Btw op subsidies: wanneer wel en wanneer niet?

Krijg je als organisatie subsidie van de overheid of andere instanties? Dan loop je vroeg of laat tegen deze vraag aan: moet ik hier btw over afdragen? Het antwoord hangt niet af van wat er op papier staat, maar van wat er in de praktijk gebeurt. We zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

Subsidie of gewoon betaling voor een dienst?

Het maakt niet uit hoe de geldgever het noemt: de btw-heffing hangt niet af van de naam (“subsidie”), maar van de feitelijke situatie. Een “subsidie” kan btw-technisch gewoon een betaling voor een dienst zijn. De echte vraag is: lever je iets terug voor dat geld?

Er is btw verschuldigd wanneer er een rechtstreeks verband bestaat tussen de ontvangen gelden en een prestatie die je levert.

• Wél btw: een subsidie gekoppeld aan het aantal cursisten dat je opleidt.
• Géén btw: een algemene exploitatiesubsidie zonder concrete verplichtingen.

Lever je nou wel of geen prestatie?

Er is sprake van een prestatie als er een directe relatie bestaat tussen het geld en wat je ervoor doet. De belangrijkste kenmerken van een prestatie:

• Er is een directe tegenprestatie.
• Er is een afnemer (subsidieverstrekker of derden) die voordeel heeft.
• De subsidie is afhankelijk van output (aantallen, uren, rapporten).

Vraag je je af of je btw verschuldigd bent over ontvangen gelden? Let dan op deze signalen:

• De hoogte van de subsidie hangt direct af van aantallen geleverde prestaties.
• De subsidie wordt alleen uitgekeerd als aan meetbare verplichtingen wordt voldaan.
• Er is sprake van promotionele tegenprestaties (bijv. naamsvermelding of logo).

Vuistregel: zou de activiteit ook plaatsvinden zonder de subsidie? Ja: meestal geen prestatie, dus geen btw. Nee: vaak wel een prestatie, dus btw verschuldigd.

Het verschil tussen exploitatie- en outputsubsidies

Niet alle subsidies zijn hetzelfde. Het onderscheid tussen exploitatiesubsidies en outputsubsidies bepaalt vaak of je btw verschuldigd bent. Het verschil zit hem in de vraag: krijg je geld om je organisatie te ondersteunen, of betaalt iemand je voor een concrete dienst? In de praktijk kan dat onderscheid subtiel zijn, maar de gevolgen voor je btw-positie zijn groot. Deze vergelijking helpt je het verschil te herkennen:

Belangrijk: ook bij exploitatiesubsidies zijn er meetbare activiteiten, maar de subsidie vervalt niet automatisch als je die niet volledig haalt. Het is dus een steunbijdrage, geen betaling per prestatie.

Praktijkvoorbeelden

In de praktijk komen we regelmatig dezelfde vragen tegen. We lichten er twee uit die we regelmatig tegenkomen bij onze klanten:

Subsidie of sponsoring?

Een subsidiegever verlangt dat zijn naam en logo worden vermeld op jouw website of bij een evenement. Dit wordt doorgaans gezien als een reclameprestatie: je levert promotiewaarde aan de subsidiegever. Gevolg: de subsidie geldt als sponsoring en is btw-belast. Alleen bij heel beperkte en puur informatieve vermelding kan nog discussie ontstaan.

Maatschappelijke subsidie

Een ministerie verstrekt geld aan een stichting zodat niet-draagkrachtige personen gratis een computer ontvangen en zo toegang krijgen tot online overheidsdiensten. Je levert geen dienst aan het ministerie (geen prestatie) en de ontvangers betalen niets (gratis verstrekking). De subsidie is een algemene bijdrage aan een maatschappelijk doel. Gevolg: geen btw verschuldigd over de ontvangen subsidie.

Zekerheid vooraf

Of er btw verschuldigd is over subsidies, hangt volledig af van de feiten en omstandigheden. De kernvraag blijft: is de subsidie een vergoeding voor een prestatie?

• Ja → btw verschuldigd (tenzij een vrijstelling geldt).
• Nee → subsidie valt buiten de btw.

Wil je zekerheid voor jouw specifieke situatie en verrassingen achteraf voorkomen? Neem gerust contact met ons op om samen de subsidiebeschikking en voorwaarden te beoordelen.