Een echte oplossing om met vertrouwen de afgelopen maand af te sluiten

Hoe weet je als dienstverlener welke omzet je afgelopen maand werkelijk maakte? Zonder dat je dat achteraf moet corrigeren, als blijkt dat een project meer uren heeft gekost dan vooraf gebudgetteerd? Wie werkt aan projecten met een vaste prijs, langere looptijden en grote aantallen uren krijgt vroeg of laat te maken met onderhanden werk. Hoe ga je daarmee om?

Voor veel dienstverleners lijkt het bepalen van de omzet eenvoudig. Je factureert het aantal gewerkte uren voor het afgesproken tarief. Projectmanagement software houdt vervolgens de geschreven uren per project bij, waardoor je precies kunt zien hoeveel uren van het budget resteren, toch?

In de praktijk blijkt het vaak ingewikkelder. Wat gebeurt er als het project een vaste prijs heeft, maar je meer uren moet maken dan vooraf gebudgetteerd? Herwaardeer je dan alle uren voor een lager gemiddeld tarief? Of zijn de resterende uren allemaal onbetaald? Hoe waardeer je in die gevallen de gewerkte uren ten opzichte van onderhanden werk, over de maand heen? Dat is waar het ingewikkeld wordt.

Wat doe je als bij het opstellen van de jaarrekening blijkt dat er een ton omzet mist?

Het doel: betrouwbare omzetcijfers

Het doel is duidelijk: je wilt de echte omzet boeken, zonder dat je die achteraf alsnog moet aanpassen. Je wilt voorkomen dat je de omzet achteraf (omlaag) moet bijstellen, vanuit de uren die je toewijst aan de verschillende perioden. Wat was de gerealiseerde omzet in de afgelopen maand? En wat staat er open aan onderhanden werk, tegen welke waardering?

Wat je factureert bepaalt de totale omzet van een project. Het moment waarop je de werkzaamheden uitvoert, bepaalt in welke maand de omzet valt. De uren die je daarvoor nodig hebt bepalen het gemiddelde tarief. Dat gemiddelde tarief kan afwijken van het reguliere uurtarief waarmee je rekent. Dit heeft invloed op de wijze waarop je onderhanden werk waardeert.

Dit vereist dat je projectmanagers maandelijks een inschatting maken van de voortgang van de projecten. Deze inschatting blijft mensenwerk en is onderdeel van de maandafsluiting. Projectmanagers kunnen alleen een juiste inschatting maken van het onderhanden werk met een goed inzicht in de gefactureerde bedragen en de geschreven uren.

Harde maandafsluiting voor alle stakeholders

Stakeholders hebben behoefte aan duidelijke cijfers. Ze zijn benieuwd naar de omzet, de kostprijs en dus de marges die werden gerealiseerd. Je wilt helder zijn over de budgetten en over wat je daadwerkelijk realiseert. Daarom is het belangrijk dat je maanden of andere periodes kunt afsluiten, met een juiste waardering van onderhanden werk.

Veel zakelijk dienstverleners gebruiken projectmanagement software. Hoe geavanceerder de software, hoe meer instellingen en dus mogelijkheden je hebt om het onderhanden werk inzichtelijk te maken. Echter kan het zijn dat de rapportage is ingericht op de wensen van de projectmanager en niet voor de controller. Belangrijk is om te begrijpen hoe de projectmanagement software die je gebruikt de omzet bepaalt. Rekent het met een gemiddeld tarief, op basis van de werkelijk gemaakte uren? Of gebruikt het een harde cut-off, waarbij je de omzet realiseert op basis van het afgesproken uurtarief? In dit laatste geval neem je mogelijk te veel omzet aan het begin van het project en te weinig aan het eind van het project.

Vol vertrouwen de maandrapportage opstellen

Projectmanagement software kan je hier tot op zekere hoogte bij helpen. Met de juiste tooling breng je eenvoudig in kaart wat de voortgang is van een project. Je houdt de uren bij, de waarde van uren en de kosten die je maakt.

Tijdens de maandafsluiting neem je de lopende en afgeronde projecten door om de stand van het onderhanden werk te bepalen. Met de juiste overzichten is het voor een projectmanager mogelijk om deze analyse te maken. Vanuit daar kan je de juiste omzet boeken in de juiste periode. Het verwerken van deze boekingen kun je zelfs gedeeltelijk automatiseren. Doe je dit maandelijks op de juiste manier, dan hoef je bij de jaarafsluiting geen aanpassingen meer te doen. RS Finance kan je hierbij helpen, als begeleider van een goede maandafsluiting.

Maar, waar begin je? Wat zijn de belangrijke uitgangspunten om dit daadwerkelijk goed te regelen? Er zijn twee doelen belangrijk:

• Optimale betrouwbaarheid, om iedere maand daadwerkelijk af te sluiten
• Een makkelijke verwerking, om tijd te besparen en fouten te voorkomen waar dat kan

Op die manier creëer je een oplossing waarmee de maandafsluiting een samenvatting wordt van wat je eigenlijk al wist, in plaats van een vervelende verrassing.

Veel eerder op de hoogte

Concreet kan projectmanagement software je helpen om vandaag te bekijken hoe je het vorige maand hebt gedaan. Dat voorkomt dat je in het volgende jaar moet ontdekken dat de waardering van onderhanden werk eigenlijk niet klopt.

Als je de afgelopen periode kunt afsluiten en dat niet meer hoeft te veranderen geeft dat rust binnen de organisatie. Het klopt financieel, waardoor je vooruit kunt met nieuwe budgetten of de huidige onderhanden werk-positie.

Uitdaging: er bestaat niet één oplossing

De crux van onderhanden werk en software die je daarbij kan helpen? Er bestaat geen ‘one size fits all’ oplossing. Een advocatenkantoor dat uren registreert is geholpen met een andere oplossing dan een reclamebureau met langlopende campagnes. Het reclamebureau werkt misschien wel met doorbelaste kosten, strippenkaarten en/of maandabonnementen.

Beide bedrijven hebben gemeen dat ze dienstverleners zijn, die geholpen zijn bij werkelijk inzicht in hun positie aan onderhanden werk. De verschillen zitten in de wijze waarop ze (vooraf) factureren, diensten realiseren en uiteindelijk de administratie bijhouden en afsluiten.

Specifieke uitdagingen zijn:

• Projecten die tijdens de uitvoering ineens veel meer (of minder) uren blijken te vragen
• Complexe projecten waarbij de waardering van uren verandert
• Langlopende projecten die over de jaarafsluiting heen lopen

Oplossingen op maat

Er bestaat allerlei software die je hier heel goed bij kan helpen. De uitdaging is het vinden van de juiste tooling, om die daarna goed in te richten. Hoe ga je om met de uren en projecten? Wat doe je om te voorkomen dat een factuurbedrag niet automatisch wordt toegekend aan de omzet?

En hoe kun je dat proces vervolgens automatiseren, om het je zo makkelijk mogelijk te maken? Dat is waar de schoen voor veel organisaties wringt, als ze achteraf terugkijken naar wat ze eerder dat jaar realiseerden. Het besef dat een factuurbedrag niet automatisch gerealiseerde omzet vormt, is een belangrijk uitgangspunt.

Financieel IT-specialisten bij RS Finance

Bij RS Finance combineren we allerlei expertises, waaronder financiële kennis en IT-vaardigheden. We kennen verschillende projectmanagement tools én begrijpen de belangrijke voorwaarden om het financieel op de juiste wijze te rapporteren.

Daarom zien we hoe projectmanagement tools vaak eenvoudige rapportages hebben voor onderhanden werk, die niet accuraat zijn. En begrijpen we ook dat er in de praktijk achteraf verrassingen ontstaan. Het kan beter, door iedere maand goed af te sluiten.

Ben je benieuwd hoe je hiervoor zorgt? Als je merkt dat het onderhanden werk achteraf toch steeds weer tot verrassingen leidt, helpen we je daar graag bij. Onze financieel- en IT-experts zoeken voor je uit waar het beter kan. Zo zorgen we ervoor dat je een maand werkelijk kunt afsluiten. Bovendien kijken we als accountant graag met je mee, om ervoor te zorgen dat de cijfers kloppen.

Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op.