🎄 December komt eraan… en daarmee ook de jaarlijkse WKR-puzzel

[ENGLISH VERSION AVAILABLE]

Het is bijna weer tijd voor kerstgeschenken, personeelsfeesten en borrels. Gezellig, maar de verwerking hiervan in de financiële- en salarisadministratie leidt vaak tot een financiële kater. De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welke zaken je belastingvrij kan bieden aan jouw werknemers. Veel werkgevers laten hier voordeel liggen of lopen juist risico op een forse eindheffing. Zonde!

De WKR in een notendop

De werkkostenregeling (WKR) is een handig instrument om op een fiscaal vriendelijke manier vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Denk aan kerstgeschenken, personeelsuitjes en -feesten of een thuiswerkvergoeding. De regeling wordt door veel werkgevers als complex ervaren. In dit artikel leggen we uit:

• Hoe de WKR werkt
• Wat de vrije ruimte precies is
• Welke kosten hierbinnen vallen
• Wat er gebeurt als je eroverheen gaat

Wat is de werkkostenregeling?

De WKR bepaalt welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je als werkgever kunt bieden aan je medewerkers zonder dat zij daar belasting over hoeven te betalen. Bepaalde zaken zijn áltijd onbelast:

1. Gerichte vrijstellingen, zoals de reiskostenvergoeding tot en met € 0,23 per KM
2. Nihilwaarderingen, zoals koffie of thee op de werkvloer
3. Intermediaire kosten: door de werknemer voorgeschoten kosten voor de zaak
4. Zaken die noodzakelijk zijn voor de juiste uitoefening van de dienstbetrekking, zoals de gereedschapskist van een timmerman
5. Geschenken die los staan van de dienstbetrekking met een waarde van maximaal € 25,- in de BTW in een andere vorm dan geld. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer.

Valt iets niet binnen een van deze categorieën? Dan is het belastbaar loon en hoort het op de loonstrook verwerkt te worden met een hogere loonbelasting tot gevolg. Binnen de WKR kun je als werkgever ervoor kiezen om sommige belastbare zaken aan te wijzen als eindheffingsloon. Dat betekent dat jij als werkgever de kosten voor je rekening neemt en werknemers hier geen belasting over betalen. Deze kosten zijn voor jou als werkgever tot een drempelbedrag belastingvrij. Dit wordt de vrije ruimte genoemd.

Hoe werkt de vrije ruimte?

De vrije ruimte is het maximale bedrag dat je als werkgever belastingvrij kunt besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan je werknemers. Dit doe je door belastbare elementen aan de wijzen als eindheffingsloon die ten laste van de vrije ruimte komen. De vrije ruimte wordt opgebouwd in een kalenderjaar middels een opbouwpercentage over de fiscale loonsom van het personeel. Hoe hoger je salariskosten, hoe hoger de vrije ruimte. Onbestede vrije ruimte vervalt aan het einde van het kalenderjaar, opsparen over meerdere jaren is dus niet mogelijk.

Voor 2025 geldt een opbouw van 2,00% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. In 2026 blijft deze opbouw gelijk.

Let erop dat het aanwijzen van eindheffingsloon niet met terugwerkende kracht mag. Op het moment van geven of betalen moet je een keuze maken voor belastbare zaken (bruto uitkeren, bruteren, bijtellen/doorbelasten of ten laste van de vrije ruimte). Deze keuze mag per werknemer verschillen, dus ook voor dezelfde elementen mag per werknemer een andere fiscale verwerking gekozen worden. Goed zicht houden op je uitgaven, de vrije ruimte en daarop plannen voorkomt financiële tegenvallers.

Wat als je over de vrije ruimte heen gaat?

Alles wat jij in een kalenderjaar aan je werknemers geeft of betaalt vanuit de vrije ruimte telt op tot de totale lasten in de vrije ruimte. Komen de lasten boven de maximale vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing (belasting) over het meerdere. Dat lijkt fors, maar soms kan het nog steeds voordeliger zijn dan het bruteren van loon aan de werknemer.

Wat valt binnen de vrije ruimte?

Voorbeelden van zaken die áltijd binnen de vrije ruimte vallen:

• Kerstgeschenken aan werknemers
• Personeelsfeesten als deze buiten de werkplek plaatsvinden
• Externe etentjes, personeelsuitjes of borrels met een recreatief karakter
• Bloemen of cadeaus bij dienstjubilea
• Cadeaubonnen of cadeaukaarten
• Lunches op de zaak als deze niet worden doorbelast aan werknemers

De WKR-valkuilen in december

Rond de feestdagen is de WKR extra actueel. Een aantal voorbeelden:

• Kerstpakketten of cadeaukaarten van werknemers vallen in de vrije ruimte
• Externe kerstfeesten of -borrels vallen volledig in de vrije ruimte
• Kerstfeesten op de zaak vallen buiten de vrije ruimte
• Kerstborrels op kantoor vallen over het algemeen volledig buiten de vrije ruimte omdat (fris)drank en borrelhapjes geen last voor de vrije ruimte vormen
• Kerstdiners en -maaltijden vallen altijd in de vrije ruimte

De WKR naar je hand zetten

Wellicht heb je dit jaar ook ten onrechte zaken die onbelast zijn opgenomen in de vrije ruimte. Wist je bijvoorbeeld dat:

1. Kosten van externe evenementen met een zakelijk karakter voor dat zakelijke deel buiten de vrije ruimte vallen?
2. Je als DGA de opgebouwde vrije ruimte tot maximaal € 2.400,- aan jezelf kunt uitkeren?
3. Bij kerstdiners op de zaak € 3,95 per werknemer ten laste van de vrije ruimte komt, en bij externe kerstdiners de volledige factuurwaarde inclusief BTW?
4. Verstrekkingen aan derden buiten de vrije ruimte vallen? Denk bijvoorbeeld aan kerstcadeaus aan jouw freelancers of de kosten van partners die deelnemen aan kerstborrels.

Vooruitdenken en de spelregels kennen voorkomt dus een onverwachte of zelfs een onterechte (hoge) eindheffing. Met een actuele WKR-administratie voorkom je verrassingen.

Waarom begeleiding belangrijk is

De regels van de WKR lijken overzichtelijk, maar in de praktijk zien we dat veel werkgevers de regels verkeerd toepassen. Het juist aanwijzen van kosten, het optimaliseren van je vrije ruimte en het voorkomen van 80% eindheffing vraagt kennis én planning.

Bij RS Finance helpen we werkgevers, HR-managers en finance managers met:

• Jaarlijkse WKR-checks, scans en monitoring;
• Advies over onbelaste zaken die buiten de vrije ruimte kunnen blijven;
• Inrichten van een heldere WKR-administratie;
• Academies in Nederlands en Engels om de inhoud en uitvoering begrijpelijk te maken;
• Strategische keuzes rond vergoedingen en personeelskosten.

RS Finance lost de WKR-puzzel voor je op

De werkkostenregeling biedt werkgevers veel fiscale speelruimte mits je weet hoe je die optimaal benut. Door de vrije ruimte slim te gebruiken, kun je jouw medewerkers belonen en als werkgever belasting besparen.

Wil je weten of jouw organisatie de vrije ruimte goed benut? Neem contact op met RS Finance voor een vrijblijvende WKR-scan of advies op maat.