RS Finance hecht belang aan een veilig werkomgeving en een integere cultuur. Om dit te bevorderen hebben wij een klokkenluidersregeling ingesteld. Deze regeling valt onder de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk).
Binnen deze klokkenluidersregeling is het mogelijk om vermoedelijke misstanden te melden. Het vermoeden is gebaseerd op redelijke gronden die de melder heeft gekregen door zijn of haar werkzaamheden. De melder kan een medewerker van RS Finance zijn, of een medewerker van een organisatie waarmee wij contact hebben.
De volgende situaties worden aangemerkt als een misstand:
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel dat de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
Per melding zal moeten worden beoordeeld of er sprake is van een misstand in de zin van de Wbk. De meldregeling is alleen bedoeld voor het melden van misstanden door natuurlijk personen in het kader van zijn of haar werkzaamheden en waar van toepassing aanverwante integriteitskwesties. De meldregeling is niet bedoeld voor individuele kwesties zoals een (arbeids-)conflict tussen een werknemer en zijn direct leidinggevende.
Bij RS Finance zouden specifiek de volgende misstanden kunnen voorkomen:
Naast deze klokkenluidersregeling hebben we een kwaliteitshandboek en een klachtenregeling. Deze zijn naast elkaar van toepassing.
Binnen RS Finance is Glenn ten Bookum aangesteld als behandelaar van meldingen onder de klokkenluidersregeling. Indien hij betrokken is bij een melding, dan stuurt hij de melding door aan de interne vertrouwenspersoon, of een directielid.
Het is mogelijk om intern of extern te melden. Een melding kan gedaan worden door onze medewerkers, medewerkers van onze relaties en andere personen.
Een interne melding kan op de volgende manieren worden gedaan:
Het is mogelijk om anoniem een interne melding te doen. Bij een anonieme melding wordt de melder niet op hoogte gehouden van de behandeling van de melding, ook niet als dat in dit reglement anders is bepaald.
Ook is het mogelijk om extern te melden. Het is niet nodig om eerst intern te melden. De volgende autoriteiten zijn expliciet aangewezen als bevoegde autoriteit in de Wbk:
Melders hebben het recht om een ‘adviseur in vertrouwen’ te raadplegen over het doen van een melding. Onze interne ‘adviseur in vertrouwen’ is de vertrouwenspersoon (zie personeelshandboek). Ook is het mogelijk om advies te vragen bij een adviseur van buiten zoals het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).
De eerste ontvanger van een melding is de behandelaar. Indien de eerste ontvanger betrokken is bij de melding, dan wijst hij een andere behandelaar aan. De behandelaar bevestigt de ontvangst van de melding binnen zeven dagen aan de melding.
De melding wordt zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken in behandeling genomen. Meldingen over overtreding van interne of externe beroepsregelgeving handelt de behandelaar in samenspraak met de kwaliteitsbepaler af. De naam van de melder wordt niet bekend gemaakt, tenzij de melder toestemming geeft of hier nadrukkelijk om verzoekt.
De behandelaar kan besluiten een melding niet in behandeling te nemen in de volgende situaties:
In alle andere situaties stelt de behandelaar een onderzoek in naar de vermoedelijke misstand, conform artikel 5 van deze regeling. De behandelaar informeert de melder binnen zeven dagen als er geen onderzoek ingesteld wordt en vermeld daarbij waarop de conclusie is gebaseerd.
Indien nodig wordt een externe instantie op de hoogte gebracht van de melding en de melder ontvangt hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De behandelaar informeert tevens de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en het op de hoogte brengen van een externe instantie, tenzij de aard van de melding zich daartegen verzet.
De directie wordt geïnformeerd over een ingediende melding bij voorkeur zonder vermelding van de melder. De directie kan betrokken worden in de behandeling van een melding. Het advies dat volgt uit het onderzoek wordt voorgelegd aan de directie, tenzij de aard van een melding zich daartegen verzet.
De behandelaar informeert de melder zo snel mogelijk na afronding van de behandeling, doch uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van de melding, over de wijze waarop de melding is afgehandeld en de eventueel getroffen maatregelen. Indien de behandeltermijn wordt overschreden, dan wordt de melder geïnformeerd over de voortgang en verwachte termijn van afhandeling.
De behandelaar kan zelf als onderzoeker optreden of het onderzoek laten uitvoeren door externe deskundigen die onafhankelijk en onpartijdig zijn. Het onderzoek wordt in ieder geval niet uitgevoerd door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoedelijke misstand. De melder wordt schriftelijk geïnformeerd dat een onderzoek wordt ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De melder ontvangt een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
De melder wordt door de onderzoekers in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan en leggen deze vastlegging ter goedkeuring voor aan de melder of degene die is gehoord. Zij ontvangen hiervan een afschrift.
De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. Melders mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast en dragen dit over aan de behandelaar. De melder ontvangt hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Na afronding van het onderzoek rapporteert de behandelaar aan de directie over de melding. De behandelaar kan een advies geven over te treffen maatregelen, indien dat volgt uit het onderzoek. De directie is bevoegd om een besluit te nemen over het treffen van maatregelen. Indien de directie besluit het advies niet uit te voeren, dan wordt dit besluit gemotiveerd.
Ontvangen meldingen, behandeling hiervan en de correspondentie vinden plaats onder strikte geheimhouding en vertrouwelijkheid.
De directie van RS Finance garandeert medewerkers die een melding doen op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding geen negatieve invloed op het functioneren, beoordelingen dan wel zijn of haar carrière heeft.
Melders van een vermoedelijke misstand, gebaseerd op redelijke vermoedens, zijn beschermd tegen benadeling. De melder mag geen negatieve gevolgen zoals ontslag, pestgedrag of weigering van promotie ondervinden naar aanleiding van de melding. Dit geldt ook voor degenen die de melder hebben bijgestaan bij de melding, zoals de ‘adviseur in vertrouwen’ en betrokken collega’s.
Wanneer een melder desondanks van mening is dat hij of zij wordt benadeeld, dan kan het Huis voor Klokkenluiders op verzoek een onderzoek uitvoeren. Ook een gerechtelijke procedure behoort tot de mogelijkheden. De melder dient dan aan te tonen dat hij of zij een melding heeft gedaan en is benadeeld. Bij een gerechtelijke procedure gaat de rechter ervan uit dat de benadeling het gevolg is van uw melding. RS Finance zal dan moeten aantonen dat dit niet het geval is.
Alle meldingen worden geregistreerd. Alle aspecten van de melding worden vastgelegd, zodanig dat het dossier de conclusie kan dragen.
Wielingenstraat 133
4e verdieping
1441 ZN Purmerend
James Wattstraat 100
6e verdieping
1097 DM Amsterdam
Max Euwelaan 55
2e verdieping
3062 MA Rotterdam
Wil je op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!