Loonjournaalpostcontrole: wanneer ‘automatisch’ niet altijd foutloos is

In het vorige artikel uit onze Triple C’s-reeks lieten we zien hoe je met een Rekening-Courant Controle Dashboard grip houdt op onderlinge posities tussen entiteiten. In deze editie duiken we in een andere, vaak onderschatte maandelijkse controle: de aansluiting van de loonjournaalpost tussen salarisadministratie en boekhouding.

Van handwerk naar automatische koppeling

Waar de loonjournaalpost vroeger elke maand handmatig werd geboekt, werken vrijwel alle moderne salarisadministratiesystemen inmiddels met een automatische koppeling naar de boekhouding. Via een vooraf ingerichte mapping worden looncodes gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen. Zodra de salarisrun wordt gedraaid, genereert het systeem automatisch een loonjournaalpost in de financiële administratie.

Dat klinkt als een waterdicht proces. En in de meeste gevallen gaat het ook goed. Maar juist doordat het systeem zo ‘foolproof’ lijkt en grotendeels onzichtbaar op de achtergrond draait, wordt er zelden nog actief gecontroleerd.

Een fout die niemand ziet… tot het te laat is

Toch kunnen er in de praktijk fouten ontstaan. Denk aan verkeerd toegewezen looncodes, wijzigingen in de salarisstructuur die niet zijn doorgevoerd in de mapping, of verschillen tussen de administratieve inrichting van de salaris- en financiële systemen.

Het probleem? Deze fouten blijven vaak onopgemerkt tot het moment van de jaarafsluiting. Pas wanneer de cijfers gecontroleerd of geconsolideerd worden, blijkt dat de loonkosten in de boekhouding niet aansluiten op de salarisadministratie.

Het herstelproces is dan vaak tijdrovend. Financials en salarisadministrateurs spreken niet altijd dezelfde taal – letterlijk en figuurlijk. Waar de één denkt in looncodes en runs, redeneert de ander vanuit grootboekrekeningen en journaalposten. Het kost vaak veel tijd om de oorsprong van verschillen te achterhalen en de aansluiting te herstellen.

Automatische controle met The Big Data Chef

Met onze Loonjournaalpostcontrole in The Big Data Chef behoort dit probleem tot het verleden. Wij koppelen rechtstreeks met zowel Exact Online als Nmbrs en vergelijken de data volledig geautomatiseerd in een overzichtelijk Power BI-dashboard.

De controle wordt uitgevoerd op twee niveaus:

• Totaalniveau: sluit de som van alle loonjournaalposten in Nmbrs aan op de boekingen in Exact Online?
• Regelniveau: welke specifieke journaalregels wijken af, ontbreken of zijn dubbel geboekt?

Met één blik op het dashboard zie je exact welke klanten, entiteiten of periodes aandacht nodig hebben.

Minder zoeken, meer inzicht

Het dashboard geeft niet alleen inzicht in waar het misgaat, maar ook waarom. Door de data transparant naast elkaar te zetten, kunnen zowel de controller als de salarisadministrateur sneller tot de kern van het probleem komen. Geen eindeloze Excel-lijsten of handmatige exports meer, maar directe, betrouwbare controle op basis van actuele gegevens.

Zo wordt een controle die vroeger pas bij de jaarrekening plaatsvond, onderdeel van je maandelijkse routine. Zonder extra werk.

Onderdeel van de Triple C’s: Controle

Deze loonjournaalpostcontrole sluit naadloos aan bij de tweede C in onze Triple C’s: Controle. Waar de eerste C (Cashflow) draait om inzicht in liquiditeit en de derde (Consolidatie) om betrouwbare samenvoeging van cijfers, richt Controle zich op de kwaliteit en consistentie van de data waarop je vertrouwt.

Door controles zoals deze te automatiseren, leg je een stevig fundament onder al je financiële rapportages.

Meer slimme maandelijkse controles

De Loonjournaalpostcontrole is slechts één voorbeeld van hoe we met The Big Data Chef financiële processen slimmer maken. Ook andere terugkerende controles – zoals rekening-couranten, grootboek-subadministratie-aansluitingen en intercompany-transacties – kunnen we automatiseren in heldere dashboards.

Benieuwd hoe dit werkt in jouw organisatie?

Bekijk onze andere blogs in de Triple C’s-serie (filter op type ‘Data analytics’) of neem contact met ons op voor een demo van The Big Data Chef. Samen maken we jouw financiële processen efficiënter, inzichtelijker en toekomstbestendig.