Hoe breng je korte termijn cashflowprognoses snel in beeld?

“Cash is King” is een vaak gehoorde quote als het over bedrijfsfinanciën gaat. Terecht. Voldoende cash op de rekening maakt ondernemen een stuk makkelijker. En winst is zeker niet hetzelfde als cash. Je zou niet het eerste rendabele bedrijf zijn dat failliet gaat omwille van een tekort aan cash. Maar hoe zorg je ervoor dat er altijd voldoende cash op de rekening staat? Dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan.

In een eerdere blog zijn we dieper ingegaan op de verschillende typen kasstromen, de theorie erachter en veelvoorkomende oorzaken van cashflow problemen. Nu gaan we dieper in op het toepassen van deze kennis. Lees onze vorige blog als cashflow nieuwe materie voor je is.

Voor veel organisaties is het forecasten van de cashflow een belangrijk thema. Dit kan verschillende redenen hebben; soms is er door periodes van krapte in de cashflow een noodzaak om prognoses te maken, soms wordt het vooral uit voorzorg gedaan.

Afhankelijk van de redenen en problematiek is het zaak om eerst te bepalen op welke manier en hoe ver vooruit je de prognose wilt maken. Wil je over het komende jaar inschatten of er maanden aan zitten te komen waar de liquiditeit krapper kan worden? Dan is een cashflowprognose voor twaalf maanden de beste optie. Ben je op zoek naar een tool om te plannen dat je de komende weken steeds liquide genoeg bent om aan je betalingsverplichtingen te doen? Dan is een cashflowprognose op weekbasis een betere match. In deze blog focussen we ons op deze kortlopende variant.

Een kortlopende cashflow forecast maken

Bij kortlopende cashflow kijk je over het algemeen niet verder dan drie maanden vooruit en voorspel je per dag (of per week of betaalronde) wat je cash positie is. Indien je op een bepaalde dag onvoldoende cash lijkt te hebben, is het zaak om te overwegen welke acties je kan ondernemen.

Dit doe je door een aantal zaken uit te zoeken: Welk bedrag staat er op de rekening? Welke aankoopfacturen dienen betaald te worden? Welke inkomsten verwacht ik? Kan ik bepaalde betaling uitstellen? En tot slot, moet er financiering aangetrokken worden om tekorten op te vangen? Omdat de meeste informatie uit de administratie wordt gehaald, is het belangrijk om de administratie eerst goed bij te werken. Als dat niet haalbaar lijkt te zijn dan is het belangrijk om in ieder geval met een kritische blik naar de cijfers te kijken. We nemen de onderdelen afzonderlijk door:

• Het saldo op je rekening
  Het beginpunt van de prognose is het banksaldo uit de administratie. Het banksaldo is naast het beginpunt ook je controlepost. Het sluitsaldo van dag 1 zou altijd aan moeten sluiten bij het beginsaldo van dag 2, enz.
• Te betalen bedragen
  Vervolgens zet je op een rij welke betalingen er de aankomende tijd gedaan moeten worden. Een goed beginpunt hiervoor is de openstaande postenlijst met crediteuren uit de administratie, hier zal de meerderheid van de aanstaande betalingen in te vinden zijn. Deze bevat echter niet alle te betalen bedragen; het kan zijn dat facturen nog in moeten worden geboekt en sommige betalingen zijn niet aan een inkoopfactuur te koppelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de lonen en belastingen.
  Als je een overzicht van alle betalingen hebt, kan je ze op basis van de betaaldatum toewijzen aan een dag; je trekt ze af van het beginsaldo van die dag. Let erop dat je alle betalingen inclusief BTW rekent!
• Te verwachten inkomsten
  Hetzelfde geldt voor de inkomsten kant; maak een overzicht van de verwachte betalingen en wijs deze toe aan de verwachte betaaldatum. Uiteraard tel je ze op bij het beginsaldo van die dag. Hier is de openstaande postenlijst debiteuren de belangrijkste bron. Daarnaast zal er een voorspelling van de nog te verzenden facturen gemaakt moeten worden, de ervaring leert dat de business dit het beste in kan schatten.
  Let verder op eventuele btw-teruggave en zorg ervoor dat ook alle inkomsten inclusief BTW worden gerekend!
• Financieringen en andere acties
  Als je deze drie onderdelen verdeelt over een bepaalde periode zal je snel genoeg zien wanneer je cash positie van een dag negatief wordt. Dit impliceert dat je die dag onvoldoende liquide middelen zal hebben om aan je betalingsverplichtingen te voldoen. Het goede nieuws is echter dat je dit nu aan ziet komen en actie kan ondernemen. Een voor de hand liggende optie is om te kijken of je je cashpositie voor die dag kan verbeteren. Wellicht kan je eerder beginnen met factureren of je debiteuren vragen eerder te betalen. Tegelijkertijd kan je wellicht aan bepaalde leveranciers vragen of je de factuur op een later moment kan betalen.
  
  In het uiterste geval zijn deze acties niet voldoende en zal je het middels financiering moeten opvangen. Dit hoeft niet gelijk een langlopende lening te zijn; oplossingen als rood staan, factoring en je debiteurensaldo laten financieren zijn wellicht een betere uitkomst. In de vorige blog hebben we uitgebreid stilgestaan bij andere mogelijke acties.

Een gat in de markt

In de praktijk bestaat er bij veel organisaties die hun kortlopende cashflow forecasten een bepaalde frustratie. Het is een tijdrovende en veelal handmatige exercitie om de forecast wekelijks of maandelijks bij te werken. De vraag die we vaak voorbij horen komen is: er zijn miljoenen bedrijven wereldwijd die dit soort forecasts maken, hoe kan het nou dat er geen goede tool voor in de markt is en we nog steeds aan Excel sheets gebonden zijn?

Deze frustratie is te begrijpen, maar het gat in de markt is goed te verklaren. Bij het vervangen van Excel sheets door een cloud oplossing lever je inherent een stuk flexibiliteit in. In Excel heb je nagenoeg onbeperkte mogelijkheden en bij een cloud oplossing ben je gebonden aan de kaders die de leverancier heeft ingericht. Bij veel bedrijfsprocessen maken de robuustheid en efficiëntie die je ervoor terugkrijgt de overstap meestal de moeite waard, in het geval van een kortlopende cashflow forecast is de flexibiliteit vaak zo belangrijk dat het voor softwareleveranciers moeilijk is om iets te ontwikkelen dat voldoende toegevoegde waarde levert zonder de flexibiliteit op te offeren.

Efficiëntere forecasts dankzij automatisering

Er bestaan gelukkig wel oplossingen die het maken en onderhouden van forecasts aanzienlijk efficiënter kunnen maken. Door slim gebruik te maken van de voordelen van twee klassieke Microsoft producten kan je veel automatiseren zonder flexibiliteit in te leveren.

De kracht van Excel en Power BI

Voor degene die weinig ervaring met cashflow of Excel heeft, kan het erg ingewikkeld zijn om te beginnen met forecasten. Het kan dan de moeite waard zijn om met een goed Excel template te beginnen. Deze kan, eventueel in samenwerking met een consultant, uitgewerkt worden tot de basis van de cashflow forecast. Op deze manier is een groot deel van de complexiteit afgehandeld en kan je erop vertrouwen dat de berekeningen door een professional zijn gecontroleerd. De output is inherent foutgevoelig maar wel erg flexibel. Je kan heel makkelijk kleine aanpassingen in bedragen en vervaldata maken om mogelijke scenario's uit te werken. Dit type forecast kan je zien als een planner; het is diepgaand en aanpasbaar zodat je de werkelijkheid zoveel mogelijk kan benaderen.

Omdat een forecast altijd gevoed moet worden met verschillende rapportages uit een boekhoudpakket, is het ontzettend tijdrovend om deze handmatig up-to-date te houden. Zeker als de prognose betrekking heeft op meerdere entiteiten wil je op één plek alle gegevens kunnen verzamelen en exporteren. Bij RS doen we dat door de administraties te koppelen aan een rapport van The Big Data Chef en hier de zaken die nodig zijn in te programmeren. Zo kan je op elk moment via een export de forecast voorzien van de juiste data.

Een simpele maar effectieve oplossing. De enige handelingen die hierna nog uit moeten worden gevoerd zijn omtrent de kwalitatieve input; wat staat er nog niet in de administratie, wat wordt er nog meer verwacht, met welke betalingen/inkomsten heb ik speelruimte en welke corrigerende acties moet ik ondernemen om betalingsproblemen af te wenden?

Direct in The Big Data Chef forecasten

Wie liever niet met Excel sheets werkt, kan ook kiezen voor een forecast in The Big Data Chef. In dit geval ontwerpen we de forecast op basis van informatie die uit de administratie te halen is en wordt er per dag of week berekent of er aan alle betalingsverplichtingen kan worden voldaan.

Het voordeel van deze forecast is dat het automatisch en robuust is; het nadeel is dat je weinig kan aanpassen in de output. Zoals bij de meeste overgangen naar cloud oplossingen lever je daarmee flexibiliteit in. Dit type forecast kan je zien als een weerbericht; het geeft op een efficiënte manier een indicatie van wanneer je krapte kan verwachten.

Beide oplossingen hebben voor- en nadelen; welke oplossing het beste bij je past, hangt onder andere af van het bedrijfstype, de bedrijfsfase en economische factoren.

Snel schakelen met RS Finance

RS Finance, in samenwerking met The Big Data Chef, begeleidde in het verleden reeds vele bedrijven succesvol naar een juist en snel inzicht in het rapportageproces in het algemeen, en naar de cashflow in het bijzonder. In het geval van kortlopende cashflowprognoses mag het duidelijk zijn dat elke dag telt en dat je in dit geval dus snel moet schakelen. Ons team heeft de middelen en de ervaring om dit ook voor jouw onderneming accuraat in kaart te brengen. Zo krijg je meteen het nodige inzicht in je financiën en grip op de situatie. En dat biedt kansen en voordelen die je in moeilijke momenten heel sterk kan gebruiken.

Benieuwd hoe we je hiermee kunnen helpen? Neem contact met ons op.