Innovatie en automatisering in accountancy via het Silverfin platform

Silverfin helpt accountantskantoren werkzaamheden te stroomlijnen. Het cloudplatform bracht anderhalf jaar geleden RS Finance en Baker Tilly met elkaar in contact. Daaruit ontstond een samenwerking waarvan volgens Mario Geertzen en Arjan Schipperus alle partijen de vruchten plukken.

Cloudplatform Silverfin biedt meer dan alleen samenstelsoftware. Het ondersteunt de gebruiker van het automatiseren van out of the box complianceprocessen en accountingworkflows tot en met data om de adviesverlening te verbeteren. Het accountancyplatform stelt kantoren in staat alle data in de cloud op te slaan, onafhankelijk van de boekhoudsoftware van de klant. Bovendien kan de gebruiker eenvoudig zelf koppelingen of software toevoegen.

Data op het juiste moment

De flexibiliteit van het platform was voor RS Finance een reden om Silverfin te gaan gebruiken. Arjan Schipperus, managing partner bij accountantskantoor RS Finance: “We zijn tien jaar geleden opgericht als administratiekantoor met veel verstand van techniek. Vanaf het begin vinden wij het leuk om te innoveren en te automatiseren. Dus toen onlineboekhouden nog nieuw was, zijn we daar direct ingestapt.”

RS Finance was in 2014 het eerste kantoor in Nederland dat volledig digitaal boekhouden kon aanbieden aan het mkb, inclusief koppelingen met webshops, urenregistratie en facturatie. Schipperus: “We kijken altijd wat de klant wil bereiken met zijn onderneming. Welke informatie heeft hij nodig, welk proces hoort daarbij en wat moet er dan technisch worden geregeld om informatie en het rapporteren zo makkelijk mogelijk vast te leggen?”

Het kantoor gebruikte hiervoor in eerste instantie Excel-lijsten. Nadat ze waren overgestapt op Silverfin zijn de vragenlijsten voor de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting allemaal nagebouwd binnen dit platform. Het werkprogramma zorgt volgens Schipperus voor een hogere kwaliteit van het werk van RS Finance: “In plaats van achteraf corrigeren kunnen we klanten op het juiste moment voorzien van relevante data. Dat levert een beter advies op waarmee de klant nog beter weet hoe zijn onderneming ervoor staat.”

Samen software ontwikkelen

Bij Baker Tilly weten ze ook dat klanten meer verwachten dan een periodiek rapport. De Nederlandse tak van het wereldwijde accountantskantoor was dan ook op zoek naar een platform dat de accountant in staat stelt advieskansen voor haar klanten tijdig te signaleren. De cloudoplossing van het Belgische Silverfin sloot goed aan bij hun wensen en verwachtingen. Mario Geertzen, business innovation manager bij Baker Tilly: “We waren ons aan het oriënteren op de mogelijkheden van Silverfin. We hadden behoefte aan een online- en datagedreven omgeving die makkelijk moest zijn te koppelen met andere financiële pakketten. Daarnaast moest de software aansluiten op onze visie op het vakgebied mkb-accountancy en -advies. Omdat de content die bij Silverfin aanwezig was niet voldoende aansloot op de eisen en wensen van Baker Tilly voor het risicogericht samenstellen van de jaarrekening, heeft Silverfin ons in contact gebracht met RS Finance.”

Beide kantoren profiteren

Uit de eerste gesprekken bleek dat de jaarrekeningmodule van RS Finance al grotendeels tegemoetkwam aan de wens van Baker Tilly. Geertzen: “Na een aantal verkennende gesprekken hebben we toen eigenlijk vrij snel besloten de handen ineen te slaan en samen de module voor het opstellen van jaarrekeningen verder te ontwikkelen.” De developers van RS Finance zijn vervolgens aan de slag gegaan met de input van Baker Tilly. In twee maanden is het programma voor het opstellen van de jaarrekening verder verbeterd.

Na de bouw heeft Baker Tilly een proof of concept en een pilot uitgevoerd om het programma uitgebreid te testen. Mario Geertzen: “We hebben vestigingen in heel Nederland. Met zoveel kantoren moet nieuwe software vooraf kritisch worden bekeken. Het grijpt namelijk in op de kern van ons werk.” Met de feedback is het eerste concept verder verbeterd en zijn er functionaliteiten toegevoegd aan de module.” “Dat was een goed leerproces voor ons”, vertelt Schipperus. “We kregen soms stevige feedback op zaken die anders moesten in de software. Maar het was mooi om te zien dat beide partijen het vertrouwen hadden er een succes van te maken.”

De samenwerking tussen beide accountantskantoren heeft meer dan alleen een flexibel programma voor de jaarrekening opgeleverd. Schipperus: “We zijn per 1 februari formeel overgestapt naar een accountantskantoor. Onze samenwerking het afgelopen jaar en de vaktechnische input van Baker Tilly hebben ons hierbij goed geholpen. Bovendien profiteren onze klanten nu ook van een betere tool om de jaarrekening samen te stellen.”

Het draait om de klant

De basis die beide kantoren nu hebben neergezet, biedt perspectief voor de toekomst en het zorgt er bovendien voor dat andere Silverfingebruikers ook kunnen profiteren van de samenwerking. “Het platform stelt de gebruiker in staat op elk gewenst moment adviessignalen op te halen en klanten toegang te geven tot bepaalde informatie waarmee ze nog gerichter vragen kunnen stellen. En dat komt hun bedrijfsvoering ten goede”, legt Schipperus uit. Silverfin draait inmiddels naar tevredenheid op de kantoren van Baker Tilly. Hierdoor kan het kantoor de manier van werken verder stroomlijnen en ontstaat er meer tijd om de cijfers juist te interpreteren en er advies over te geven. “We kunnen efficiënter werken en data veel beter analyseren voor onze klant. En dat is uiteindelijk waar het om draait”, besluit Geertzen.

Dit artikel is overgenomen van Accountancy Vanmorgen