Efficiënte (internationale) consolidaties met Power BI

Het kan maandelijks een enorme klus zijn om de cijfers van meerdere entiteiten te consolideren. Omdat dit uit veelal repeterende taken bestaat is het echter heel goed mogelijk om dit middels BI tools te automatiseren. Welke stappen zijn nodig om tot een goede consolidatie te komen? We laten zien hoe je deze stappen slim kunt automatiseren met Microsoft Power BI.

Data uit verschillende omgevingen combineren

Elke consolidatie begint met het verzamelen van data. Dit betekent in de praktijk vaak dat er uit alle entiteiten meerdere exports moeten worden gedownload en gecombineerd. Wanneer alle entiteiten in dezelfde boekhoudsoftware zitten is dit nog wel te overzien, zeker wanneer de inrichting van de administraties op elkaar is afgestemd. In het geval van een internationale consolidatie is dit echter lang niet altijd mogelijk, je bent immers gebonden aan de beschikbare software en regelgeving van de lokale markten.

Door middel van Power BI kan dit proces echter goed worden geautomatiseerd, ook in het geval dat er meerdere boekhoudpakketten in het spel zijn. Zolang alle pakketten een API hebben is het mogelijk om te koppelen met een datawarehouse en zo periodiek en geautomatiseerde meest recente data op te halen.

Voordat deze gecombineerde data geconsolideerd kan worden, dient er echter voldoende consistentie tussen de entiteiten te bestaan.

Tip: een aantal softwareleveranciers, zo ook Exact, is in meerdere landen actief. Bij The Big Data Chef is het mogelijk om data uit Exact Online omgevingen uit alle landen op te halen en te consolideren.

Een consistente classificatie maken

Een gecombineerde dataset is nagenoeg onbruikbaar zonder een gemene deler. Zeker bij internationale consolidaties is deze echter lang niet altijd aanwezig. Verschillende lokale gebruiken en regelgeving kunnen ervoor zorgen dat de administraties in elk land een totaal verschillende inrichting kennen; grootboeken en classificaties hebben andere namen en nummers. Bij een consolidatie in Excel zullen de meeste mensen daarom een brugstaat maken waarin de grootboekrekeningen uit verschillende landen aan dezelfde classificatie worden gemapt.

Wanneer je een buitenlandse entiteit opzet, is het van belang dat de inrichting zoveel mogelijk gelijk wordt getrokken met je bestaande administraties. Indien dit niet (meer) mogelijk is kan er altijd terug worden gegrepen op een brugstaat in Excel. Heb je deze al gemaakt voor een consolidatie in Excel? Mooi! In de meeste gevallen is dezelfde brugstaat namelijk eenvoudig te importeren in Power BI en hoef je geen dubbel werk te doen.

Elimineren

Als de vorige twee stappen succesvol afgerond zijn, staat er een dataset van meerdere entiteiten met consistente grootboek classificaties. Wanneer deze aan een Power BI rapport gekoppeld is, kunnen er geconsolideerde financiële rapporten worden gebouwd. Bij de meeste consolidaties moeten er echter bepaalde transacties geëlimineerd worden om tot een goed rapport te komen. Elke consolidatie is anders, het is afhankelijk van de unieke kenmerken van een bedrijf. Daarom zullen veel mensen het idee hebben dat dit een inherent handmatige taak is die het beste in Excel uitgevoerd kan worden. Power BI is echter een uitermate geschikte tool om eliminaties in te programmeren.

Er zijn een aantal grootboeken die in bijna alle eliminaties voorkomen. Denk aan de RC's, deelnemingen en het intercompany verkeer. Daarnaast komt entiteit A vaak voor als relatie in de administratie van entiteit B en vice versa. Het is eenvoudig om in een stukje code alle transacties die gelinkt zijn aan deze relaties of grootboeken te markeren om ze te elimineren. Er zijn ongetwijfeld nog andere specifieke onderdelen die meegenomen dienen te worden in de consolidatie van jouw cijfers, een ervaren BI-consultant kan dit voor je combineren tot een gebruiksvriendelijke eliminatie functionaliteit in het rapport. Zo wordt de eliminatie een druk op de knop in plaats van een maandelijks terugkerende klus.

Vreemde valuta

Indien één of meerdere entiteiten uit de groep een andere valuta hanteren is het zaak om een goede conversie te programmeren. Bij een consolidatie in Excel is dit zeer foutgevoelig, in Power BI is dit juist uitermate goed te automatiseren. Het werkt over het algemeen het best als er één hoofd valuta wordt geselecteerd waar de andere valuta naar geconverteerd worden. Via de API van de ECB kan je de dagelijkse koersen live aan het rapport toevoegen om als basis voor de conversie te dienen.

Een veelgebruikte methodiek voor valutaconversies bij het consolideren is dat er bij de winst- en verliesrekening per periode met de gemiddelde koers van die periode wordt geconverteerd. Bij de balans wordt er naar de koers van de laatste dag van die periode gekeken. Dit levert inherent rekenverschillen op, deze worden als koersverschillen in de administratie geboekt.

Wanneer de consolidatie in Power BI wordt gedaan, kan de conversie van de winst- en verliesrekening echter veel accurater worden berekend. Omdat het Power BI rapport op een database draait met alle individuele transacties en dagkoersen kan elke transactie eenvoudig individueel geconverteerd worden op basis van de respectievelijke dagkoers. In Excel zou dit monnikenwerk zijn. Door te werken met Power BI wordt je consolidatie niet alleen efficiënter en robuuster maar ook accurater.

Ontdek de mogelijkheden van Power BI

Wanneer je weinig ervaring hebt met Microsoft Power BI kan het lastig zijn om in te schatten welke mogelijkheden het pakket biedt. De meeste mensen zien voornamelijk de output in de vorm van grafieken maar realiseren zich niet dat het tevens geschikt is voor het automatiseren van repeterende handelingen. Consolidaties zijn daar een goed en herkenbaar voorbeeld van, de mogelijkheden gaan echter nog veel verder.

Ben je benieuwd of er een toepassing binnen je eigen financiële rapportagecyclus voor bestaat? Onze consultants kijken graag met je mee!