Payroll update april 2026

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Attentie: wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!;
2. Belangrijk: login NMBRS verandert per 1 juli 2026 naar 2FA;
3. Financiële impact uitkering vakantiegeld;
4. HR-dienstverlening;
5. HR-Workflows in NMBRS;
6. Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen.

Attentie: wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!

De Belastingdienst stapt per 1 mei 2026 over van bank. Dat betekent dat de betaling van de loonaangifte vanaf dat moment naar een ander rekeningnummer moet. Daarom adviseren we elke werkgever om via de iDEAL / WERO optie in NMBRS te betalen, of om gebruik te maken van NMBRS Pay. Dan weet je zeker dat je de betaling naar de juiste IBAN overmaakt. Vragen over het gebruik hiervan? Bel of mail ons, we helpen je graag.

Betaal je handmatig of heb je de bedragen voor de loonheffing al het hele jaar klaargezet in de bank? Let dan extra goed op de signalen die je vanuit NMBRS ontvangt. Hier staan de juiste betaalgegevens en -kenmerken altijd in vermeld.

Houd er ook rekening mee dat deze wijziging voor internetcriminelen het ideale moment is om phishing mails rond te sturen of betalingen te verkrijgen door zich voor te doen als de Belastingdienst. Krijg je een verdachte mail vanuit de Belastingdienst of namens RS Finance? Wees dan extra alert.

Belangrijk: login NMBRS verandert per 1 juli 2026 naar 2FA

Per 1 juli 2026 introduceert NMBRS verplicht 2-factor authenticatie (2FA). Dit geldt voor alle logins (ook van ex-werknemers). Dat betekent dat je straks niet meer kunt inloggen met alleen jouw wachtwoord. NMBRS voert dit door om te waarborgen dat alle persoonsgevoelige informatie nog beter beveiligd is. Zorg ervoor dat je dit hebt geregeld vóór 1 juli, anders heb je (tijdelijk) geen toegang, je leest hieronder hoe je dit doet.

Het stappenplan is anders voor gebruikers die al wel met 2FA werken dan voor gebruikers die dit nog niet doen. Voor gebruikers die al gebruik maken van 2FA vervalt straks deze manier van inloggen. Voor zowel bestaande als nieuwe gebruikers vind je hier de benodigde stappen terug. Onderin voorgenoemd artikel vind je ook de meest voorkomende technische vragen terug. Let op: bij het instellen/wijzigen van de 2FA krijg je een mail van do.not.reply@mail.connect.visma.com die regelmatig in de spambox belandt.

In deze demo zie je terug hoe je de 2FA wijzigt of instelt. Lukt het instellen niet (ook niet met behulp van de artikelen)? Neem dan direct contact op met NMBRS via 085-8889960. Er wordt dan gevraagd naar het domein, dit is “rs-finance.nmbrs.nl”.

Financiële impact uitkering vakantiegeld

In mei wordt aan de meeste werknemers het gereserveerde vakantiegeld uitbetaald. De periode waarin het vakantiegeld wordt uitgekeerd resulteert in hogere (sociale) lasten voor de werkgever. Daarom zal de salarisbetaling over mei netto hoger uitvallen dan gebruikelijk en zal de loonaangifte over mei voor veel werkgevers een hoger te betalen bedrag tot gevolg hebben. Let op: de loonaangifte over mei wordt pas in juni ingediend.

Voorgenoemde piek in lasten is niet van toepassing als binnen jouw organisatie het vakantiegeld standaard maandelijks in plaats van jaarlijks uitgekeerd wordt of als er bij Cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken gelden voor (de periode van) de uitbetaling van het vakantiegeld. Voor werknemers heeft de jaarlijkse uitkering vakantiegeld impact op de inkomstenbelasting. In dit artikel lees je daar meer over.

HR-dienstverlening

Naast advisering over cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR-Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken.

Interesse in onze HR-diensten? Neem dan contact met ons op!

HR-Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR-Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS-Workflows).

Via HR-Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer. Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gewaarborgd wordt.

Via ESS-Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht. Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Stuur ons vrijblijvend een bericht.

Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2026) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2025. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren.

De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen en de werknemer moet in de gelegenheid zijn geweest op het verlof op te nemen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

___________________________________________________________________________

1. Important: IBAN change for the Dutch Tax and Customs Administration as of 1 May 2026!;
2. Note: 2FA mandatory for NMBRS as of the 1st of July 2026;
3. Payment of accrued holiday allowance;
4. HR services;
5. HR workflows in NMBRS;
6. Statutory leave: expiration date and associated obligations.

Important: IBAN change for the Tax and Customs Administration as of 1 May 2026!

The Dutch Tax and Customs Administration will be switching banks as of the 1st of May, 2026 (source available in Dutch only). This means that starting on that date, payroll tax payments must be made to a different IBAN. We therefore advise every employer to pay via the iDEAL / WERO option in NMBRS or to use NMBRS Pay. That way, you can be sure that your payment is going to the correct IBAN. Questions about how to use these options? Call or email us; we’re happy to help.

Are you making payments manually or did you prepare all payments already? If so, pay close attention to the notifications you receive from NMBRS. These always contain the correct details.

Also keep in mind that this change presents the perfect opportunity for cybercriminals to send out phishing emails or obtain payments by impersonating the Dutch Tax and Customs Administration (source available in Dutch only). If you receive a suspicious email from the Tax and Customs Administration or on behalf of RS Finance, please be extra cautious.

Note: 2FA mandatory for NMBRS as of the 1st of July 2026

As of July 1st, 2026, NMBRS will require two-factor authentication (2FA). This applies to all logins (including those of former employees). This means that you will no longer be able to log in using only your password. NMBRS is implementing this to ensure that all sensitive personal information is even more securely protected. Make sure you have this set up before July 1st, otherwise you will (temporarily) lose access.

The step-by-step guide differs for users who already use 2FA and those who do not. For users who already use 2FA, this login method will soon be discontinued. Both existing and new users can find the necessary steps here (available in Dutch only). At the bottom of this article, you’ll find the most common technical questions. Note: When setting up or changing your 2FA, you will receive an email from do.not.reply@mail.connect.visma.com, which often ends up in your spam folder.

In this demo (available in Dutch only) you’ll see how to change or set up 2FA. If you’re unable to set it up (even with the help of the articles), please contact NMBRS directly at 085-8889960. You will be asked for the domain; this is “rs-finance.nmbrs.nl”.

Payment of accrued holiday allowance

Most employers pay out the accrued holiday allowance(s) in May. This payment results in higher net wages for the employee and, therefore, higher payroll tax withholdings for the employer. In many cases, you also pay higher social security contributions during this period. These charges will therefore result in a higher amount to be paid for most employers in the payroll tax return of May (which will be submitted in June).

Note: the foregoing financial spike does not apply if the holiday allowance is paid monthly instead of annually within your company. Also, other agreements may apply to the payment of holiday allowance under a CLA or employment contract. Note that the accrued annual holiday allowance payment also affects the income taxes of employees. We elaborate on that in this article.

HR services

Besides advising on collective labor agreements, conditions of employment and their application, we offer other services in the field of HR. This includes HR automation such as linking NMBRS with external tools and software but also automation within NMBRS of leave, reports & dashboarding, and HR Workflows, among others.

In addition to HR automation, we also offer ongoing subscription-based HR support in day-to-day HR work such as mutating portals, onboarding and offboarding employees, and completing HR formats.

Finally, we offer various HR consulting services such as the drafting of legal documents (employment contracts, employee handbooks and settlement agreements), screenings and checks for laws and regulations, onboarding processes with start-up employers and complex payrolls, and scope reviews.

Interested in our HR services? If so, feel free to contact us!

HR Workflows in NMBRS

Within NMBRS it is possible to automate various HR processes. This is possible through HR Workflows and Employee Self Service Workflows (ESS Workflows).

Via HR Workflows it is possible, among other things, to onboard, offboard, and renew employment via NMBRS. Templates can also be created for employment contracts, wage tax rebate forms, and employer statements. Documents can then be generated where NMBRS itself fills in the employee and salary data in the documents. After this, the documents can be signed in NMBRS by both parties. After signing, the signed document is automatically uploaded in the employee file. This saves a lot of mails back and forth, and the personal data remain in the NMBRS cloud, thus better safeguarding the GDPR.

Through ESS Workflows, employees can change their IBAN, address, personal details, and payroll deductions. Data enters the payroll system after approval by an (HR) manager and the payroll processor. We can adapt all workflows to the employer’s requirements.

Curious about the possibilities? Feel free to send us a message.

Statutory leave: expiration date and associated obligations

At the end of the 2nd quarter (end of June 2026), the remaining accrued statutory leave from 2025 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, employee handbook, or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing.

The communication must meet specific conditions, and the employee should have been able to take the leave, otherwise the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued.

Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary, so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner about the expiration of these statutory hours.