Omzet per opdrachtgever inzichtelijk maken – zonder je systemen om te gooien

Stel: je verkoopt voor meerdere opdrachtgevers consumentengoederen via één webshop. Bestellingen komen binnen via Shopify, de boekhouding loopt via Exact Online, en de koppeling daartussen werkt prima. Maar weet je op elk moment welk deel van je omzet bij welke opdrachtgever hoort? Voor veel e-commerce bedrijven met dit model is dat verrassend lastig. Niet omdat de systemen tekortschieten, maar omdat ze niet zijn ingericht op hoe het businessmodel écht werkt.

In deze case laten we zien hoe één slimme aanpassing in de systeeminrichting een einde maakte aan jarenlang handmatig Excel-werk.

Een prima koppeling, met een blinde vlek

Onze klant is actief in e-commerce en productmarketing. Tijdens campagnes verkoopt het bedrijf consumentengoederen van grote opdrachtgevers rechtstreeks aan particulieren. Eén verkoopkanaal, meerdere merken en opdrachtgevers op de achtergrond.

De technische basis stond. Shopify als e-commerceplatform, Exact Online voor de financiële administratie, en een werkende koppeling daartussen. Bestellingen kwamen binnen en werden correct geboekt.

Het knelpunt zat in de factuurstroom. Verkoopfacturen gaan naar consumenten, niet naar de opdrachtgevers achter de campagnes. En dat is logisch, want zo werkt het businessmodel. Maar het betekende wel dat in Exact Online nergens zichtbaar was welk deel van de omzet bij welke opdrachtgever hoorde.

Juist dát inzicht is essentieel als je met meerdere merken en campagnes tegelijk werkt.

Jaren van handmatig puzzelen

Om toch grip te krijgen op de cijfers, werd er binnen de organisatie veel gewerkt met Excel. Door data uit Shopify en Exact Online naast elkaar te leggen, kon men herleiden welke omzet bij welke opdrachtgever hoorde. Het werkte – maar ten koste van veel tijd en menskracht:

• Handmatig combineren van gegevens uit verschillende systemen
• Intensief controlewerk om de cijfers kloppend te krijgen
• Tijdrovende rapportages per opdrachtgever
• Geen direct inzicht tijdens lopende campagnes

Het inzicht was er dus wel, maar alleen achteraf en na veel handwerk. Foutgevoelig, moeilijk schaalbaar en een rem op groei: elke nieuwe campagne of opdrachtgever betekende meer werk, niet minder.

De oplossing zat in de bestaande systemen

Samen met The Big Data Chef is de koppeling tussen Shopify en Exact Online herzien. Geen nieuwe tools, geen ingrijpende systeemwijzigingen. De aanpassing zat in de inrichting: boekingen in Exact krijgen nu standaard de informatie mee die nodig is om omzet aan een opdrachtgever te koppelen. Vanuit die data rapporteert een Power BI-dashboard in real time.

Het businessmodel is niet veranderd. De factuurstroom richting consumenten is niet aangepast. Maar de omzet per opdrachtgever is nu direct inzichtelijk, vanuit de systemen die er al lagen.

Wat voorheen alleen zichtbaar werd na uitgebreide Excel-analyses, is nu realtime beschikbaar.

Minder handwerk, meer grip

Dit is een patroon dat we vaker zien: organisaties met een afwijkend of creatief e-commerce model nemen aan dat handmatig werk onvermijdelijk is. Dat de systemen het nu eenmaal niet aankunnen.

Maar in de praktijk zit de oplossing zelden in nieuwe software. Meestal is het een kwestie van de bestaande techniek beter laten aansluiten op hoe het businessmodel écht werkt. Voor deze klant betekende dat een grote stap: van spreadsheetafhankelijkheid naar structureel en betrouwbaar inzicht. Dezelfde informatie als voorheen, maar zonder het intensieve handwerk.

En dat geeft ruimte om te focussen op waar het echt om draait: succesvolle campagnes en tevreden opdrachtgevers.

Herken je dit vraagstuk?

Werk je met een cloud oplossing die op de meeste vlakken prima werkt, maar ergens net niet aansluit op hoe jouw businessmodel écht in elkaar zit? Dat is een veelvoorkomend knelpunt in het MKB. We kijken graag mee waar de oplossing zit. Neem contact op.