Sturen op winst met een goede kostprijsberekening

Weet jij precies wat jouw producten of diensten kosten? Voor veel ondernemers blijft de kostprijs een lastig begrip, terwijl het de basis vormt van een gezonde bedrijfsvoering. Een goede kostprijsberekening maakt je marges inzichtelijk, helpt je bij prijsonderhandelingen en voorkomt dat je onbewust verlieslatende deals sluit. Juist in tijden van fluctuerende grondstofprijzen en toenemende concurrentie kan dit het verschil maken tussen winst en verlies.

In dit artikel nemen we je mee in de wereld van kostprijsberekening. We delen best practices voor het bepalen van een realistische kostprijs, laten zien waarom dit cruciaal is voor gezonde marges en hoe je ervoor zorgt dat je kostprijs altijd actueel en betrouwbaar blijft.

Kostprijs: de basis voor een winstgevende onderneming

Een scherp inzicht in je kostprijs is essentieel voor gezonde marges en een schaalbare onderneming. De kostprijs is bepalend voor je brutomarge, de economische motor van je bedrijf: zonder een nauwkeurige berekening van je kostprijs heb je geen grip op je winstgevendheid en stuur je mogelijk op verkeerde cijfers. Dit heeft invloed op je marges, je prijsstrategie en de levensvatbaarheid van je onderneming.

De kostprijs is ook bepalend voor de waarde van je voorraad. Een onjuiste voorraadwaardering op de balans leidt tot een vertekend beeld van je financiële positie, met alle gevolgen van dien, bijvoorbeeld bij kredietaanvragen of jaarafsluiting. Het is dus van belang dat de kostprijs actueel en controleerbaar is, zodat je stuurt op betrouwbare cijfers.

Naast de invloed op de winstgevendheid en de voorraadpositie, speelt de kostprijs ook een belangrijke rol in je operationele aansturing. Goed inzicht in je kostprijs helpt je bij het bepalen van je break-even point: het moment waarop je kosten en opbrengsten elkaar in evenwicht houden. Ook zorgt een actuele en nauwkeurige kostprijs ervoor dat je salesteam kan sturen op winstgevende deals.

Vaak wordt de kostprijs gebruikt om de verkoopprijs te bepalen, maar in sommige gevallen is je verkoopprijs een gegeven. Bijvoorbeeld omdat je marktconform moet blijven of werkt met vaste prijsafspraken. In zo'n situatie werkt de verkoopprijs richtinggevend voor je kostprijs: je verplicht jezelf tot het realiseren van zo laag mogelijke kosten, bijvoorbeeld door scherpere inkoopafspraken te maken of efficiënter te produceren. De marge ligt vast, dus zit je speelruimte volledig aan de kostenkant.

Wat verstaan we onder de kostprijs?

Veel (startende) ondernemers verwarren de kostprijs met de laatst bekende inkoopprijs. Dat geeft echter een vertekend beeld van je kostprijs en je voorraadwaarde. De kostprijs is het totaal aan directe kosten die je maakt om een product of dienst te leveren. Denk hierbij aan kosten die je maakt voor inkoop, grondstoffen, verpakkingsmateriaal, transport en/of opslag. In basis zijn dit kosten die direct gerelateerd zijn aan het eindproduct.

In de praktijk fluctueren deze kosten regelmatig. Om toch tot een stabiel en bruikbaar uitgangspunt te komen, werken veel bedrijven met een gemiddelde kostprijs over een langere periode. Neem bijvoorbeeld een koffiebar. De inkoopprijs van koffiebonen fluctueert, maar de verkoopprijs van een cappuccino blijft relatief stabiel. Om die reden wordt er gewerkt met een gemiddelde kostprijs over een bepaalde periode, zoals een kwartaal of seizoen. Zo voorkom je dat je marges ineens sterk schommelen door tijdelijke inkoopvoordelen of prijsstijgingen.

Balanceren tussen kostprijs en marge

Voor producenten zoals bierbrouwerijen of koffiebranderijen die aan supermarkten leveren, geldt dat de verkoopprijs vaak vastligt, bijvoorbeeld via contracten of marktafspraken. Om een gezonde marge te behouden, is een realistische kostprijs cruciaal. Je salesteam moet precies weten welke korting ze kunnen geven om winstgevend te verkopen. Zeker bij grotere volumes of druk van inkopers kan de verleiding groot zijn om concessies te doen, waardoor je marge inlevert. Door de kostprijs mee te wegen voorkom je dat je te veel marge inlevert. De kostprijs helpt dus als financieel kompas om binnen gezonde grenzen te blijven verkopen.

Daarbij kijk je ook naar je target marge. Wat is in jouw branche een gangbare brutomarge? Als ondernemer die verkoopt via online platformen, kom je vaak onder druk te staan om met kortingen te werken om grote volumes te realiseren. Maar als je structureel een te lage verkoopprijs hanteert, bijvoorbeeld om in de zoekresultaten bovenaan te staan, gaat dit ten koste van je marge en dus van je winstgevendheid. Dat kan alleen als je de investering kunt dragen om markaandeel te kopen. Je moet zeker zijn dat deze investering op de lange termijn gaat renderen en dat je de targetmarge en marktaandeel gaat behalen.

Zo bereken je een realistische kostprijs

De berekening van je kostprijs wordt ook wel de voorcalculatie genoemd. Welke kosten je meeneemt in de kostprijs verschilt per onderneming. De eerdergenoemde koffiebar rekent andere kostprijselementen dan een kledingproducent met een fabriek in het buitenland. Maar let op: niet alle kosten zijn toerekenbaar. Overheadkosten zoals huur, administratie of marketing staan vaak los van de directe productiekosten, en maken daarom normaal gesproken geen onderdeel uit van de kostprijs.

Het vooraf bepalen van een goede kostprijs is voor veel ondernemers lastig. Bij RS Finance maken we complexe materie graag begrijpelijk. Daarom leggen we onze aanpak uit aan de hand van een kostprijspiramide, een praktische en visuele methode om inzicht te krijgen in welke kosten je wel of niet meeneemt in je kostprijs.

In deze piramide maken we onderscheid tussen twee kostentypen:

• Upstream-kosten – alle kosten die je maakt om het product in je (web)winkel of voorraad te krijgen.
• Downstream-kosten – alle kosten die je maakt om het product bij de klant te krijgen.

Voor MKB-ondernemers hanteren we als standaard dat alleen upstream-kosten worden meegenomen in de kostprijsberekening. Die kosten maak je namelijk ook als je (nog) niets verkoopt.
Maar iedere berekening is maatwerk. In overleg met de klant kunnen we van de standaard afwijken als de bedrijfsvoering daarom vraagt.

Upstream-kosten: direct en indirect toerekenbaar

De upstream-kosten kun je onderverdelen in directe en indirecte kosten:

Directe kosten (per product toewijsbaar):

• Inkoopprijs
• Verpakkingskosten
• Invoerbelasting
• Accijnzen

Indirecte kosten (niet per product toewijsbaar, maar wél relevant):

• Logistieke kosten voor de inkoop (zoals verzendkosten van leveranciers)
• Opslag- en magazijnkosten (inclusief interne verplaatsingen)
• Landed costs (totaalkosten om een product in je magazijn te krijgen)
• Koersverschillen en douanekosten (bij internationale handel)
• Personeelskosten van inkoop/logistiek
• Toerekening van overheadkosten

Een goede kostprijsberekening geeft houvast voor de belangrijke posten, zoals je brutomarge en voorraadwaarde. Je kunt in theorie veel kosten meenemen, maar dat betekent niet dat je dat ook moet doen. Hoe complexer je je kostprijs maakt, hoe moeilijker het wordt om deze actueel te houden én bruikbaar te maken voor beslissingen. Maak daarom bewuste keuzes: welke kosten zijn cruciaal voor je marges en voorraadwaardering en welke kun je beter apart monitoren?

Hoe onderhoud je je kostprijs?

Een kostprijs is geen statisch gegeven. De inkoopprijs van producten kan veranderen, invoerrechten kunnen fluctueren, energiekosten kunnen stijgen. Er kunnen ook volledig nieuwe kosten ontstaan die eerder niet bestonden, zoals de recente invoering van de verpakkingsbelasting. Al deze factoren maken het noodzakelijk om je kostprijs regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen. Hiervoor maak je een verschillenanalyse; een vergelijking tussen de werkelijk gemaakte kosten (de nacalculatie) en de verwachte kosten uit de voorcalculatie.

We onderscheiden drie logische evaluatiemomenten:

1. Jaarlijkse evaluatie

Minimaal eens per jaar moet je je kostprijs opnieuw doorrekenen. Dit moment biedt ruimte om structurele wijzigingen in kosten en bedrijfsvoering te verwerken.

2. Seizoensgebonden evaluatie

Voor sectoren zoals food of fashion is het logisch om op seizoensbasis bij te sturen. Denk aan groente, fruit of zuivel, waarbij prijzen sterk kunnen schommelen per oogst- of leveringsperiode.

3. Incidentele evaluatie

Soms moet je direct ingrijpen. Bijvoorbeeld:

• Bij onverwachte kostenstijgingen, zoals verhoogde importheffingen of mislukte oogsten. Denk hierbij aan de explosieve stijging van energieprijzen in 2022.
• Als je nieuwe inkoopafspraken maakt of een nieuw product lanceert.

Een goede evaluatie gaat verder dan het actualiseren van één getal. Alle kosten die je eerder in de kostprijs hebt opgenomen moeten nauwkeurig worden bekeken. Zijn er kosten bijgekomen die je bij de vorige berekening hebt gemist? Hoeveel heb je waarvan ingekocht, en zijn er goedkopere of efficiëntere alternatieven? Kun je schaalvoordeel behalen, bijvoorbeeld door in bulk in te kopen? Zijn alle upstream- en downstream-kosten op de juiste plek opgenomen?

Wanneer pas je je kostprijs aan?

Niet elke kostenwijziging vraagt direct om een aangepaste kostprijs. Het is belangrijk om de impact van een wijziging goed in te schatten. Als richtlijn kun je denken aan structurele of significante wijzigingen, zoals een kostenverandering van meer dan vijf à tien procent, een nieuwe belastingregeling of veranderde leveringscondities.

In de praktijk zien we regelmatig dat ondernemers te laat reageren op veranderingen, of juist onnodig vaak hun kostprijs aanpassen zonder te beoordelen wat dat betekent voor hun voorraadpositie. Ook komt het voor dat kosten verkeerd worden toegewezen, of dat teveel korting wordt gegeven. Dit kan resulteren in verlieslatende deals of onbetrouwbare financiële informatie.

Afhankelijk van je voorraadwaarderingsmethode kan een wijziging in de kostprijs leiden tot herwaardering van je voorraad. In software zoals Exact Online, dat werkt met een gewogen gemiddelde, heeft dit direct effect op je balanswaarde. Dat kan tijdelijk een vertekend beeld geven van je resultaat: hoe meer kosten je opneemt in je voorraad, hoe gunstiger je winst op het moment van inkoop lijkt, maar hoe lager je marge zodra het product wordt verkocht. Daarom is het belangrijk om bewust om te gaan met wat je wel en niet in je kostprijs meeneemt, en alleen die kosten toe te rekenen die écht bij het product horen.

Hoe helpt RS Finance?

Bij RS Finance vinden we het belangrijk om regelmatig met je mee te kijken naar de ontwikkeling van je kostprijs. Zo zorgen we ervoor dat kosten op de juiste plek worden geboekt en niet verdwijnen in je overhead, terwijl ze eigenlijk onderdeel zijn van je productieproces. Met de juiste tools en onze ervaring geven we je betrouwbaar inzicht, zodat jij gefundeerde keuzes kunt maken over het bijstellen van je kostprijs.

We ondersteunen handelsondernemingen en productiebedrijven bij het inzichtelijk maken én optimaliseren van hun kostprijs. Dit doen we door:

• De juiste kostprijsberekeningsmethode te bepalen, afgestemd op jouw bedrijfsmodel.
• Tools te implementeren voor het geautomatiseerd bijwerken van kostprijzen.
• Praktische handvatten te bieden voor periodieke evaluaties en gerichte bijsturing.

Wil je beter inzicht in je kostprijs en marges? Neem gerust contact met ons op – we helpen je graag bij een efficiëntere en winstgevendere bedrijfsvoering.