Werken over de grens: wat als je medewerker vanuit huis in het buitenland werkt?

Hybride werken is niet meer weg te denken. Steeds meer werkgevers staan toe dat medewerkers een of meer dagen per week thuiswerken, ook als dat huis net over de grens ligt. Handig en flexibel, zeker voor de werknemer. Maar voor de werkgever ligt het anders: zodra werk wordt verricht buiten Nederland, kunnen de fiscale en sociale regels verschuiven.

Als iemand structureel over de grens werkt, kan het recht om belasting of sociale premies te heffen overgaan naar het andere land. Dat raakt direct de loonadministratie, aangiftes en soms zelfs de sociale zekerheid.

In dit artikel lees je wat dat betekent voor werkgevers met grensoverschrijdende thuiswerkers. We bespreken:

• waar het loon wordt belast (woonland of werkland);
• wat de 34-dagenregeling tussen Nederland en Duitsland inhoudt;
• hoe sociale zekerheid in grenssituaties werkt;
• het risico op een zogenaamde “vaste inrichting”;
• en wat je kunt doen om alles goed te regelen.

Waar is het loon belast: woonland of werkland?

De belangrijkste vraag bij internationaal werken is simpel: waar wordt de arbeid feitelijk verricht?

Volgens de meeste belastingverdragen, waaronder die van Nederland met België en Duitsland, geldt dat het woonland belasting mag heffen over het loon van een inwoner. Maar zodra (een deel van) het werk fysiek in het andere land wordt uitgevoerd, verschuift dat recht naar het werkland voor dat deel van het loon.

Hoe werkt dit in de praktijk bij thuiswerken over de grens?

De gevolgen van grensoverschrijdend thuiswerken zijn vaak groter dan gedacht.

Een paar voorbeelden:

• Een medewerker woont in België en werkt één dag per week vanuit huis. Die thuiswerkdag geldt als Belgische werkdag. Voor dat deel van het salaris mag België belasting heffen.
• Een werknemer die drie dagen per week vanuit Duitsland werkt, verricht daar 60% van zijn arbeid. Duitsland krijgt in principe het heffingsrecht over 60% van het loon.

Ook een beperkt aantal thuiswerkdagen kan er dus toe leiden dat het loon in twee landen wordt belast. Voor werkgevers betekent dit dat zij mogelijk loonheffing moeten afdragen in meerdere landen. Dat brengt (mogelijk) extra verplichtingen met zich mee, zoals aanmelding bij de buitenlandse belastingdienst, een lokale loonadministratie en het correct verdelen van de loonbelasting en sociale premies over beide landen. Wordt dit niet goed geregeld, dan kunnen naheffingen of boetes volgen.

De 34-dagenregeling: verlichting bij grenswerk

Om dit werkbaar te houden, werken landen aan speciale thuiswerkregelingen in hun belastingverdragen. Nederland en Duitsland hebben een wijziging aangekondigd met een 34-dagen-thuiswerkregeling: grenswerkers kunnen tot 34 dagen per jaar vanuit hun woonland thuiswerken zonder verschuiving van het heffingsrecht. De inwerkingtreding van deze regeling wordt in 2026 verwacht. Tot die tijd geldt de huidige situatie, waarin belasting pro rata wordt geheven naar de feitelijke werkdagen in elk land.

Nederland en Duitsland gaan bekijken of de regeling op termijn kan worden verruimd, zodat ook werknemers die vaker dan 34 dagen per jaar thuiswerken eronder kunnen vallen.

Risico op een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger

Thuiswerken over de grens heeft niet alleen gevolgen voor de loonbelasting, maar kan ook raken aan de vennootschapsbelasting (VPB) van jouw onderneming.

Wanneer een werknemer structureel vanuit huis in het buitenland werkt, kan de lokale fiscus dat aanmerken als een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger van het Nederlandse bedrijf. In dat geval ontstaat er in dat land een belastingplicht voor de winst die aan die vaste inrichting kan worden toegerekend (winstallocatie).

Of dat risico zich voordoet, hangt af van de feiten en omstandigheden. Incidenteel thuiswerken zal in principe niet leiden tot een vaste inrichting of vertegenwoordiger. Belangrijke signalen dat dit risico wél speelt zijn:

• De werknemer beschikt over een vaste werkplek die (nagenoeg) permanent wordt gebruikt voor werkzaamheden voor het bedrijf.
• Het thuiswerk vormt een wezenlijk onderdeel van de bedrijfsactiviteiten.
• De werknemer heeft beslissingsbevoegdheid of sluit namens het bedrijf overeenkomsten.
• Het werk heeft een duurzaam karakter (geen tijdelijke oplossing of noodmaatregel).

Voor werkzaamheden van ondersteunende aard zal dat risico beperkt zijn. Maar bij commerciële of managementrollen, waar beslissingen worden genomen of contracten worden getekend, ligt het aanzienlijk hoger.

Sociale zekerheid: tot 50% thuiswerken toegestaan

Naast belasting speelt ook de sociale zekerheid een belangrijke rol. Binnen de EU is een werknemer in principe verzekerd in het land waar hij werkt.

Sinds 2023 biedt de Europese kaderovereenkomst voor grensoverschrijdend telewerken meer flexibiliteit. Werknemers die in een ander EU-land wonen, kunnen tot 50% van hun tijd thuiswerken in het woonland en toch sociaal verzekerd blijven in het land van de werkgever, mits beide landen de kaderovereenkomst hebben ondertekend.

Dat is goed nieuws voor hybride werkmodellen, maar vraagt wel om actie. De regeling geldt alleen op aanvraag en moet worden vastgelegd met een A1-verklaring. Zonder zo’n aanvraag kan het socialezekerheidsstelsel verschuiven naar het woonland, met gevolgen voor premies, arbeidsrecht en administratieve verplichtingen.

Daarom loont het om dit tijdig te laten beoordelen. Zo voorkom je dat een flexibele werkafspraak verandert in een complexe kwestie.

De kern: heffingsrecht kan verschuiven

Onderschat de fiscale impact van een medewerker die af en toe over de grens (thuis)werkt niet. Zelfs enkele thuiswerkdagen in het buitenland kunnen ervoor zorgen dat het heffingsrecht voor belasting en sociale zekerheid verschuift. Een verkeerde inschatting kan leiden tot dubbele belasting, boetes of achterstallige premies.

Wat kun je als werkgever doen?

1. Breng de werklocatie in kaart. Hoeveel dagen werkt de medewerker in Nederland en hoeveel in het buitenland?
2. Check het belastingverdrag, vooral het artikel over inkomsten uit dienstbetrekking.
3. Beoordeel het risico op een vaste inrichting. Zeker bij leidinggevende functies of structureel thuiswerken.
4. Controleer de sociale zekerheid. Is de werknemer in Nederland verzekerd of in zijn woonland?
5. Leg afspraken vast. Een helder grenswerk- en thuiswerkbeleid voorkomt discussie met de Belastingdienst(en) en met de werknemer zelf.

Grip houden op grenswerk

De regels voor werken over de grens zijn complex en blijven in beweging. Een thuiswerkdag meer of minder kan al invloed hebben op de belastingheffing, de sociale zekerheid en zelfs de vennootschapsbelasting.

De internationale arbeidsmarkt biedt enorme kansen, zeker nu hybride werken de norm is geworden. Met de juiste afspraken, documentatie en begeleiding kun je als werkgever flexibel blijven, zonder fiscale hoofdpijn.

Bij RS Finance helpen we ondernemers om grip te houden op grenswerk: van loonheffing en sociale zekerheid tot vaste-inrichtingsrisico’s. We brengen de situatie in kaart, berekenen de impact en zorgen dat alles klopt, nu en in de toekomst.

Werk je met medewerkers die (deels) over de grens werken of overweeg je dit mogelijk te maken? Laat je positie dan tijdig beoordelen. Zo voorkom je verrassingen achteraf en weet je precies waar je aan toe bent.

Wil je sparren over jouw specifieke situatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw organisatie.