Live inzicht in efficiënte werkuren vanuit NMBRS

Hoe krijg je een veel beter beeld van de werkbare uren van je werknemers? We ontwikkelden hiervoor een dashboard op basis van NMBRS. Pieter van der Zijpp, BI Lead bij The Big Data Chef, over prettig sparren met de klant over het laatste puzzelstukje voor zicht op de operatie.

Onlangs ontsloten we voor het eerst NMBRS-data voor NDI ICT Solutions, een middelgrote ict-service provider. Hoewel de omzet bij dit bedrijf hoog is, had de directie het gevoel dat de efficiëntie beter kon. “De operatie draaide goed maar het ontbrak de directie aan een aantal inzichten,” vertelt Pieter van der Zijpp van The Big Data Chef. “In een eerder project ontwikkelden we een uitgebreid management dashboard waarin de belangrijkste databronnen samen kwamen. NMBRS was het laatste ontbrekende puzzelstukje.”

Cijfers doen het werk

Bij kleinere ondernemingen heeft een directie doorgaans goed zicht op de operationele efficiëntie. Zodra een bedrijf groeit wordt harde data echter onmisbaar. “Je ziet bij dienstverleners vanaf circa 25 werknemers al dat er vaak weinig zicht is op wat medewerkers precies bijdragen aan de omzet.” Verminderde efficiëntie kan in kleine dingen zitten, ziet Pieter. Werknemers kunnen om verschillende redenen minder tijd schrijven of factureren. “Als je hier als leidinggevende gevoel bij krijgt, kun je erop anticiperen. Daarom is goed ontsloten, neutrale data nodig. Zo laten we de cijfers het werk doen.”

Aanvulling op dashboards

De rapportage die we ontwikkeld hebben voor NDI over gewerkte uren kijkt telkens twee weken terug. Zo kan er rekening worden gehouden met parttime dagen, een snipperdag of kortdurende uitval door bijvoorbeeld ziekte. “Voor NDI hadden we al financiële, commerciële en operationele dashboards ontwikkeld, met als basis Exact Online en Workbench. Het idee van de klant was om vervolgens de kritieke prestatie-indicatoren te baseren op roosteruren. Maar via data uit Workbench bleek het complex om de KPI’s afdoende te monitoren,” zegt Pieter. “Het zou simpel kunnen zijn als al het personeel voltijds contracten had. Maar een deel van de mensen werkt parttime of heeft bijzonder verlof. Bij grote klanten zijn roosters flexibel met veel verschillen in de bezetting en dat is in Workbench niet bij te houden. Bovendien leverde het bijhouden van de roosteruren, zoals bij deze klant gebeurde, inaccurate getallen op. Door nu ook NMBRS te koppelen boden we een specifieke oplossing: NDI had nu een sluitende norm voor het aantal geschreven uren en inzicht in de mate waarin deze declarabel en facturabel zijn.”

Bijkomende voordelen

Het benutten van NMBRS stond bij The Big Data Chef al langer in de planning. Bij NDI was er enige tijdsdruk, de behoefte aan meer inzicht in de operatie speelde namelijk al een tijdje. Door de roosters in het maatwerk voor deze klant ‘voorrang’ te geven, werd de data van deze applicatie op korte termijn beschikbaar en verhoogden we de kwaliteit van de salarisadministratie. Directieleden kregen hierdoor een accuraat inzicht in het werkbare aantal uren van hun personeel.

Een bijkomend voordeel was dat het van enorme waarde bleek te zijn voor het verkrijgen van bedrijfsinzicht en het nemen van strategische beslissingen. Andy Weers, directeur bij NDI: “Het dashboarding project met The Big Data Chef gaf ons al snel inzicht in de prestaties van ons bedrijf. Daarnaast was het voor ons ontzettend leerzaam om zo intensief na te denken over de informatie die we nodig hebben om ons bedrijf te besturen. Deze lessen hebben ons heel goed geholpen bij de keuze voor een nieuw ERP systeem, toch een leuke bijkomstigheid!”

Sparringpartner

Het is een complex project geweest, maar met een mooi resultaat, vertelt Pieter. En al drong af en toe de tijd, de samenwerking met NDI was fijn. “We werkten met nieuwe technologie en dan moet je soms geduld hebben voor het beste resultaat. Dat besefte de klant. We hadden er een goede sparringpartner aan, in een prettige sfeer deelden we ideeën en gaven we elkaar feedback. Waar we ons in dit proces konden onderscheiden: naast de techniek hebben we een brok kennis in huis over operationele data van dienstverleners. NDI had specifieke ideeën over wat ze nodig hadden, en daar voegden wij veel van onze input aan toe. Dat werkt heel prettig.”

Meer informatie?

Behoefte aan inzicht in de efficiëntie van jouw organisatie en benieuwd wat we hierin kunnen betekenen? Neem vooral contact met ons op voor een live demo!