Wat zijn oorzaken van cashflow problemen? (En hoe los je dat op?)

Nagenoeg elke organisatie heeft er wel eens mee te maken: Cashflow problemen. Ze zitten groei in de weg en hebben invloed op het functioneren van de dagelijkse operatie. Een positieve kasstroom is als zuurstof voor een organisatie, het is belangrijk om goed te begrijpen wat de achterliggende mechanieken zijn. In dit artikel bieden we steengoede basiskennis, zo heb je de juiste tools om grip te houden op je cash!

De verschillende kasstromen

Binnen de accountancy onderscheiden we doorgaans drie verschillende kasstromen. Het is belangrijk om deze drie typen goed te kennen; ze hebben alle drie hun eigen karakter, uitdagingen en oplossingen.

• Operationele cashflow
  De cashflow die volgt uit de dagelijkse bedrijfsvoering. Bestaat hoofdzakelijk uit de EBITDA en mutaties in het werkkapitaal. Werkkapitaal is de cash die kortlopend ‘vast’ zit in je balans; denk aan kortlopende schulden aan crediteuren of de fiscus, vorderingen op debiteuren en voorraden. 
• Investeringskasstroom
  De cashflow om investeringen te doen die voor een langere periode nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering, denk aan de aanschaf van activa. Hiertoe rekenen we ook de kasstroom die ontstaat door het rendement op investeringen; denk aan rente op uitgaande leningen en de verkoop van activa.
• Financieringskasstroom
  Deze kasstroom hangt samen met financieringen die aangetrokken worden. Het gaat om de inkomende financiering én om de uitgaande rente en aflossingen. 

5 oorzaken van cashflow problemen

Cashflow problemen kunnen op veel verschillende manieren veroorzaakt worden. Soms is deze oorzaak makkelijk te identificeren; een grote klant valt weg of een essentiële leverancier verkort de betalingstermijn. Zeker in het MKB kunnen dit soort gebeurtenissen grote impact hebben.

Er zijn echter ook oorzaken die minder voor de hand liggen. In de praktijk zien we dat deze problemen vaak lang voortslepen en pas opgelost worden als er een cash tekort ontstaat. Hieronder beschrijven we vijf oorzaken die we vaak tegenkomen.

1. Seizoenspatronen

Als je aan bedrijven met een seizoenspatroon denkt, liggen een aantal bedrijfstypes voor de hand. De evenementenbranche draait op volle toeren tijdens de lente en zomer en kent een laagseizoen in de winter en herfst. Veel kledingbedrijven werken met twee collecties per jaar en moeten de productie voorfinancieren.

Maar eigenlijk heeft elk bedrijf in enige mate een seizoenspatroon, ook al ligt deze niet altijd zo voor de hand als de eerdergenoemde voorbeelden. Neem een zakelijk dienstverlener als voorbeeld: in mei moet er vakantiegeld betaald worden, in juli de btw-aangifte over het tweede kwartaal en precies in deze periode wordt veruit het meeste verlof opgenomen.

Dit zorgt in de zomermaanden bijna gegarandeerd voor krapte in de operationele kasstroom. Het is daarom belangrijk dat je als organisatie je eigen seizoenspatroon identificeert zodat je er actie op kunt ondernemen.

In de maanden met een krappe operationele kasstroom is het belangrijk om de andere twee kasstromen daarop af te stemmen. Je kan bijvoorbeeld de investeringskasstroom klein houden door grote investeringen uit te stellen of mogelijke tekorten opvangen door financiering aan te trekken. Dit hoeft niet altijd een grote lening te zijn, wat we in de praktijk vaak zien is het gebruik van rekening courant kredieten (rood staan) bij de bank in de krappe maanden.

2. Oplopende voorraad

Vooral bij groeiende productie- en handelsbedrijven kan de voorraad snel oplopen, het is een van de belangrijkste oorzaken van cashflow problemen in deze sector.

Neem als voorbeeld een productiebedrijf: grondstoffen worden ingekocht om goederen te produceren. In veel gevallen liggen deze producten eerst een tijd in het magazijn voordat ze verkocht worden, tevens moet na levering de factuur nog worden betaald. Dit zorgt voor een relatief lange cash conversion cycle. Met andere woorden: de periode tussen de initiële inkoop en de daadwerkelijke betaling door de uiteindelijke klant.

Importeer je bijvoorbeeld materialen met een lange levertijd? Dan heb je waarschijnlijk een lange cash conversion cycle. De levering van de materialen duurt lang en dus loont het om de container zo vol mogelijk te laden. Zo zit er altijd veel cash vast in het werkkapitaal, in deze context: de lopende verzendingen en voorraad in het magazijn.

Door deze krapte in de operationele kasstroom kan het lastig zijn om hard te groeien, zeker als grote investeringen nodig zijn om het productieproces op te schalen. In dit geval moeten de operationele- en investeringskasstromen ondersteund worden door voldoende financiering.

Tip: door meer op voorraad te houden kun je sneller leveren als klanten bestellen. Maar met meer voorraad zit er ook meer cash ‘vast’ in het werkkapitaal. Bij RS Finance helpen we je graag de juiste balans te vinden.

3. Grote investeringen

Als een bedrijf grote investeringen nodig heeft om de bedrijfsvoering op te schalen, heeft dit meestal een sterke invloed op de kasstroom. Investeringen kunnen worden gedaan met eigen of met geleend geld, beide opties hebben hun eigen aandachtspunten.

Indien je de investeringen met eigen geld betaalt, is dit vaak een grote hap uit de liquide middelen. Deze investeringen verschijnen als activa op de balans en raken de winst en verliesrekening alleen in de vorm van afschrijvingen. Het is daarom zaak dat er ook op de balans wordt gestuurd om te voorkomen dat de financiële situatie verkeerd in wordt geschat. Investeringen met eigen vermogen zijn vrij van rente en daarmee goedkoper. Wanneer er te veel met eigen geld wordt geïnvesteerd kan het echter lastig zijn om voldoende reserves en werkkapitaal aan te houden.

Er zijn ook goede redenen om te kiezen voor geleend geld, zo zorg je ervoor dat voldoende werkkapitaal beschikbaar blijft. Vreemd vermogen zie je vaak voorkomen in kapitaalintensieve sectoren als productie en vastgoed. Hoewel dit de initiële druk op de liquide middelen wegneemt, blijft het maandelijks invloed hebben in de vorm van aflossingen en rente. Het is daarom belangrijk om de juiste financiering aan te trekken.

4. Verkeerd gestructureerde leningen

Wanneer je een langlopende financiering aantrekt, is het belangrijk dat deze goed aansluit bij de beoogde investering. De rente en aflossingen moeten te betalen zijn vanuit de lopende bedrijfsvoering en de aflossingsperiode moet aansluiten bij de verwachtte looptijd van de investering.

Neem een vastgoedbedrijf als voorbeeld: er wordt financiering aangetrokken om vastgoed aan te kopen en te verhuren. Idealiter dekken de huurinkomsten de aflossingen, rente, overige kosten en wordt er een veilige marge gemaakt om onverwachte leegstand, onderhoud of prijsstijgingen op te vangen. Als de financiering hier echter niet goed op aansluit, kunnen cashflow problemen ontstaan. Door de hoge aflossingsdruk kunnen onverwachte uitgaven niet met de beschikbare liquide middelen gedaan worden.

In het slechtste geval kan de aflossing zelfs hoger worden dan de huurinkomsten, bijvoorbeeld bij een te korte looptijd. Als de looptijd van de financiering te kort is, bestaat namelijk het risico dat er bij een tussentijdse herfinanciering een hogere rente moet worden betaald.

We nemen vastgoed als voorbeeld omdat deze sector een relatief overzichtelijke bedrijfsvoering kent; het is redelijk goed te voorspellen hoeveel er elke maand in- en uitgaat. Bij investeringen in machines wordt het al complexer. Het is zaak dat de financiering ondersteund wordt door een grondig uitgewerkte business case om te voorkomen dat de cashflow onnodig onder druk komt te staan.

5. Het werkkapitaal neemt toe

We hebben eerder al een oplopende voorraad behandeld, dat is een specifiek onderdeel van het werkkapitaal. Niet elk bedrijf houdt voorraden aan. Net zoals er geld ‘vast’ kan zitten in de voorraad en lopende verzendingen kan het ook in vastzitten in debiteuren of andere vorderingen.

Neem een dienstverlenende organisatie als voorbeeld; werknemers verdienen een salaris en daar tegenover staat dat ze declarabele uren werken. Normaal gesproken krijgen de medewerkers hun salaris betaald in dezelfde maand dat de declarabele uren zijn gemaakt. In een eerdere blog gingen we al in op het Onderhanden Werk; uren die gewerkt maar nog niet gefactureerd zijn. Door snel te factureren, worden de uren sneller omgezet in cash en dat leidt tot een korte cash conversion cycle.

Daarna moeten de verzonden facturen nog betaald worden. Idealiter betalen alle klanten binnen de afgesproken termijn, maar de ervaring leert echter dat dit lang niet altijd het geval is. Dat betekent dat er al snel twee tot drie salarisrondes zijn geweest voordat de klant betaalt en er ontvangsten tegenover de uitgaven staan. Zeker bij groeiende organisaties kan dit grote impact hebben op de cashflow; omdat je eerst medewerkers moet aannemen, inwerken en betalen voordat ze cash beginnen te genereren, ben je constant aan het voorfinancieren.

Dit is inherent aan groeien als dienstverlener. De groeipijnen kunnen worden verzacht door een goede financiële planning te maken en gedisciplineerd om te gaan met de rest van het werkkapitaal. Je kan bijvoorbeeld je cash conversion cycle aanzienlijk verkorten door met voorschotten of automatische incasso te werken. Ook loont het om gedisciplineerd debiteurenbeheer uit te voeren, tools als Payt kunnen dit proces grotendeels geautomatiseerd uitvoeren. Een andere optie is factoring, dit is een dure maar effectieve versnelling van je cash conversion cycle.

Zo kan je zorgen dat cash eerder op je rekening staat en je het eerder aan het werk kan zetten. Tegelijkertijd kan je aan de crediteurenkant natuurlijk ook voor verlichting zorgen. De ervaring leert dat een goed gesprek met je grootste leveranciers vaak tot een (tijdelijke) verruiming van de betaaltermijn kan leiden.

Wat is de oplossing bij cashflow problemen?

Over de beste oplossing voor cashflow problemen kunnen we kort zijn: meer winst maken. Dit is kort door de bocht, desalniettemin is het vaak de eerste vraag die je jezelf als ondernemer met cashflow problemen stelt; is er een manier waarop ik, al dan niet voor de korte termijn, meer omzet kan genereren of in de kosten kan snijden?

Het kan natuurlijk nooit kwaad om die vraag te stellen en de impact kan significant zijn. In de praktijk zien we echter vaak dat er meer maatregelen nodig zijn om het tij te keren. Het is daarbij belangrijk om te beseffen dat meer omzet niet direct gelijk staat aan meer cash. Zoals we hiervoor beschreven, zorgt groei er vaak voor dat er meer cash in het werkkapitaal blijft vastzitten.

Als je naar een oplossing voor je cashflow problemen zoekt, is het belangrijk om te identificeren in welk onderdeel van de cash conversion cycle de vertraging ontstaat en wat ervoor nodig is om dit onder controle te houden. Elk bedrijf heeft een uniek verloop van de kasstromen en het verschilt per bedrijfstype en -fase welke drivers de meeste invloed hebben. Om tot een oplossing te komen, is het daarom zaak om eerst te bepalen wat voor jouw bedrijf het belangrijkste is. Hierbij geldt: meten is weten.

De eerste stap in dit proces is het opstellen van een kasstroomoverzicht van de afgelopen maanden. Vervolgens kan je aan de hand van deze uitkomsten een prognose voor de komende maanden maken. De ervaring leert dat er in het opstellen van deze prognose al snel duidelijk wordt welke drivers er voor jouw bedrijf het belangrijkste zijn. Het is altijd aan te raden om dit samen met een expert te doen. Daar helpen we je graag mee bij RS Finance. We stellen de juiste vragen, delen praktische inzichten en helpen je vooruit te kijken, om verrassingen te voorkomen.

Benieuwd hoe de unieke kasstromen van jouw organisatie eruit zien?
Vul online je gegevens in, dan nemen we contact met je op!