Maximaliseer je efficiency met import- en exportmogelijkheden in Exact Online

Als je Exact Online gebruikt, heb je de mogelijkheid om gegevens te exporteren of importeren vast al een keer gezien of gebruikt. Maar wist je dat je hier veel meer mee kunt dan de meeste mensen denken? Wij delen een aantal voorbeelden, waarin import of export veel handmatig werk scheelt. In sommige gevallen is dit zelfs een betere optie dan het (laten) ontwikkelen van een API koppeling.

Als je informatie tussen twee systemen wilt uitwisselen komen er vaak drie opties op tafel:

• Handmatig overtypen
  Dat kost veel tijd én geeft een hoog risico op fouten
• Een standaard API koppeling gebruiken
  Een goede oplossing, als deze beschikbaar is
• Een API koppeling (laten) maken
  Technisch de beste oplossing, maar ook de duurste

Er bestaat nog een vierde optie, die veel organisaties over het hoofd zien. De import- en exportmogelijkheden van Exact Online bieden vaak de oplossing die je zoekt. En net zo interessant, door te importeren of exporteren dwing je jezelf om na te denken wat je werkelijk nodig hebt in een toekomstige koppeling.

Enkele voorbeelden van importeren en exporteren

Je herkent het misschien: op het linker scherm de te factureren bedragen en op het rechterscherm de facturatie software. De werkwijze is simpel: rechts overtikken wat je links in beeld hebt staan.

Dit is foutgevoelig en kost onnodig veel tijd. Dat terwijl een export vanuit je bron vaak net zo eenvoudig is. Daarna kun je deze in Exact Online importeren om het te verwerken als factuur.

Benieuwd hoe je daar concreet mee aan de slag kunt? We delen wat voorbeelden van importeren en exporteren met Exact Online.

1. Compleet maken en updaten van relatiegegevens

Het controleren en updaten van gegevens in je relatiebestand kan omslachtig zijn. Wat doe je als je bijvoorbeeld de relatiecode wilt aanpassen of een segment wilt toevoegen? Veel bedrijven laten dit gaan, omdat het handmatig aanpassen van je relaties simpelweg te veel tijd kost.

Ook is controle op compleetheid van adres en bankgegevens vaak lastig in Exact Online zelf. Door een export te maken kun je een gedeelde sheet online zetten die door je salesmedewerkers of direct vanuit je CRM-pakket kan worden aangevuld.

Werken met import en export van je relaties geeft je de bewerkingsmogelijkheden van Excel in het aanpassen van je data, waardoor je eenvoudig grote hoeveelheden data kunt verwerken in relatief korte tijd.

2. Draaitabel met cashflow rapportage

Het vinden van een simpele tool voor een cashflow rapportage is vaak lastig. Maar hier kan de export functionaliteit van Exact Online een uitkomst bieden. Exporteer in één keer alle transacties van een bepaalde periode, eventueel op basis van een aantal filters. Maak een draaitabel in Excel, voor een cashflow rapportage. Of check je budget met de gerealiseerde cijfers, om na te gaan of je nog op schema ligt of dat er sprake is van scheefgroei.

3. Voorraadtellingen importeren

Hoe neem je de voorraadtellingen die je doet over in Exact Online? We zien vaak dat dit handmatig gedaan wordt. De gebruiker klikt door een aantal velden en gaat vervolgens artikel voor artikel af om de juiste waarde over te nemen. Dat is zonde, omdat Exact Online je de mogelijkheden biedt om een tellijst te exporteren. Deze tellijst laat je in Excel invullen tijdens het uitvoeren van de telling. De opgeslagen telling importeer je weer in Exact Online. Dat werkt veel sneller én voorkomt fouten.

4. Hou je artikelen up-to-date

Wil je een prijsindexatie doorvoeren op je artikelen, bepaalde artikelen in een andere artikelgroep plaatsen of wil je een update van je stuklijsten draaien? De mogelijkheden van Excel helpen je bij het krijgen van een duidelijk overzicht en geven je de optie om in bulk wijzigingen door te voeren op basis van formules.

Exporteren van je gegevens biedt hierin de uitkomst. Let erop dat Excel eventuele voorloopnullen in je artikelcodering onbedoeld kan verwijderen en vergeet niet om de code van de artikelgroep in je export mee te nemen, dit is bij de import van je gegevens namelijk een verplicht veld.

5. 100 memoriaalboekingen in een paar minuten

Wil je een aanpassing maken in meerdere inkoopfacturen, omdat je de kosten wil verdelen over verschillende kostenplaatsen? Dan kan je memoriaalboekingen maken om de gemaakte inkoopboekingen te wijzigen, zodat alles administratief weer klopt. Meestal worden deze boekingen handmatig gedaan, maar bij grote aantallen boekingen kost dat veel tijd.

Maar je kunt er ook voor kiezen om de inkoopboekingen te exporteren naar Excel en de aanpassingen daar te doen. Vervolgens kun je die importeren in Exact Online. Je bent in een paar minuten klaar met honderden wijzigingen, waardoor je kostbare tijd bespaart. Neem in de memoriaalboekingen een referentie op naar de inkoopboekingen om later de aansluiting te kunnen maken.

Als ideale opmaat naar een koppeling

De functies voor importeren en exporteren in Exact Online kunnen zich natuurlijk niet meten met een volwaardige API. Maar dat neemt niet weg dat ze een fijne tussenstap vormen.

Het is de stap tussen handmatig verwerken en de API-koppeling. Een API koppeling maakt het financiële IT-landschap complexer, waardoor organisaties terughoudend zijn met de ontwikkeling daarvan. Wie moet er straks mee werken, hoe werkt dat in de praktijk en begrijpen medewerkers wat ze er werkelijk mee kunnen?

Zelfs geschikte API-koppelingen liggen soms te verstoffen, omdat ze niet precies doen wat er werkelijk nodig is. Of omdat ze zoveel informatie opleveren dat de kern verloren raakt in de brei aan informatie. Mede hierdoor kan het zomaar zijn dat de mogelijkheid tot importeren of exporteren beter geschikt is.

De importdefinitie: een krachtig middel om de import te standaardiseren

Bij het maken van een export geef je in de tab “Kolommen” aan welke gegevens moeten worden meegenomen. Exact Online slaat de laatste door jou gebruikte indeling op, waardoor je niet iedere keer opnieuw een indeling hoeft te maken. Bij het maken van een import wordt in de laatste stap gevraagd of je de importdefinitie wilt opslaan. Op die manier onthoudt Exact Online alle stappen die je tijdens de import hebt gedaan en kun je bij de volgende import direct dezelfde bestandsindeling op dezelfde manier inlezen.

Maatwerk met standaardoplossingen

Het gebruiken van de mogelijkheden van Power Query in Excel opent de deur naar een scala aan mogelijkheden. Om een voorbeeld te geven: Je hebt een urenregistratie op basis waarvan je factureert. Je kunt een data export draaien uit je urenregistratie en Power Query gebruiken om een aantal standaard transformaties te doen. Zo vermenigvuldig je de uren met de bijbehorende tarieven en totaliseert deze op type, waarvoor je in de boekhouding een artikel hebt aangemaakt. Vervolgens voeg je de uitgestelde omzet toe op basis van de datum. Na het aanmaken van een importdefinitie in Exact Online heb je een eigen koppeling gemaakt tussen de urenregistratie en boekhouding die maandelijks je facturen klaarzet in Exact Online.

Je kunt ook met formules werken als je niet comfortabel bent met Power Query. Let dan wel op dat Exact Online de uitkomst van de formule niet ziet zolang er nog een formule in de cel staat. Exact Online ziet deze dan als leeg, dus vergeet niet om je formules te vervangen. Kopieer hiervoor alle gegevens en plak de waarden in een apart tabblad. Dit tabblad kun je vervolgens gebruiken bij je import.

Kritisch op de te ontwikkelen koppeling

Het uitwisselen van gegevens dwingt je om kritisch na te denken over welke gegevens je nodig hebt en hoe je dit zo efficiënt mogelijk in kunt richten. Grofweg ga je daar als volgt mee aan de slag:

1. Welk handmatig werk kost op dit moment veel tijd?
2. Hoe kunnen we dat makkelijker maken door te automatiseren?
3. Welke inzichten mis je, omdat het veel tijd kost om deze mee te nemen in de handmatige verwerking?

De focus ligt vaak op de tweede stap. Tegelijkertijd zijn vooral de eerste en de derde stap heel waardevol in dit proces. Verwerking kan makkelijker met importeren of exporteren, maar alleen als het nog steeds dezelfde inzichten oplevert. Dat geldt in twee richtingen. Alle gegevens waarvoor je de tijd neemt om ze handmatig te verwerken zijn werkelijk van waarde; de oplossing mag niet minder inzicht opleveren. Aan de andere kant, efficiënte verwerking van gegevens hoeft niet te betekenen dat je gegevens gaat verwerken in je financiële administratie die je helemaal niet gaat gebruiken.

Dat wil zeggen, het is belangrijk dat de kern overeind blijft. Extra inzichten mogen niet in de weg zitten van waar werkelijk behoefte aan is bij de mensen die ermee werken.

RS Finance adviseert: slimmer, sneller en vrij van fouten

Bij RS Finance gebruiken we de mogelijkheden tot importeren en exporteren vaak. Dat voelt voor ons vanzelfsprekend en is het resultaat van onze focus op efficiëntie, de kennis van IT en financiën. Tegelijkertijd merken we bij klanten dat processen vaak makkelijker kunnen. En ook makkelijker te verbeteren zijn dan ze denken, bijvoorbeeld met de mogelijkheden tot importeren en exporteren in Exact Online.

Dus merk je dat je veel informatie over laat typen, waardoor er veel tijd in gaat zitten? Ontstaan er fouten tijdens dat proces, die je het liefst wilt elimineren? Het exporteren en importeren van gegevens is vaak makkelijker dan je denkt. Exact Online biedt hiervoor geavanceerde en uitgebreide mogelijkheden, waardoor de functie misschien meer kan dan je zou denken.

Voer hierbij altijd een goede controle uit op de ingelezen gegevens. In het eerdergenoemde voorbeeld van het importeren van facturen op basis van uren gegevens maken wij twee draaitabellen: de eerste op basis van de brongegevens waarmee we de totale omzet berekenen en een tweede vanuit een export van transacties in Exact Online. Als de totalen op elkaar aansluiten, is de import geslaagd. Op deze manier voorkom je dat je alle regels moet controleren.

Maak bij grote wijzigingen vooraf een back-up van je administratie, zodat je altijd weer terug kan naar de oude gegevens.

Bij RS Finance helpen we je graag vast te stellen waar de kansen liggen. We denken kritisch met je mee, vanuit onze eigen ervaringen en die bij andere opdrachtgevers waarvoor we werken. Zo werk je voortaan veel efficiënter, sneller en met minder fouten. Samen vinden we de oplossingen waarvan je achteraf denkt: ‘nu ik weet dat het zo makkelijk is, was ik er liever eerder mee begonnen.’

Ons advies? Stop met typen en start met importeren.

Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op.