Werken met Payment Service Providers: Voorkom fouten en behoud inzicht

Als e-commerce- of SaaS-ondernemer ontkom je niet aan het werken met een Payment Service Provider (PSP). Hoewel PSP’s de financiële afhandeling van online transacties vergemakkelijken, brengen ze ook uitdagingen met zich mee voor je boekhouding.  Zo betalen PSP’s later uit dan de omzet gerealiseerd is en worden kosten en uitbetalingen gesaldeerd. En hoe zorg je voor de juiste financiële afhandeling van retouren, annuleringen en refunds?

In dit blog leggen we uit op welke manieren je de uitbetaling van de PSP kan verwerken, kan matchen aan je omzet en welke uitdagingen dit met zich meebrengt.

Een Payment Service Provider (PSP) faciliteert transacties tussen ondernemingen en hun klanten door alle tussenliggende partijen in het financiële ecosysteem te verbinden: consumenten, merchants, betaalplatforms, betaalmethoden, kaartnetwerken en banken. Bekende PSP’s zijn onder andere Stripe (Shopify Payments), Mollie, Pay.nl, Adyen, PayPal, Sisow, Omnikassa en Buckaroo. De keuze voor een PSP wordt meestal gemaakt vanuit een commercieel of operationeel perspectief. Ondernemers kijken naar gebruiksgemak, betaalmethoden en internationale mogelijkheden, terwijl de financiële verwerking vaak pas later in beeld komt.

Wat zijn de risico’s van een onjuiste verwerking?

Veel ondernemers die starten met een PSP kiezen in eerste instantie voor de eenvoudigste aanpak: het boeken van uitbetalingen van de PSP direct als omzet. Op het eerste gezicht lijkt dit efficiënt, maar in werkelijkheid is deze methode onjuist en kan het zelfs problemen veroorzaken.

1. Omzet toewijzen aan de juiste periode
   PSP’s betalen vaak met vertraging uit, waardoor de werkelijke omzetdatum en de ontvangst van de betaling niet altijd samenvallen. Dit kan vooral een uitdaging zijn bij abonnementen of andere terugkerende inkomsten, waarbij een uitbetaling betrekking kan hebben op meerdere maanden. Zonder een correcte verwerking ontstaat een vertekend beeld van je werkelijke omzet per periode, wat invloed heeft op je financiële rapportages en beslissingen.
   
2. Correct berekenen van de af te dragen btw
   Een nauwkeurige btw-administratie is cruciaal om te voldoen aan wet- en regelgeving. Door uitbetalingen rechtstreeks als omzet te boeken, verlies je inzicht in de precieze btw-verdeling per transactie. PSP’s rekenen daarnaast transactiekosten, die de daadwerkelijke omzet beïnvloeden en per transactie kunnen verschillen. Bij internationale verkopen wordt dit nog complexer door variërende btw-tarieven en -regels per land. Een goed ingerichte administratie voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je de juiste btw afdraagt.

Hoe richt je je boekhouding goed in?

Om betrouwbare inzichten te krijgen, moet je de juiste methode kiezen voor het boeken van omzet, kosten en uitbetalingen. Grofweg zijn er twee benaderingen: bulkverwerking en ordergedreven verwerking. Welke methode het beste past, hangt af van je informatiebehoefte en de complexiteit van je administratie.

Bulkverwerking 

Bij bulkverwerking worden de totale omzet en kosten over een periode, bijvoorbeeld een dag, als één bedrag in je boekhouding opgenomen. Dit maakt de administratie eenvoudiger en overzichtelijker. Je kunt de omzet, uitbetalingen en ingehouden kosten gemakkelijker matchen, zeker als de tijdsperiodes van omzetverwerking en uitbetaling door de PSP gelijk zijn. 

Bij bulkverwerking gebruik je een tussenrekening. Je boekt omzet, kosten en uitbetalingen via deze tussenrekening, zodat het saldo uiteindelijk afloopt naar €0. Dit zorgt voor een efficiënte controle van je financiële administratie. Het biedt voor veel startende ondernemers voldoende inzicht, omdat je inzicht hebt in de ontwikkeling van je brutomarge. Het nadeel van deze methode is dat je geen gedetailleerde transactiedata in je boekhouding hebt, waardoor je geen analyses kunt maken op klant- of productsegment.

Je bent dan voor je detailinformatie afhankelijk van de informatie in je webshop of billing tool, ook wel subadministratie genoemd. Vaak bevat deze subadministratie zelf goede inzichten in deze details, en anders kunnen wij met gebruik van The Big Data Chef op maat gemaakte BI-dashboards ontwikkelen om de operationele KPI’s inzichtelijk te maken.

Ordergedreven verwerking

Bij ordergedreven verwerking wordt elke individuele transactie apart geboekt in je boekhouding. Dit biedt een gedetailleerd inzicht in je financiële gegevens, zoals analyses op klant- of artikelniveau, maar maakt het ook mogelijk om direct vanuit de administratie btw-specificaties te maken. Deze methode is vooral geschikt als je administratie méér moet zijn dan alleen een financiële verantwoording, of als je stuurt op operationele KPI’s die niet vanuit je subadministratie beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer je actuele voorraadstanden wilt kunnen presenteren op basis van je boekhouding, of wanneer je terugkerende omzet wilt berekenen op basis van abonnementsgegevens. Dit geeft je niet alleen nauwkeurigere financiële inzichten, maar helpt ook bij het beter aansturen van je onderneming.

Het nadeel van deze methode is dat het complexer is. Het matchen van individuele PSP-uitbetalingen met losse transacties wordt een uitdagende puzzel. Gelukkig bestaan er tegenwoordig tools die dit proces kunnen automatiseren. Denk hierbij aan softwareleveranciers als xCore, Denovit, iWebdevelopment en Combidesk. Deze tools splitsen bulkbetalingen van de PSP op in individuele transacties en koppelen deze automatisch aan de juiste orders. Welke partij het meest geschikt is, is afhankelijk van de gebruikte PSP, het beoogde proces en mate van detail waarin je de kosten wilt kunnen boeken. Ook is het van groot belang om deze systemen regelmatig te controleren, bijvoorbeeld om grip te houden op uitbetalingen die niet direct gekoppeld kunnen worden aan transacties.

Praktische uitdagingen en oplossingen

Bij zowel bulk- als ordergedreven verwerking komen praktische uitdagingen kijken. Een veelvoorkomend probleem bij bulkverwerking is dat de kosten van de PSP op de crediteurenrekening worden geboekt, terwijl de omzet op de debiteurenrekening geboekt wordt. Hierdoor kun je ze niet gelijktijdig koppelen aan de uitbetaling. Gelukkig kun je tegenwoordig in Exact Online instellen dat in bepaalde dagboeken ook kosten direct op de debiteurenrekening kunnen worden geboekt. Dit maakt de verwerking eenvoudiger en zorgt voor een volledig overzicht van openstaande posten.

Bij ordergedreven verwerking zien we juist in de praktijk dat retouren, annulering en refunds vaak tot fouten leiden. Deze wijzigingen moeten periodiek worden gecontroleerd om te voorkomen dat openstaande posten blijven hangen. Ons advies is om minimaal maandelijks een controle uit te voeren en afwijkingen direct op te lossen.

Hoe helpt RS Finance?

Bij RS Finance begeleiden we ondernemers niet alleen bij het opzetten van een correcte boekhouding, maar ook bij het optimaliseren van hun financiële processen. Onze aanpak bestaat uit:

• Het kiezen van de juiste boekingsmethode (bulk of ordergedreven) op basis van jouw specifieke situatie.
• Het selecteren of optimaliseren van gebruikte tools voor het verwerken van verkooporders in jouw administratie.
• Het helpen bij de keuze voor en implementatie van tools en oplossingen voor efficiënte matching van uitbetaling, omzet en kosten.
• Het opzetten van een periodieke controle en bijbehorende handleiding. 

Een goed ingerichte financiële administratie is de basis voor een succesvolle onderneming. Het geeft niet alleen inzicht in je resultaten, maar zorgt er ook voor dat je kunt voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met de juiste aanpak en de juiste partner haal je het maximale uit je administratie en kun je je volledig richten op de groei van je onderneming. 

Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen? Neem contact met ons op.