KPI’s: wat zijn de beste voor jouw organisatie en hoeveel moet je er hebben?

KPI’s geven inzicht in de meetbare prestaties van een onderneming. Welke KPI’s zijn belangrijk voor jouw bedrijf? Of wat zijn zelfs de beste KPI’s? En hoeveel moet je er eigenlijk hebben?

RS Finance levert vanuit haar vakgebieden een buitengewone bijdrage aan de groei en het succes van haar klanten. Dat doen wij onder andere door meer inzicht te geven in de meetbare prestaties van een onderneming. Een essentieel hulpmiddel daarbij zijn KPI’s. We delen graag een aantal praktijkvoorbeelden van goede KPI’s, voor specifieke organisaties en sectoren.

Dit is een tweede artikel in een serie van artikelen die wij geschreven hebben over KPI’s. In het vorige artikel legden we uit wat KPI’s zijn en waarom je die nodig hebt. In dit artikel bespreken we hoe je goede KPI's bepaalt, hoeveel je er zou moeten hebben, en hoe je veelvoorkomende valkuilen vermijdt.

Wat zijn de beste KPI’s voor jouw organisatie?

Je zoekt de beste KPI’s voor jouw bedrijf. Maar, wat zijn eigenlijk de beste KPI’s?
Dit verschilt per organisatie, omdat je de KPI’s afstemt op de doelstellingen van het bedrijf. Daarom is het belangrijk om eerst die doelstellingen vast te stellen. Vervolgens kies je daar de juiste KPI’s bij.

Onderstaand stappenplan helpt je om de juiste KPI’s te bepalen:

1) Verbind KPI’s aan strategische doelen

Voordat je de juiste KPI’s kunt bepalen zijn de doelstellingen van de organisatie belangrijk. Wat zijn de doelen die je als bedrijf nastreeft?

• Begin met het formuleren van duidelijke en haalbare doelen (bijvoorbeeld met de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden).
• Stel per doel een aantal KPI’s vast die de voortgang van dat doel kunnen meten.

Voorbeeld:

Strategisch doel: ‘Klantenbinding verhogen’
KPI: Klanttevredenheidsscore (NPS) of klantretentie percentage

De KPI kan meten in hoeverre je er als organisatie in slaagt om het gestelde doel te bereiken. Dat maakt het een nuttige KPI. Of het de beste KPI is bepaal je tijdens de volgende stappen.

Tip: overweeg ‘churn’ in plaats van het percentage klantretentie. De churn staat voor het aantal klanten dat vertrekt en is gebruikelijk bij SaaS-bedrijven. Het percentage churn wil je zo laag mogelijk houden.

2) Definieer kritische succesfactoren (KSF’s)

Stel vast welke processen cruciaal zijn voor het behalen van de doelstelling. KPI’s moeten inzicht geven in hoe goed deze KSF’s worden uitgevoerd.

Voorbeeld:

KSF: ‘Snelle levering van producten’
KPI: Percentage orders op tijd geleverd

De KPI meet in dit geval de kritische succesfactor, om de doelstelling te bereiken.

3) Vermijd een ‘KPI-overload’

Te veel KPI’s leiden tot verwarring en versnippering van de focus. Kies alleen de meest essentiële metrics die daadwerkelijk impact hebben.

Verzamel KPI’s, volgens de bovenstaande stappen. Maak daarna een selectie, door vast te stellen wat werkelijk essentieel is om de voortgang te meten. Zoek bijvoorbeeld naar verschillende KPI’s die eigenlijk hetzelfde meten. Of KPI’s die met elkaar zullen meebewegen, omdat het een invloed heeft op de ander. Maak een keuze uit die KPI’s, om alleen te meten wat er essentieel is. De volgende stap kan je daar bij helpen.

4) Maak onderscheid tussen leading en lagging KPI’s

• Leading KPI’s geven een indicatie van toekomstige prestaties (bijvoorbeeld het aantal leads per maand voor de groei van de omzet).
• Lagging KPI’s meten resultaten uit het verleden (bijvoorbeeld omzet of klanttevredenheid).

Het kan verstandig zijn om zowel vooruit als achteruit te kijken. Je gebruikt op die manier twee verschillende KPI’s, die op een andere manier meten of je als organisatie succesvol bent in het bereiken van de doelstellingen. Door zowel vooruit als achteruit te kijken creëer je een completer beeld.

5) Zorg dat verschillende KPI’s elkaar balanceren

Stel je een KPI op voor winstgevendheid? Dan is dat waar medewerkers op focussen. Combineer je dat met een KPI voor klanttevredenheid? Dan voorkom je dat de winstgevendheid ten koste kan gaan van de tevredenheid onder klanten.

6) Zorg voor betrokkenheid

Zoek je een manier om de KPI’s te laten ‘leven’ bij medewerkers? Betrek ze bij het vaststellen daarvan. Medewerkers weten vaak welke metrics praktisch en nuttig zijn om hun prestaties te meten.

Laat vervolgens blijken dat je hun input serieus neemt, bijvoorbeeld door KPI’s te kiezen die ze goed kunnen beïnvloeden. Of door medewerkers te betrekken bij het kiezen van de juiste KPI’s, die het best meten of je als organisatie, afdeling of team de gestelde doelen behaalt.

7) Gebruik benchmarks en targets

Vergelijk ten slotte de KPI’s met benchmarks binnen de branche, bijvoorbeeld industriestandaarden. Stel bovendien targets, bijvoorbeeld om het een bepaald percentage beter te doen dan het gemiddelde binnen de branche.

Hoeveel KPI’s moet je hebben?

Er bestaat geen ‘perfect aantal KPI’s’. KPI’s meten verschillende doelstellingen van je bedrijf of team. Het is belangrijk om er niet te veel te hebben. Houd er rekening mee dat extra KPI’s allerlei data genereren. Die data moet je interpreteren, om er waarde aan te hechten en inzichten uit te verkrijgen.

Een paar richtlijnen kunnen daarbij helpen:

• KPI’s per afdeling: 3 tot 5 KPI’s per team of afdeling
• Totaal aantal: beperk het totale aantal KPI’s tot zo’n 15 tot 25

Met minder KPI’s is het makkelijker te focussen. Dat maakt het makkelijker om de voortgang te monitoren, zonder te verzanden in een wirwar aan KPI’s en andere data. Houd het overzichtelijk, voor een beter beeld op de daadwerkelijke voortgang richting de gestelde doelen.

3 tips voor effectieve KPI’s

Wij begeleiden een groot aantal bedrijven, ook bij het bepalen van hun KPI’s. Tijdens die trajecten komt er van alles aan het licht, waardoor we hiermee veel ervaring hebben opgedaan. Benieuwd naar de best practices om de juiste KPI’s te kiezen?

Een paar tips helpen je daarmee op weg:

• Actueel: Zorg dat de KPI’s regelmatig worden gemeten (wekelijks, maandelijks, etc.). Evalueer daarnaast regelmatig of de KPI’s nog steeds de beste zijn.
• Visualiseer: Visualiseer KPI’s met bijvoorbeeld dashboards en grafieken of denk na over de manier waarop je de voortgang zou kunnen visualiseren. Dat maakt het makkelijker om de resultaten te interpreteren.
• Pas KPI’s eventueel aan: Verandert de strategie van de organisatie? Of veranderen de marktomstandigheden? Ga na of je de KPI’s daarop moet aanpassen, zodat ze weer meten wat je wilt weten om de doelen te behalen.

Veelgemaakte fouten bij KPI’s

Ten slotte wil je een aantal veelgemaakte fouten voorkomen bij het opstellen van KPI’s.

Uiteindelijk zijn KPI’s bedoeld om het makkelijker te maken en je inzicht te verschaffen. Dat betekent dat je op basis van de gemeten gegevens actie moet kunnen ondernemen. Ook is het belangrijk dat KPI’s een verantwoordelijke of een verantwoordelijk team hebben.

Dit zijn daarom de meest gemaakte fouten bij het opstellen van KPI’s:

• Te complex of abstract: Onduidelijke KPI’s leveren geen bruikbare inzichten op. Voorkom dat ze te complex zijn, of niet goed duidelijk maken wat er precies bedoeld wordt.
• Geen aanzet tot actie: KPI’s zonder actie die daarop moet volgen om de waarde te verbeteren geven geen richting. Het moet duidelijk zijn wat er moet gebeuren om het doel (nader) te bereiken.
• Geen gevoel van eigenaarschap: Als KPI’s niet gekoppeld zijn aan personen of aan teams, voelt mogelijk niemand zich daar direct verantwoordelijk voor.

Kies de beste KPI’s voor jouw organisatie

De juiste KPI’s helpen je om focus en richting te geven aan je activiteiten en strategie. Houd het aantal KPI’s beperkt tot de meest cruciale, en zorg dat ze meetbaar, relevant en verbonden zijn aan je bedrijfsdoelen. Evalueer de KPI’s regelmatig en pas ze aan waar en wanneer nodig.

Wil je meer weten? Lees dan ook de top 14 waardevolle KPI’s voor startups en scale-ups. Of stel ons je vragen, bijvoorbeeld als je hulp zoekt bij het bepalen van de beste KPI’s voor jouw organisatie.