Payroll update augustus 2024

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. eHerkenning en ketenmachtiging(en);
2. De ketenregeling van arbeidsovereenkomsten;
3. Subsidieregeling Praktijkleren;
4. Verplichte brancheregelingen en cao’s.

eHerkenning en ketenmachtiging(en)

Sinds 2018 is voor steeds meer diensten eHerkenning benodigd. eHerkenning is een inlogmiddel waarmee je als bedrijf beveiligd kunt inloggen bij diverse (overheids)dienstverleners. Je kunt het zien als een soort DigID, maar dan de bedrijfsvariant. Het gros van onze klanten heeft deze al, omdat het UWV als een van de eerste instanties met eHerkenning niveau 3 (EH3) ging werken.

Heb je nog geen eHerkenning? Dan kun je deze via één van de zes erkende leveranciers aanschaffen. RS Finance kan namens jouw organisatie bepaalde zaken alleen nog uitvoeren via een ketenmachtiging. Met een ketenmachtiging machtig je RS Finance om toegang te krijgen tot bepaalde zaken (van bijvoorbeeld de pensioenuitvoerder of de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Een ketenmachtiging vraag je bij jouw eHerkenning leverancier aan, daarbij geef je de instantie aan waarvoor je RS Finance I B.V. (KvK: 56741154) als intermediair wenst te machtigen. Een ketenmachtiging tot stand brengen verschilt per leverancier, we adviseren je daarom contact te leggen met uw eHerkenning leverancier bij het aanvragen van een ketenmachtiging. RS Finance heeft Reconi als leverancier, als je ook Reconi hebt dan kun je via deze link de ketenmachtiging tot stand te brengen. Deze link werkt uiteraard niet als je een andere leverancier hebt voor de eHerkenning.

Let op: heb je meerdere entiteiten/bedrijven waarvoor wij zaken (gaan) verzorgen? Dan dien je voor iedere entiteit een ketenmachtiging te realiseren. De ketenmachtiging kun je voor meerdere diensten tegelijk aanvragen. We adviseren klanten niet om een intermediair zomaar voor alles te machtigen. Meer rechten betekent ook meer kans op foutgevoeligheid.

Vragen over eHerkenning of de ketenmachtiging? Neem gerust contact met ons op.

De ketenregeling van arbeidsovereenkomsten

Bij wet geldt dat een werknemer maximaal drie tijdelijke arbeidsovereenkomsten mag krijgen die tezamen niet meer dan 36 maanden (3 jaar) bedragen. Voor iedere 4e verlenging óf bij iedere verlenging waarmee de 36 maanden wordt overschreden geldt vanaf de ingangsdatum van dát contract een contract voor onbepaalde tijd (ondanks dat er in het contract zelf een andere tekst is opgenomen). Dit wordt officieel “de ketenregeling” genoemd en in de volksmond ook wel “de contractketen”. Tussenpozen van 6 maanden of minder tussen arbeidsovereenkomsten worden beschouwd als periodes die binnen de ketenregeling vallen en tellen dus mee voor de voorgenoemde 36 maanden. Als iemand tussentijds langer dan 6 maanden uit dienst is geweest vangt er bij herindiensttreding een nieuwe ketenregeling aan.

Er zijn een aantal aandachtspunten bij de ketenregeling:

1. De ketenregeling kan afwijken qua duur en/of aantal arbeidsovereenkomsten als er een Cao voor het bedrijf geldt.
2. Bij opvolgend werkgeverschap wordt de al bestaande ketenregeling overgenomen.
3. Van werknemers die in dienst treden nadat ze dezelfde werkzaamheden als uitzendkracht hebben uitgevoerd geldt dat de uitzendperiode bij het bedrijf meetelt in de 36 maanden van de ketenregeling.
4. Heeft een werknemer een werkvergunning voor een bepaalde tijd? Dan kan de arbeidsovereenkomst niet langer duren dan deze periode. De arbeidsovereenkomst moet afgestemd zijn op deze periode.
5. De ketenregeling geldt niet voor stagiaires en overeenkomsten op basis van BBL-trajecten.
6. De ketenregeling geldt ook voor niet werknemers die jonger dan 18 jaar zijn én gemiddeld maximaal 12 uur per week werken.
7. Er geldt uiteraard géén ketenregeling als u slechts één arbeidsovereenkomst aangaat met de werknemer. De periode van 36 maanden gaat dan ook niet op (geldt alleen bij een keten van contracten). U mag een eerste bepaalde tijd contract dus voor langer dan drie jaar aangaan mits de duur van de arbeidsovereenkomst correct is opgenomen in het contract. Iedere arbeidsovereenkomst hierna wordt dan wel een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (want vanaf twee arbeidsovereenkomsten spreken we van een ketenregeling).

Vragen over de ketenregeling en (het juist opstellen van) arbeidsovereenkomsten? Onze HR-consultants helpen je graag!

Subsidieregeling Praktijkleren

Heb je leerlingen of studenten in dienst of in dienst gehad gedurende het schooljaar van 2023 – 2024? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor de Subsidieregeling Praktijkleren, dit is een tegemoetkoming voor kosten die jij als leerbedrijf maakt voor de begeleiding van de leerling/student. De hoogte van deze subsidie bedraagt maximaal €2.700,- voor een volledig schooljaar. De voorwaarden zijn per opleidingsniveau verschillend. Tot en met 17 september kan de subsidie worden aangevraagd. Let erop dat we per heden een ketenmachtiging nodig hebben om deze dienst voor onze klanten uit te kunnen voeren. Meer daarover lees je in de paragraaf “eHerkenning en ketenmachtiging(en)”. Indien je hierover vragen hebt of als je hulp nodig hebt bij de aanvraag, dan horen we dat graag.

Verplichte brancheregelingen en cao’s

Naast de Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht bestaan er collectieve arbeidsovereenkomsten (afgekort “cao’s”). Collectieve arbeidsovereenkomsten zijn leidend en hebben qua afspraken voorrang op de Nederlandse wet- en regelgeving. Als er iets niet is opgenomen in een cao, dan geldt de Nederlandse wet- en regelgeving. Vaak zijn cao-afspraken gunstiger voor werknemers qua arbeidsvoorwaarden. In de cao worden ook de brancheregelingen opgenomen zoals pensioen, verzekeringen e.d.

Er bestaan ondernemings-cao’s en bedrijfstak-cao’s. Ondernemings-cao’s zijn cao’s die door een onderneming zelf zijn opgericht. Een bekend voorbeeld hiervan is de KLM Groep met hun eigen KLM-cao’s. Bedrijfstak-cao’s zijn cao’s die gelden voor werkgevers die meer dan 50% van hun winst genereren uit bedrijfsactiviteiten binnen een speciale branche of sector. De verplichtstelling van deze cao wordt “de werkingssfeer” genoemd. Voorbeelden van werkgevers die onder de werkingssfeer van een bedrijfstak-cao vallen zijn o.a. werkgevers in de bouw, metaal en techniek of bijvoorbeeld de horeca. Als je onder de werkingssfeer valt ben je bij wet verplicht om die cao te hanteren en juist toe te passen. Bij het niet volgen van de cao loop je een groot risico, omdat de verloning dan altijd onjuist is. Naast dat werknemers diverse claims kunnen opleggen, controleren ook pensioenuitvoerders, branche instanties en bijvoorbeeld de Belastingdienst hierop. Bij verkeerde toepassingen kun je tot jaren terug aangeslagen worden voor diverse zaken, met grote financiële gevolgen. Het is daarom altijd raadzaam om bij twijfel een werkingssfeeronderzoek te laten uitvoeren.

Binnen RS hebben wij diverse HR-consultants die dit voor werkgevers kunnen uitvoeren. Ook als de bedrijfsactiviteiten drastisch veranderen raden we dit sterk aan. Een wijnproducent die structureel is veranderd naar een proeflokaal gaat bijvoorbeeld van de cao drankindustrie en -groothandel naar de horeca cao. Voor deze cao’s gelden compleet verschillende arbeidsvoorwaarden, pensioenen en werkgeverslasten. Trek dus altijd aan de bel als de bedrijfsactiviteiten structureel veranderen, zodat we tijdig met je mee kunnen kijken naar de juiste toepassing van cao’s.

Vragen over werkingssfeeronderzoeken, cao’s en de werking hiervan? Leg gerust contact met jouw relatiebeheerder of salarisadviseur!

___________________________________________________________________________

1. eHerkenning and chain authorisations (“ketenmachtigingen”);
2. Consecutive employment contracts (“chain of contracts”);
3. Subsidy Practice-Based Learning (“Subsidieregeling Praktijkleren”);
4. Compulsory sector regulations and collective labour agreements.

eHerkenning and chain authorisations

Since 2018, more and more services require eHerkenning. eHerkenning is a login tool that allows you as a company to log in securely at various (government) service providers. You can think of it as a kind of DigID, but the business version. The majority of our customers already have it, because the Employee Insurance Agency (UWV) was one of the first agencies with eHerkenning - level of assurance 3 (EH3).

Don't have eHerkenning yet? Then you can purchase it through one of the six approved suppliers. RS Finance can only perform certain tasks on behalf of your organization through chain authorisation. With chain authorisation you authorise RS Finance to gain access to certain matters (from, for example, the pension administrator or the Netherlands Enterprise Agency). You request a chain authorisation from your eHerkenning supplier, indicating the entity for which you want to authorise RS Finance I B.V. (CoC: 56741154) as an intermediary. Establishing a chain authorisation differs per supplier, we therefore advise you to contact your eHerkenning supplier when requesting a chain authorisation. RS Finance has Reconi as a supplier, if you also have Reconi then you can use this link to establish the chain authorisation. This link obviously does not work if you have a different supplier for eHerkenning.

Please note: do you have multiple entities/companies for which we (will) take care of services? Then you need to realize a chain authorisation for each entity. You can apply for chain authorisation for multiple services at the same time. We advise clients not to authorise an intermediary for just everything. More rights also result in more risk of error.

Questions about eHerkenning or chain authorisation? Feel free to contact us.

Consecutive employment contracts ( “chain of contracts”)

By law, an employee may have a maximum of three temporary employment contracts that together do not exceed 36 months (3 years). For every fourth extension or for every extension exceeding 36 months, a contract for an indefinite period applies from the effective date of that contract (despite the fact that the contract itself contains a different period). This is officially called "the chain of consecutive contracts" and colloquially called "the contract chain". Intervals of 6 months or less between employment contracts are considered periods that fall within the chain rule and thus count toward the 36 months. If a person has been out of service for more than 6 months, a new contract chain starts when he or she is re-employed.

There are several points of interest regarding the contract chain:

1. The contract chain may deviate in terms of duration and/or number of employment contracts if a collective labour agreement (CLA) applies to the company.
2. In case of successive employment, the already existing contract chain is adopted.
3. For employees who enter into service after having performed the same work as a temp, the temporary employment period with the company counts in the 36 months of the chain rule.
4. Does an employee have a fixed-term work permit? Then the employment contract cannot exceed this period. The employment contract must be tailored to this period.
5. The contract chain does not apply to interns and agreements based on BBL trajectories.
6. The contract chain also does not apply to employees who are younger than 18 years of age and on average work a maximum of 12 hours per week.
7. There is obviously no contract chain if you only enter into one employment contract with the employee. The period of 36 months does not apply (only applies to a chain of contracts). You may enter a first fixed-term contract for longer than three years provided that the duration of the employment contract is correctly included in the contract. Each employment contract thereafter does become an employment contract for an indefinite period (because as of two employment contracts, there is a chain of contracts).

Questions about the contract chain and (the correct drafting of) employment contracts? Our HR consultants are happy to help!

Subsidy Practice-Based Learning (“Subsidieregeling Praktijkleren”)

Did you employ trainees or students during the school year of 2023 - 2024? Then you may be eligible for the Subsidy Practice-Based Learning, this is an allowance for costs you incur as a learning company during the supervision of the trainee/student. The amount of this subsidy is €2.700,- for a full school year (max). The terms and conditions are different for each level of education. Please note that as of now, we require chain authorization to perform this service for our customers. You can read more about this in the section "eHerkenning and chain authorisations". If you have any questions about this or if you need help with the application, we would be happy to hear from you. If you have any questions about this or if you require help with your application, please let us know.

Compulsory sectoral regulations and and collective labour agreements

In addition to Dutch labour law laws and regulations, there are collective labour agreements (abbreviated "CLA" or in Dutch: “CAO”). Collective labour agreements are leading and take precedence over Dutch laws and regulations in terms of agreements. If something is not included in a collective labour agreement, Dutch laws and regulations apply. Collective labour agreements are often more favorable to employees in terms of employment conditions. The collective labour agreement also includes (sectoral) regulations such as pension, insurance, etc.

There are company collective labour agreements and sectoral collective labour agreements. Company collective agreements are collective agreements established by a company itself. A well-known example is the KLM Group with their own KLM collective agreements. Sectoral collective agreements are collective agreements that apply to employers who generate more than 50% of their profits from business activities within a special industry or sector. The compulsory nature of a collective labour agreement is referred to as its "scope". Examples of employers that fall under the scope of a sectoral collective labour agreement include employers in construction, metal and engineering or, for example, the hospitality industry. If you fall under the scope, you are required by law to use and correctly apply that collective labour agreement. If you don't follow the collective labour agreement, you run a great risk, because the remuneration will always be incorrect. In addition to the fact that employees can impose various claims, pension providers, industry bodies and, for example, the Dutch Tax and Customs Administration (Belastingdienst) also monitor this. In case of incorrect applications, you can be charged for various things up to years back, with major financial consequences. It is therefore always advisable to have a CLA scope study carried out when in doubt.

Within RS we have several HR consultants who can perform this for employers. We also strongly recommend this when business activities change drastically. For example, a wine producer who has structurally changed to a tasting room goes from the collective labour agreement for the beverage industry and wholesale trade to the collective labour agreement for the hospitality industry. Completely different working conditions, pensions and employer charges apply to these collective agreements. So always raise the alarm if business activities change structurally, so that we can look with you promptly at the correct application of collective labour agreements.

Questions about scope studies, collective labour agreements and their operation? Feel free to contact your relationship manager or salary advisor!