van de duivel, als je nadenkt over KPI’s voor de organisatie, de afdeling of het team. Hoe zouden medewerkers hun gedrag hierop aan kunnen passen? En is dat mogelijk schadelijk voor de organisatie?

Bekijk de benchmarks en slijp daarna bij

Bepaal de belangrijkste doelstelling(en), voor de organisatie, de afdeling of het team. Wat wil je bereiken?

Kies de 3 tot 5 KPI’s waar je het meeste van verwacht, om daarmee te gaan testen. Probeer het in de praktijk en schaaf bij, op basis van wat er wel of juist niet werkt. Houd er bovendien rekening mee dat de organisatie ontwikkelt, dus dat ook de KPI’s daarom in ontwikkeling blijven. Vooral startups en scale-ups hebben regelmatig nieuwe of aangepaste KPI’s nodig. Evalueer minimaal jaarlijks, om vast te stellen waar het mogelijk beter kan.

Waarom zijn KPI’s nuttig?

De KPI’s zijn in eerste instantie bedoeld om meetbaar te maken in hoeverre je gestelde doelen bereikt. Je kwantificeert de kwalitatieve doelen.

Goede KPI’s combineren een aantal voordelen:

  1. Doelgericht werken
    KPI’s zorgen ervoor dat iedereen zich richt op concrete en meetbare resultaten, waardoor er minder verwarring ontstaat over wat belangrijk is.
  2. Voortgang volgen
    KPI’s helpen om prestaties continu te meten en problemen tijdig op te sporen. Dat maakt het makkelijker om snel bij te sturen als iets niet goed gaat.
  3. Motivatie en verantwoordelijkheid
    Teams en medewerkers weten dankzij KPI’s precies waarop ze beoordeeld worden. Dit kan motiveren en zorgt voor duidelijkheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden.
  4. Strategische beslissingen verbeteren
    KPI’s geven inzicht in wat wel en niet werkt, om data-gedreven beslissingen te nemen in plaats van te vertrouwen op aannames.
  5. Transparantie en communicatie
    KPI’s bieden managers en medewerkers een gemeenschappelijk kader om over prestaties te praten, wat de communicatie en samenwerking verbetert.

Beperk je tot een paar kern-KPI’s

Cijfers werken verslavend, dus het is belangrijk om je te beperken tot een paar waardevolle KPI’s. In theorie zou je (van) alles kunnen meten, maar daar wordt het niet overzichtelijker van.

Houd daarom rekening met een paar voorwaarden om KPI’s te bepalen:

  • Makkelijk te meten
    Dat wat je wilt weten moet vooral makkelijk te meten zijn. Is het te complex om de precieze cijfers naar boven te halen? Kies dan een KPI die dit makkelijker maakt, om eventuele fouten of vertekende inzichten te voorkomen.
  • Regelmatig te rapporteren
    Zorg dat je regelmatig kunt rapporteren, dankzij voldoende gegevens voor de KPI. Het is belangrijk om bijvoorbeeld maandelijks bij te kunnen houden hoe de voortgang is ten opzichte van de gestelde doelen.
  • Bijdrage aan de gestelde doelen
    Het belangrijkste: draagt de KPI bij aan inzicht in de voortgang van gestelde doelen? Je moet niet meten wat je niet hoeft te weten.

Het is de ultieme rijkdom als je drie KPI’s hebt, die precies meten wat je wil bereiken.

Belangrijke KPI’s op verschillende niveaus

Stel bij voorkeur KPI’s op voor zowel de organisatie, als voor het team en op individueel niveau. De verschillende niveaus vullen elkaar aan, omdat op ieder niveau andere doelstellingen belangrijk zijn.

Op organisatieniveau kan bijvoorbeeld de omzet belangrijk zijn, terwijl voor specifieke afdelingen geldt dat vooral de kwaliteit bepalend is voor die uiteindelijke omzet. Of dat het aantal klachten of complimenten voor een medewerker beschrijft hoe de kwaliteit scoort en hoe dat uiteindelijk bijdraagt aan de omzet.

Het is dus mogelijk dat verschillende teams of afdelingen, of verschillende individuen andere KPI’s hanteren, zelfs als ze uiteindelijk hetzelfde doel nastreven. Door specifieke KPI’s te gebruiken per niveau in de organisatie staan uiteindelijk alle neuzen dezelfde kant op.

Soorten KPI’s

KPI’s kunnen per sector of bedrijf verschillen, maar hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden:

- Financiële KPI’s

  • Omzetgroei, winst, kostenbesparing
  • Brutomarge of cashflow

- Operationele KPI’s

  • Productiviteit (bijv. aantal orders per uur)
  • Voorraadrotatie of doorlooptijden

- Marketing KPI’s

  • Aantal nieuwe klanten, conversiepercentage
  • Websiteverkeer of klanttevredenheid (NPS-score)

- HR/Klantgericht

  • Ziekteverzuim, verloopcijfers
  • Medewerkers- of klanttevredenheid

Meet je resultaten met de juiste KPI’s?

Ben jij benieuwd of je de juiste KPI’s gebruikt om resultaat te meten? Of de KPI’s bijdragen aan de gestelde doelen? Dat is waar we je graag bij helpen.

Wij zien veel verschillende organisaties, zoals startups, scale-ups en gevestigde namen. Zij gebruiken verschillende KPI’s en veranderen die bovendien als de veranderende organisatie daar om vraagt.

Stel ons je vragen over de KPI’s voor jouw organisatie. Of vraag ons naar onze ervaringen met specifieke KPI’s. We vertellen je graag meer.

Vul online je gegevens in. Dan nemen we contact met je op.

blijf op de hoogte

Alle laatste ontwikkelingen direct in je mailbox? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Glenn ten Bookum, RS Finance

contact

Wil je grip op je financiën en duurzaam groeien? Wij helpen je graag.

Neem contact op
Postadres

Postbus 51298
1007 EG Amsterdam

Bezoekadres Purmerend

Wielingenstraat 133
4e verdieping
1441 ZN Purmerend

Bezoekadres Amsterdam

James Wattstraat 100
6e verdieping
1097 DM Amsterdam

Bezoekadres Rotterdam

Max Euwelaan 55
2e verdieping
3062 MA Rotterdam

nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!