Waarom de salarisverwerking je nu te veel tijd kost

Je bedrijf groeit. En ondertussen wordt het bijhouden van personeelsmutaties steeds meer gedoe. Een adreswijziging, een ziekmelding, iemand die met verlof gaat of uit dienst treedt. Je moet het allemaal bijhouden en doorgeven aan de salarisadministratie.

Zolang je organisatie klein is, is het prima om mutaties bij te houden in een Excel-sheet of losse berichten door te sturen. Maar zodra je richting de vijftien tot twintig medewerkers groeit, begint dat te schuren.

Iets simpels als een adreswijziging kost dan ineens veel tijd. Ziekmeldingen, urenwijzigingen of verlofopnames stapelen zich op. En als je elke wijziging los doorstuurt, moet je achteraf alles controleren. Maar hoe weet je dan zeker dat alles op de loonstrook terecht is gekomen?

Een goed ingericht proces voorkomt dat gedoe. En daar heb je echt geen zwaar ERP-systeem voor nodig. HR-pakketten zijn de afgelopen jaren sterk ontwikkeld. Er zijn oplossingen die precies doen wat je nodig hebt: overzicht geven, rust brengen en fouten voorkomen.

In dit artikel laten we zien hoe je dat aanpakt. En wat het je oplevert als je het strak regelt.

Waarom het zoveel oplevert als je dit goed regelt

Als mutaties goed worden vastgelegd, hoef je ze achteraf niet meer na te lopen. Je weet dat alles erin zit. Geen twijfel, geen losse lijstjes of terugzoekwerk. Dat bespaart je elke maand weer tijd en frustratie.

Met een duidelijke mutatiestroom houd je overzicht. Je weet wie er in dienst komt, wie vertrekt en wanneer contracten aflopen. Controle wordt dus een stuk simpeler. Door grip te hebben op je gegevens weet je wat je op de loonstroken terug moet zien. Geen verrassingen meer, en geen zoektocht naar wat er mist.

Een goed proces zorgt voor correcte loonstroken. En dat versterkt het vertrouwen van je personeel. Zeker bij nieuwe collega’s wil je dat de eerste loonstrook meteen klopt. Het laat zien dat je zaken goed op orde hebt.

Gaan loonstroken vaker mis, dan tast dat het vertrouwen aan. Medewerkers gaan twijfelen of afspraken wel goed zijn vastgelegd, en dat werkt door in de relatie.

Ook extern is zorgvuldigheid belangrijk. De Belastingdienst en pensioenfondsen verwachten een kloppende aanlevering. Gaat daar iets mis, dan kost dat tijd om te herstellen. In sommige gevallen kunnen boetes of naheffingen volgen. Daarnaast kunnen medewerkers achteraf aanspraak maken op te weinig betaald loon, inclusief wettelijke verhoging en rente. Dat risico blijft nog jaren bestaan, ook na uitdiensttreding.

Met een strak proces voorkom je dat soort herstelwerk. Je hoeft niet meer te checken, omdat je weet dat het klopt.

Wat is “goed aanleveren”?

Een salarisverwerker kan alleen verwerken wat op tijd, volledig en op de juiste manier wordt aangeleverd. Als een mutatie te laat is, niet compleet is of op een onduidelijke manier wordt doorgegeven, kan het niet worden verwerkt. Met vertraging, extra werk of correcties als gevolg.

Er zijn drie belangrijke afspraken die je met je salarisverwerker kunt vastleggen om zeker te zijn dat de verwerking soepel verloopt.

Tijdig
Salarisverwerking loopt iedere maand volgens een vast ritme. Spreek dus af wat de uiterlijke datum is om mutaties aan te leveren. Je wil voorkomen dat je te laat bent en de wijziging pas op de volgende loonstrook zichtbaar is. Een goede vuistregel is om minimaal zeven dagen voor uitbetaling aan te leveren.

Volledig
Een mutatie is pas bruikbaar als alle gegevens erin staan. Stem daarom met je salarisverwerker af welke gegevens nodig zijn bij welk type mutatie. Geef bijvoorbeeld bij een indiensttreding niet eerst alleen de naam en startdatum door, maar lever gelijk het aantal uur, functie, contractvorm, salaris, eventuele reiskosten en andere regelingen aan.

Op de juiste manier
Een mutatie komt alleen goed terecht als het duidelijk is wat je bedoelt. Spreek daarom af hoe je mutaties aanlevert: met welk formulier, via welk systeem en in welk format. Daarmee voorkom je misverstanden en weet je zeker dat alle informatie goed verwerkt wordt.

Zijn er binnen je organisatie meerdere mensen die mutaties verwerken of doorgeven? Spreek dan duidelijk af hoe dat gebeurt. Zorg dat iedereen volgens dezelfde werkwijze werkt, of kies één vast aanleverpunt die de mutaties verzamelt en stroomlijnt. Dat voorkomt ruis en scheelt tijd voor jou én voor de salarisverwerker.

Goed aanleveren: hoe dan?

Een goed mutatieproces begint op het moment dat er iets verandert. Iemand zegt zijn contract op, een collega verandert van functie, of er komt een nieuwe medewerker bij. Als je die wijziging niet meteen vastlegt, loop je het risico dat informatie blijft zweven. In een notitie op je bureau, een appje van een teamleider of een gesprek dat je later nog “even moet doorgeven”.

Zorg dat je mutaties meteen vastlegt, op een centrale plek en in het juiste format. Dan hoef je twee weken voor de loonverwerking niet meer alles bij elkaar te zoeken.

Er zijn grofweg drie manieren om mutaties aan te leveren. Welke het beste past, hangt af van de omvang van je organisatie en hoe je proces is ingericht.

1. Met een afgestemde sheet
   Een eenvoudige (Excel)-sheet werkt prima, zolang je duidelijke afspraken maakt over structuur en inhoud. Zorg dat het bestand alle benodigde velden bevat en iedereen weet hoe het ingevuld moet worden.
2. Via mutatieformulieren in het salarispakket
   Veel salarissystemen bieden de mogelijkheid om mutaties digitaal aan te leveren via vooraf ingestelde formulieren. Daarmee voorkom je losse e-mails en weet je zeker dat alle verplichte velden zijn ingevuld.
3. Met een gekoppeld HR-pakket
   In een gekoppeld systeem leg je mutaties vast in je eigen HR-omgeving. Die worden daarna automatisch doorgestuurd naar de salarisverwerking.

Gebruik een systeem dat bij je past

Werk je met een klein team en zijn de mutaties beperkt? Dan is een goed afgestemde Excel-sheet vaak al voldoende. Zolang je duidelijke afspraken maakt over structuur en inhoud, kun je daar prima mee werken.

Maar zodra het aantal mutaties toeneemt of er meerdere mensen bij betrokken zijn, kom je met Excel al snel in de knel. Je moet zelf controleren of alles is ingevuld, mailen met aanvullende vragen en zorgen dat de meest actuele versie ergens terug te vinden is. Zeker als meerdere collega’s bewerkingsrechten hebben, ontstaat er al snel ruis: gegevens worden per ongeluk overschreven of verwijderd, en het is niet altijd duidelijk wie wat heeft aangepast.

Veel salarispakketten bieden daarom de mogelijkheid om mutaties direct in te voeren via digitale formulieren. Daarmee voorkom je losse berichten, weet je zeker dat verplichte velden worden ingevuld en komt de informatie rechtstreeks op de juiste plek terecht. Omdat de gegevens compleet en gestructureerd binnenkomen, kunnen ze vooraf gecontroleerd worden door je salarisverwerker. Dat vergroot de betrouwbaarheid van de verwerking en verkleint de kans op fouten.

De volgende stap is een gekoppeld HR-pakket. Dat is niet hetzelfde als je salarispakket. In een HR-pakket houd je binnen je organisatie bij wat er speelt rond je personeel: verlof, ziekte, contractwijzigingen, declaraties. Het salarispakket is puur bedoeld om die gegevens om te zetten naar een correcte loonstrook. Door het HR-pakket te koppelen aan de salarisverwerking, hoef je mutaties niet dubbel vast te leggen.

Daarmee leg je mutaties niet alleen gestructureerd vast, maar kun je het hele proces slimmer inrichten. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens inzien en mutaties aanvragen, zoals een adreswijziging of extra verlofdagen. Die aanvragen worden eerst goedgekeurd en daarna automatisch doorgezet naar de salarisverwerking. Doordat de gegevens direct op de juiste plek binnenkomen, kan de salarisverwerker direct controleren of alles klopt. Zo hou je grip op het proces en voorkom je fouten in de verwerking.

Werk je met NMBRS? Dan kun je ook gebruikmaken van de HR Workflows binnen het salarispakket. Daarmee kun je mutaties digitaal aanleveren zonder dat je direct een extern HR-pakket nodig hebt. Voor veel organisaties is dat een praktische tussenoplossing.

Bij RS Finance werken we met verschillende oplossingen, afhankelijk van wat past bij jouw organisatie. We denken graag met je mee over de slimste aanpak.

Niet elke HR-koppeling werkt zoals je denkt

Een HR-pakket koppelen aan je salarissysteem klinkt logisch. Je voert een wijziging in, en die komt vanzelf op de juiste plek terecht. Maar zo eenvoudig is het niet altijd.

Een mutatie mag nooit ongecontroleerd het salarispakket in. Als je geen grip hebt op het moment van aanleveren, op de volledigheid van de gegevens of op de manier waarop ze worden doorgezet, ontstaan er fouten. En die zie je vaak pas terug op de loonstrook. Op dat moment ben je te laat en moet je herstellen wat eerder in het proces mis is gegaan.

Een goede koppeling ondersteunt het proces, maar neemt het niet van je over. Zorg dus dat je altijd kunt controleren wat er verwerkt wordt, voordat het definitief in de salarisadministratie terechtkomt.

Een goed proces geeft rust

Het verwerken van mutaties kost vaak meer tijd dan je lief is. Maar hoe beter je het organiseert, hoe minder je achteraf hoeft recht te trekken. Geen herstelwerk, geen onduidelijkheid, geen verrassingen op de loonstrook.

Met een strak mutatieproces voorkom je fouten, werk je efficiënter en geef je medewerkers het vertrouwen dat het gewoon goed geregeld is.

Wil je het slimmer organiseren? We hebben diverse payroll- en implementatiespecialisten die de automatisering afstemmen op de wet- en regelgeving en inrichten naar jouw wensen. Praktisch, efficiënt en gewoon goed geregeld. Neem vandaag nog contact op!