Payroll update december 2024: aandachtspunten voor de jaarwissel

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Algemeen;
2. Belangrijk: planning salarisverwerking december 2024;
3. 30%-regeling;
4. Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen);
5. Minimumuurlonen;
6. Lunchregeling;
7. Reiskosten;
8. Thuiswerkvergoeding;
9. Pensioen: Wet herziening bedrag ineens;
10. Verlofmodule;
11. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2024 (WBSO) en eindafrekening;
12. Werkkostenregeling 2025;
13. Whk-beschikking 2025;
14. Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling.

Algemeen

In de Nieuwsbrief Loonheffingen en bijlagen communiceert de Belastingdienst jaarlijks de belangrijkste wetswijzigingen met betrekking tot salarisverwerking en werkgeverslasten. In deze blog willen we je informeren over de belangrijkste wetswijzigingen die per 2025 gaan komen. Lees de punten die voor jouw werknemers gelden aandachtig door, zodat je niet voor (financiële) verrassingen komt te staan.

Belangrijk: planning salarisverwerking december 2024

December is een maand waarin vrijwel alle werkgevers eerder betalen wegens kerst. Daarnaast zijn er altijd veel mutaties en extra runs. Deze uitgebreide payroll update met aandachtspunten toont dat wel aan. Om die reden is het belangrijk dat we de input tijdig en volledig ontvangen. We kunnen een tijdige run garanderen als je de mutaties op uiterlijk maandagochtend 16 december aanlevert. Als dit niet haalbaar is, dan adviseren we je een planning af te stemmen met jouw vaste salarisverwerker zodat je de salarissen tijdig kunt betalen.

Heb je normaal gesproken 2 (of meer) runs per periode? Zorg dan dat je de verwerking van deze extra runs goed afstemt met jouw salarisverwerker. Zo dragen we er samen zorg voor dat iedereen tijdig en correct krijgt uitbetaald.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling? Houd er rekening mee dat per 2025 de criteria en voorwaarden van de 30%-regeling veranderd worden, en dat jouw werknemer(s) mogelijk meer moet(en) gaan verdienen om (optimaal) te blijven voldoen aan de criteria voor de 30%-regeling!

Werknemers met een 30%-regeling moeten in 2024 tenminste €46.107,- aan fiscaal loon overhouden na aftrek van de 30%-regeling. Dit staat gelijk aan (afgerond) €3.843,- per maand. Voor een werknemer met het verlaagde looncriterium (jonger dan 30 jaar, mastertitel behaald én de juiste aanvraag ingediend) staat dit bedrag gelijk aan €35.048 per jaar (€2.921,-). Per 2027 zijn de ondergrenzen afhankelijk van de ingangsdatum van de (huidige) 30%-beschikking en de ingang van de forfaitaire toepassing. Voor werknemers die een lopende beschikking in 2024 hebben welke al werd toegepast in december 2023 of eerder gelden straks andere regels dan voor werknemers van wie de lopende beschikking pas werd toegepast sinds januari 2024 of later. Voor werknemers met een beschikking vanaf 2025 of later gelden straks nog meer afwijkingen. Tussen deze drie groepen zal de toepassing van de regeling dus per 2027 anders worden. Voor 2025 en 2026 blijven voor álle werknemers met een lopende beschikking de huidige salarisnormen van kracht. Wel worden deze normen wederom per 2025 geïndexeerd. De ondergrenzen bedragen per 2025 €46.660,- (afgerond €3.889,- per maand) voor het reguliere looncriterium en €35.468,- (afgerond €2.956,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde looncriterium. Deze nieuwe ondergrenzen worden automatisch door ons verwerkt per 2025.

De eerder aangekondigde versoberingen worden per 2025 teruggedraaid en vervangen door nieuwe versoberingen. De versoberingen zijn van toepassing op alle werknemers die een 30%-beschikking hebben welke wordt toegepast vanaf januari 2024 of later. Voor hen wordt de maximale forfaitaire toepassing per 2027 verlaagd van 30% naar 27%. Voor 2025 en 2026 behoudt de regeling maximaal 30% forfaitaire toepassing. De oude salarisnormen blijven wel van kracht met een jaarlijkse indexatie.

Voor werknemers die een beschikking per 2025 of later verkrijgen worden de salarisnormen per januari 2027 flink verhoogd. De nieuwe ondergrenzen bedragen in 2027 €50.436,- (€4.203,- per maand) voor het reguliere looncriterium en €38.338,- (afgerond €3.195,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde looncriterium. Te zijner tijd zal jouw vaste salarisverwerker contact met je opnemen over de impact en mogelijkheden voor werknemers bij wie dit gaat gelden.

Voor werknemers waarvan de beschikking nog geldig is in 2024 en die de 30%-regeling uiterlijk over het laatste loontijdvak van 2023 toepasten, geldt overgangsrecht. Voor hen blijft het forfait maximaal 30% en blijven de oude (geïndexeerde) salarisnormen van toepassing gedurende de gehele looptijd van de beschikking, dus ook vanaf 2027 en later. Houd er rekening mee dat werknemers die nu gebruik kunnen maken van het overgangsrecht dit mogelijk verliezen als zij vóór 2027 overstappen naar een nieuwe werkgever of een andere entiteit binnen hetzelfde concern en dat dit dus grote financiële gevolgen kan hebben. Bij vragen hierover kun je contact leggen met onze fiscalisten.

Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen)

Voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA) en aanmerkelijk belanghouders geldt sinds januari 2024 een fiscaal loon van €56.000,- per kalenderjaar als gebruikelijk. Hierbij maakt het niet uit of je parttime of fulltime werkt. Deze €56.000,- (of €4.666,67 per maand) kan echter in een hoop gevallen alsnog te laag zijn (of voor enkelen juist te hoog). Er is vooralsnog geen nieuwe norm per 2025 aangekondigd.

Voor de toetsing van het juiste salaris voor jou als DGA of aanmerkelijk belanghouder adviseren we je contact op te nemen met onze fiscale afdeling. Zij kunnen je helpen met de vaststelling van het juiste salaris. Als je jouw salaris per januari wenst op te hogen of in een andere vorm wenst te veranderen: laat het ons dan tijdig weten. Dan passen wij dit voor je toe.

Minimumuurlonen

Sinds 2024 zijn de minimumlonen omgezet van een maandloon naar minimum uurlonen. Met ingang van januari 2025 worden de minimumlonen weer geïndexeerd. Deze houden wij per januari dan ook automatisch aan voor alle werknemer die momenteel het minimumloon verdienen. Heb je hier vragen over? Leg dan gerust contact met ons.

Lunchregeling

Heb je werknemers die (vast) mee lunchen op de zaak? Sinds januari 2024 is het belastbare bedrag €3,90 per maaltijd voor elke werknemer. Per 2025 wordt dit €3,95 per maaltijd. We passen dit automatisch aan in NMBRS voor alle werknemers die hiervan gebruik maken.

Reiskosten

Sinds januari 2024 is de maximaal toegestane netto reiskostenvergoeding verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer. Deze blijft in 2025 gelijk.

Thuiswerkvergoeding

Per januari 2025 wordt de maximaal toegestane netto thuiswerkvergoeding verhoogd van €2,35 naar €2,40 per thuiswerkdag. Voor alle klanten passen we dit automatisch per januari 2025 toe (uitgezonderd: klanten die onder een Cao vallen). Wil je dit niet? Laat het ons gerust weten.

Pensioen: Wet herziening bedrag ineens

Momenteel is het wetsvoorstel “Wet herziening bedrag ineens” door de Tweede Kamer heen. Het ligt ter beoordeling bij de Eerste Kamer. Als deze met het wetsvoorstel instemt, kunnen pensioendeelnemers vanaf 1 juli 2025 maximaal 10% van hun opgebouwde pensioenkapitaal op de pensioendatum in één keer opnemen in plaats van de verplichte periodieke uitkering. Dit betreft alleen het opgebouwde ouderdomspensioen.

Verlofmodule

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend.

Zorg er daarnaast voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2024 tijdig hebben ingediend voor het einde van het jaar én dat deze allemaal tijdig zijn goed- of afgekeurd door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2024. Het eindsaldo van 2024 zal begin januari 2025 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven.

Controleer tevens in NMBRS of de roosters van de werknemers kloppen. Anders zullen hun verlofaanvragen in NMBRS ook (sneller) niet kloppen. NMBRS neemt automatisch het geregistreerde rooster over als vrije dagen bij een ingegeven opname door de werknemer.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2024 (WBSO) en eindafrekening

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alsnog alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2024. Deze hebben wij nodig om de toegepaste WBSO over 2024 te kunnen controleren.

Om diezelfde reden vernemen wij graag of u alle S&O-uren heeft benut in 2024. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog omlaag bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2024. Na afloop van 2024 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2024 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier. De eindafrekeningen WBSO 2024 ontvangen wij graag direct na jouw ontvangst.

Als je in 2025 weer gebruik gaat maken van de WBSO, zou je ons dan de toegekende aanvragen voor 2025 zo snel mogelijk willen doorsturen? Zo kunnen wij de afdrachtsverminderingen tijdig en correct voor je toepassen.

Werkkostenregeling 2025

De vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) wordt licht verhoogd per 2025. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedraagt in 2024 1,92% opbouw over de eerste €400.000,- aan fiscaal loon en over het meerdere 1,18%. Per 2025 wordt het eerste percentage verhoogd naar 2% over de eerste €400.000,-. Het percentage over het meerdere blijft gelijk.

Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2024? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 worden opgenomen. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2024 en de hoogte daarvan.

Whk-beschikking 2025

Met het oog op 2025 heeft de Belastingdienst sinds november brieven verstuurd over de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2025 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2025 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling

Zijn jouw bedrijfsactiviteiten drastisch veranderd, en behaal je 50% van jouw winst of meer uit andere bedrijfsactiviteiten ten opzichte van voorheen? Meld dit dan bij jouw vaste salarisverwerker.

Een structurele wijziging in de aard van bedrijfsactiviteiten heeft verstrekkende gevolgen voor de salarisadministratie. Zo kunnen de sectorindeling en bijbehorende premieafdracht niet meer kloppen. Ook kan er ineens een Cao gaan gelden die voorheen niet gold of andersom. Daarnaast kunnen er ineens brancheregelingen (zoals bijvoorbeeld pensioen) van toepassing zijn die voorheen niet aan de orde waren of andersom.

Bij controle door de Belastingdienst of branche instanties kun je bij dergelijke bevindingen met terugwerkende kracht worden aangeslagen voor (andere) premieafdracht en brancheregelingen. Al met al: genoeg redenen om dit tijdig aan ons door te geven! Bij twijfel kunnen we op verzoek een werkingssfeeronderzoek uitvoeren om de risico’s en benodigde wijzigingen te inventariseren.

Vragen hierover? Neem dan gerust contact met onze HR-consultants op.

___________________________________________________________________________

1. General;
2. Important: schedule payroll processing December 2024;
3. 30% facility;
4. Customary salary scheme director-shareholder (DGA salary requirements);
5. Statutory minimum wages 2025;
6. Company lunch;
7. Travel allowance;
8. Working-from-home allowance;
9. Pension: legislative proposal “Lump Sum Revision Act”;
10. Leave dashlet;
11. Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement;
12. Work-related costs scheme 2025;
13. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2025;
14. Change in business activities and sector affiliation.

General

In the Payroll Tax Newsletter and Appendices (both documents available in Dutch only), the Dutch Tax and Customs Administration communicates the most important legislative changes related to payroll processing and employer contributions every year. In this blog we want to inform you about the most important legislative changes that will come into effect as of 2025. Please read the points which apply to your employees carefully so that you will not be faced with (financial) surprises.

Important: schedule payroll processing December 2024

December is a month when almost all employers pay earlier because of Christmas. In addition, there are always a lot of mutations and extra runs. This comprehensive blog with points of interest does demonstrate that. For this reason, it is important that we receive timely and complete input. We can guarantee a timely run if you provide the mutations no later than Monday morning, December 16. If this is not feasible, then we recommend that you coordinate a schedule with your regular payroll processor to ensure timely payment of salaries.

Do you normally have 2 (or more) runs per period? Make sure you coordinate the processing of these extra runs with your payroll processor. Together we ensure that everyone gets paid correctly and on time.

30% facility

Do you have employees using the 30% facility? Keep in mind that as of 2025 the criteria and conditions of the 30% facility will be changed, and your employee(s) may have to earn more in order to (optimally) continue to meet the criteria for the 30% facility!

Employees with a 30% facility must have at least €46,107 in taxable income in 2024 after deduction of the 30% facility. This equals (rounded) €3,843 per month. For an employee with the reduced wage criterion (under 30 years of age, obtained a master's degree and submitted the correct application), this amount equals €35,048 per year (€2,921). As of 2027, the thresholds depend on the effective date of the (current) 30% decision and the start of the forfait application. For employees who have a current decision in 2024 which was already applied in December 2023 or earlier, different rules will apply than for employees whose current decision was only applied as of January 2024 or later. Further deviations will soon apply to employees with a disposition from 2025 or later. Thus, between these three groups, the application of the facility will be different as of 2027. For 2025 and 2026, the current salary standards will remain in effect for all employees with a current decision. However, these standards will again be indexed as of 2025. The thresholds as of 2025 are €46,660 (rounded €3,889 per month) for the regular wage criterion and €35,468 (rounded €2,956 per month) for an employee with the reduced wage criterion. We will automatically process these new thresholds as of 2025.

The previously announced cuts will be reversed as of 2025 and replaced by new cuts. The cuts will apply to all employees who have a 30% ruling applied from January 2024 or later. For them, the maximum forfait application will be reduced from 30% to 27% as of 2027. For 2025 and 2026, the maximum 30% forfait application will remain. The old salary thresholds do remain in effect with annual indexation.

For employees who obtain a decision as of 2025 or later, the salary standards are increased substantially as of January 2027. The new lower limits in 2027 are €50,436 (€4,203 per month) for the regular salary criterion and €38,338 (rounded €3,195 per month) for an employee with the reduced salary criterion. In due course, your regular salary processor will contact you about the impact and possibilities for employees to whom this will apply.

For employees whose decision is still valid in 2024 and who applied the 30% facility no later than December of 2023, transitional rules apply. For them, the forfait will remain at a maximum of 30% and the old (indexed) salary standards will continue to apply during the entire term of the decision, i.e. also from 2027 and later. Keep in mind that employees who can use the transitional right now may lose it if they transfer to a new employer or another entity within the same group before 2027 and that this could therefore have major financial consequences. If you have any questions about this, please contact our tax specialists.

Customary salary scheme director-shareholder (DGA salary requirements)

For a director and major shareholders (DGA’s) and substantial interest holders, a taxable salary of €56,000 per calendar year has applied as customary since January 2024 (source: header “Payroll Tax”). It does not matter whether you work part-time or full-time. However, this €56,000 (or €4,666.67 per month) may still be too low in a lot of cases (or too high for some). For now, no new standard has been announced as of 2025.

To test the correct salary for you as a director and major shareholder or substantial interest holder, we advise you to contact our tax department. They can help you determine the correct salary. If you wish to increase your salary in January or change it in any other way: please let us know in time. Then we will apply it for you.

Statutory minimum wages 2025

Since 2024, statutory minimum wages have been converted from monthly wages to minimum hourly wages. As of January 2025, these minimum wages will be indexed again. Therefore, as of January, we automatically apply these to all employee currently earning the minimum wage. Do you have any questions about this? Please feel free to contact us.

Company lunch

Do you provide steady, free company lunches at the office to one or more employees? Since January 2024, the taxable amount is €3.90 per meal for each employee. The amount will be €3,95 as of 2025. Amounts will be automatically adjusted by us in NMBRS.

Travel allowance

Since January 2024, the maximum allowable net travel allowance has increased from €0.21 to €0.23 per kilometer. It will remain the same in 2025.

Working-from-home allowance

As of January 2025, the maximum allowable net working-from-home allowance will be increased from €2.35 to €2.40 per working from home day. For all clients, we automatically apply this as of January 2025 (except: clients covered by a collective labor agreement). Do you prefer not to? Feel free to let us know.

Pension: legislative proposal “Lump Sum Revision Act”

Currently, the legislative proposal “Lump Sum Revision Act” (available in Dutch only) has passed through the House of Representatives. It is under review by the Senate. If the Senate approves the proposal, pension members will be able to withdraw up to 10% of their accrued pension capital at retirement in a lump sum instead of the mandatory periodic payment as of July 1, 2025. This applies only to the accrued retirement pension.

Leave dashlet

Do you and your employees keep track of leave records in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updated version of the NMBRS ESS App installed. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice.

In addition, make sure that your employees have submitted all leave requests for 2024 on time before the end of the year and that they have all been approved or disapproved by the manager/employer on time. This will prevent an incorrect final leave balance for 2024. The final balance for 2024 will be included in the change of year to the new year at the beginning of January 2025. After this, it is no longer possible to transfer the final balance.

Also, check in NMBRS if the employees’ schedules are correct. Otherwise, their leave requests in NMBRS will also be incorrect (faster). NMBRS automatically takes over the registered schedule as days off when the employee applies.

Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2024 (if not in our possession). We need these to verify the applied WBSO for 2024.

For the same reason, we would like to know whether you have used all R&D hours in 2024. Based on this, we can adjust the applied WBSO downwards if necessary. In this way, you avoid applying too much WBSO wrongly in 2024. After the end of 2024 you are obliged to report the realized R&D hours over 2024 to the Netherlands Enterprise Agency. An over-application therefore automatically results in an obligation to refund. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

If you are going to make use of the WBSO again in 2025, would you please forward us the granted applications for 2025 as soon as possible? This will allow us to apply the tax deductions for you correctly and in a timely manner.

Work-related costs scheme 2025

The discretionary scope of the Work-related Costs Scheme (WKR) will be slightly increased as of 2025. The Work-related Costs Scheme offers additional possibilities for, for example, untaxed inflation compensation or a one-time untaxed payment. The free allowance under the Work-related Costs Scheme in 2024 will be 1.92% accrual over the first €400,000 taxable wages and 1.18% over the excess. As of 2025, the first percentage will be increased to 2% over the first €400,000. The percentage over the excess remains the same.

Have you exceeded the discretionary scope of the WKR in 2024? You will pay 80% final levy (tax) over this excess. Please note that you have to report this final levy to us in time, it must be included in the payroll tax return for February 2025 at the latest. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2024 and its amount.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2025

In anticipation of 2025, the Dutch Tax and Customs Administration has been sending out letters since November regarding the Return to Work Fund (also known as the “Whk” or “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas”). Would you please email all written correspondence from the Dutch Tax and Customs Administration regarding the 2025 “Whk” and the written correspondence regarding 2025 payroll tax return periods directly to your regular payroll processor? These letters, and its timely receipt, are critical to the proper processing of payroll, employee insurance premiums and payroll taxes.

Change in business activities and sector affiliation

Did business activities change significantly, earning 50% of your profits or more from other business activities compared to before? If so, report this to your regular payroll processor.

A structural change in the nature of business activities has far-reaching consequences for the payroll administration. For example, the sector affiliation and associated premium payments may no longer be correct. Also, a collective labor agreement may suddenly apply which previously did not apply or vice versa. In addition, industry schemes (such as pensions) may suddenly apply that did not previously apply or vice versa.

In the event of an audit by the Dutch Tax and Customs Administration or industry associations, you can be charged retroactively for (different) premium payments and industry schemes. All in all: enough reasons to inform us in time! If in doubt, we can carry out a company scope investigation on request to identify the risks and necessary changes.

Questions about this? Feel free to contact our HR consultants.