Heb jij grip op je softwarekosten?

De kosten van financiële software stijgen elk jaar. Tegelijkertijd groeit ook je afhankelijkheid. Leveranciers brengen updates uit, zetten bestaande functies achter slot of sturen gebruikers richting een duurder pakket. En vaak worden die prijsstijgingen verpakt als vooruitgang: nieuwe modules, meer functionaliteit, betere integraties. Maar heb je die echt nodig?

In steeds meer gevallen draait het niet om extra waarde, maar om een verdienmodel. Licentievormen worden aangepast, contractstructuren opgeschud, of er wordt ineens onderscheid gemaakt tussen standaardgebruik en ‘premium.’ Het resultaat: je betaalt fors meer, zonder dat je proces daar beter van wordt.

In dit artikel laten we je zien dat je wel degelijk keuzes hebt. Als je weet waar je op moet letten, kun je veel slimmer omgaan met je software. We leren je herkennen wanneer software te duur is geworden en hoe je voorkomt dat je vastgroeit in oplossingen die niet meer passen. Je krijgt praktische tips om je softwarestraat te verbeteren, leggen uit hoe je processen kunt analyseren en hoe je beter wordt in het herkennen van verborgen kosten en onnodige upgrades. Zo krijg je weer grip op je systemen, je budget en je manier van werken.

Wanneer wordt software te duur?

Niet elke prijsstijging is onredelijk. Vaak krijg je er iets waardevols voor terug. Maar zodra de kosten harder stijgen dan de waarde die de software toevoegt ontstaat er een probleem. Dat zie je pas echt als je analyseert wat je daadwerkelijk gebruikt. Dat herken je vaak op één van de volgende manieren:

• Je betaalt voor functies die niemand gebruikt.
• Teams werken in meerdere tools die voor een deel hetzelfde doen.
• Facturen zijn onduidelijk of bijna niet te controleren.
• De leverancier legt beperkingen op totdat je overstapt naar een duurder pakket.
• Processen zijn niet sneller of beter geworden, ondanks hogere kosten.
• “Verbeteringen” blijken vooral technisch onderhoud waar je zelf niets van merkt

Het ongemak zit dan niet in de prijs, maar in de waarde. Voelt dit herkenbaar? Dan is de vraag niet hoeveel je betaalt, maar waarom je dat nog doet.

SaaS: vrijheid met een risico

SaaS geeft je vrijheid. Geen grote implementaties, geen langdurige contracten en geen afhankelijkheid van één leverancier. Maar het risico op lock-in is niet verdwenen, het is alleen subtieler geworden.

Je data staat in de cloud, het platform bepaalt hoe je processen eruitzien, en elke integratie versterkt je afhankelijkheid. Je kunt niet zomaar overstappen, want je raakt koppelingen kwijt, moet data migreren en opnieuw inrichten hoe je werkt. Hoe meer je optimaliseert binnen één platform, hoe hoger de drempel wordt om te switchen. Dat is de kern van SaaS-lock-in.

De kunst is dus om bewust te blijven kiezen. Niet op basis van wat de software belooft, maar op wat je nodig hebt. Niet alleen nu, maar ook over twee jaar. Op deze manier blijf je kritisch op de vrijheid die software je werkelijk geeft.

Tijd om naar je processen te kijken

Een software-upgrade voelt vaak als een snelle oplossing. Maar als het proces zelf niet goed is ingericht, los je er weinig mee op. We hebben een zesde zintuig ontwikkeld dat aanslaat bij het horen van bepaalde opmerkingen:

“Het kost me maar een kwartiertje”
Inefficiënties sluipen er langzaam in. Het bekende kikker-effect: je merkt pas dat het te heet wordt als het eigenlijk al te laat is. Want hoeveel kwartiertjes ben je inmiddels kwijt aan workarounds, alleen maar omdat je software niet doet wat het zou moeten doen?

“Dat zit vooral in mijn hoofd”
Ondernemers kennen hun processen goed, met overzichten die ze zelf hebben gebouwd in Excel of Google Sheets. Maar de structuur zit op de verkeerde plek: de processen zijn niet schaalbaar, niet overdraagbaar en foutgevoelig.

“We hebben een beetje een wildgroei aan oplossingen”
Als teams hun eigen oplossing kiezen, is het lastig te bepalen waar software precies voor gebruikt wordt. Dan ontstaat er een landschap vol losse keuzes en kun je vast komen te zitten aan een ERP-pakket als Dynamics, alleen om offertes te maken. Vanuit sales lijkt het efficiënt, maar je bouwt een proces dat zwaarder, duurder en complexer is dan je organisatie nodig heeft.

In deze gevallen is er vaak geen softwareprobleem, maar een procesprobleem. Tijd om de boel tegen het licht te houden en te kijken wat er echt slimmer kan. Maar waar begin je?

Scan je processen

Ondernemers weten vaak precies welk pakket ze voor welk probleem gebruiken. Maar zodra je vraagt waarom het juist dat pakket is geworden, blijft het vaak stil. Stel jezelf daarom de vraag: als je vandaag opnieuw zou beginnen, zou je dan weer voor dezelfde software kiezen?

Breng in kaart wat je echt gebruikt. Zijn er processen die helemaal stilvallen als één leverancier ermee ophoudt? Die tools zijn dus onmisbaar. Onderzoek welke pakketten ooit met goede intenties zijn gestart en nu blijven draaien zonder meerwaarde te bieden. Kijk goed hoe je medewerkers software gebruiken. Moeten teams zich in allerlei bochten wringen om met software te werken? Door op deze manier naar je processen te kijken kom je er achter wat je doet en vooral waarom je dat doet.

Als je grip wilt houden, kijk dan niet alleen naar de volgende upgrade. Kijk vooral naar de volgende stap in het proces. Met grip op je softwarekosten houd je niet alleen controle over je uitgaven, maar ook over je werkwijze. En dat geeft ruimte om te ondernemen.

Wat je vandaag al kunt doen

We zien dit soort softwarevraagstukken elke week langskomen bij onze klanten. Door die ervaring hebben we een scherp beeld ontwikkeld van wat werkt. Voor ons is dit een tweede natuur, maar je kunt dit natuurlijk ook zelf onderzoeken. Volg deze stappen om structuur aan te brengen in je softwarekeuzes:

Begin in de boekhouding

Kijk in je winst- en verliesrekening welke softwarekosten je maakt. Dit geeft je direct inzicht in hoeveel leveranciers er zijn en wat de terugkerende kosten zijn. Maak daarbij onderscheid tussen business critical en non-business critical software. Niet alles hoeft op dezelfde manier beheerd of beschermd te worden.

Vraag het aan de gebruiker

Vind bij elke leverancier een gebruiker en ga in gesprek. Wat werkt prettig? Om welke functies werken gebruikers heen, omdat het niet lekker werkt? En waar gaat nu onnodig veel tijd in zitten? Door deze gesprekken krijg je niet alleen inzicht in het gebruik, maar ook in de frustraties en verborgen inefficiënties.

Visualiseer het landschap

Maak een overzicht van alle software in je organisatie en zet erbij wat elk pakket doet. Zo zie je snel waar je overlap hebt en waar gaten vallen. Goede integratie is waardevoller dan simpelweg meer software verzamelen, dus teken ook de lijnen uit tussen de pakketten. Breng in kaart hoe informatie stroomt van A naar B. Gaat het handmatig? Zit er een koppeling tussen? Of zou een ander pakket dit standaard kunnen oplossen?

Onderzoek alternatieven

Kijk per softwarepakket naar de alternatieven. Praat met medeondernemers over welke software zij gebruiken in dezelfde gevallen, en ga naar branche events om te onderzoeken wat er nog meer mogelijk is. Een tool als ChatGPT kan je hier ook een goede eerste indruk van geven.

Door dit goed in kaart te brengen, krijg je niet alleen grip op je processen, maar ook op je onderhandelingspositie richting leveranciers.

Neem de regie terug

Softwarekosten stijgen, dat is onvermijdelijk. Maar of je daarvoor waarde terugkrijgt, dat bepaal je zelf. En dat is precies waar het om draait: niet welke software je gebruikt, maar of die software nog werkt voor jou. Of dat jij inmiddels werkt voor je software.

Wil je samen kijken waar je kunt besparen of verbeteren? We denken graag met je mee over je softwarestraat en waar je écht waarde haalt. Neem gerust contact met ons op.