Payroll update januari 2025: aandachtspunten voor het nieuwe jaar

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Algemeen;
2. Belangrijk: planning salarisverwerking januari 2025;
3. 30%-regeling;
4. Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen);
5. Minimumuurlonen;
6. Lunchregeling;
7. Reiskosten;
8. Thuiswerkvergoeding;
9. Pensioen: Wet herziening bedrag ineens;
10. Verlofmodule;
11. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2024 (WBSO) en eindafrekening;
12. Werkkostenregeling 2025;
13. Whk-beschikking 2025;
14. Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling.

Algemeen

In de Nieuwsbrief Loonheffingen en bijlagen communiceert de Belastingdienst jaarlijks de belangrijkste wetswijzigingen met betrekking tot salarisverwerking en werkgeverslasten. In deze blog willen we je informeren over de belangrijkste wetswijzigingen die sinds 2025 van kracht zijn. Lees de punten die voor jouw werknemers gelden aandachtig door, zodat je niet voor (financiële) verrassingen komt te staan.

Belangrijk: planning salarisverwerking januari 2025

Januari is voor salarisverwerkers de drukste periode van het jaar wegens alle veranderingen. Daarom is het belangrijk dat we de input tijdig en volledig ontvangen. We kunnen een tijdige run garanderen als je de mutaties op uiterlijk maandagochtend 13 januari aanlevert. Als dit niet haalbaar is, dan adviseren we je een planning af te stemmen met jouw vaste salarisverwerker zodat je de salarissen tijdig kunt betalen.

Heb je normaal gesproken 2 (of meer) runs per periode? Zorg dan dat je de verwerking van deze extra runs goed afstemt met jouw salarisverwerker. Zo dragen we er samen zorg voor dat iedereen tijdig en correct krijgt uitbetaald.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling? We merken dat veel werkgevers en werknemers dit complexe materie vinden. Met de extra versoberingen die ingaan wordt de regeling nog complexer. Daarnaast heeft overstappen naar een andere werkgever of entiteit per 2025 verstrekkende gevolgen voor werknemers die reeds gebruik maken van de 30%-regeling. Hieronder zetten we de regeling uiteen in algemene informatie, de oude regeling (2024), de huidige regeling (2025) en de versoberingen met ingang van 2027.

Algemeen

De 30%-regeling is een regeling met beperkte looptijd voor werknemers uit het buitenland met een deskundigheidsvereiste die voor jouw bedrijf in Nederland komen werken en aan een specifiek aantal criteria voldoen. De regeling is bedoeld om de extraterritoriale kosten van deze werknemers te dekken en de administratie van die extraterritoriale kosten weg te nemen. Je kunt dus kiezen of je de exacte extraterritoriale kosten vergoedt, óf dat je maximaal 30% van het fiscale loon omzet in een onbelaste onkostenvergoeding middels de 30%-regeling. De onbelaste onkostenvergoeding van 30% wordt binnen de regeling ook wel “de forfaitaire toepassing” genoemd.

De 30%-regeling wordt aangevraagd bij en toegekend door de Belastingdienst. Bij toekenning volgt een 30%-beschikking en mag de regeling volgens de beschikking worden toegepast. Bij gebruik van de 30%-regeling moet er naast een beschikking altijd een ondertekend addendum aanwezig zijn of een ondertekende clausule in de arbeidsovereenkomst. Daarnaast moet de werknemer aan een minimum fiscaal loon voldoen ná aftrek van de 30%-regeling. Dit minimum fiscaal loon wordt “de ondergrens”, “het looncriterium” of “inkomensnorm” genoemd. Deze kent een lage variant en een hoge (reguliere) variant. Het lage looncriterium is alléén van toepassing voor extraterritoriale werknemers onder de 30 jaar met een in Nederland erkende mastertitel en een correct ingediende aanvraag. Voor andere extraterritoriale werknemers geldt het hoge looncriterium. Deze looncriteria worden jaarlijks geïndexeerd.

Regeling en vereisten in 2024 (oude regeling)

Werknemers met een 30%-regeling moesten in 2024 tenminste €46.107,- aan fiscaal loon overhouden na aftrek van de 30%-regeling. Dit staat gelijk aan (afgerond) €3.843,- per maand. Voor een werknemer met het verlaagde looncriterium (jonger dan 30 jaar, mastertitel behaald én de juiste aanvraag ingediend) staat dit bedrag gelijk aan €35.048 per jaar (€2.921,-). De toepassing van de regeling bedraagt 30% in zoverre de werknemer na aftrek aan de ondergrens voor het fiscale loon zit. In de praktijk kan dit dus betekenen dat minder dan 30% van het salaris omgezet kan worden in de onbelaste kostenvergoeding.

Regeling en vereisten in 2025 (huidige regeling)

Houd er rekening mee dat jouw werknemer(s) in 2025 mogelijk meer moet(en) verdienen om (optimaal) te blijven voldoen aan de criteria voor de 30%-regeling! De ondergrenzen voor het fiscaal loon zijn wederom sinds 2025 geïndexeerd. De ondergrenzen bedragen met ingang van 2025 €46.660,- (afgerond €3.889,- per maand) voor het reguliere looncriterium en €35.468,- (afgerond €2.956,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde looncriterium. Deze nieuwe ondergrenzen worden automatisch door ons verwerkt per 2025. Het verschil op jaarbasis is klein (€553,- voor de reguliere ondergrens en €420,- voor de lage ondergrens), maar kan dus wel gevolgen hebben voor de forfaitaire toepassing van de regeling.

Versoberingen met ingang van 2027

De eerder aangekondigde versoberingen zijn in 2025 teruggedraaid en vervangen door nieuwe versoberingen. Per 2027 zijn de inkomensnormen én de forfaitaire toepassing afhankelijk van de ingangsdatum van de (huidige) 30%-beschikking. Er zijn hierdoor drie groepen met verschillende implicaties:

1. Werknemers met een lopende beschikking van 2023 of eerder: dit is de groep met overgangsrecht. Voor werknemers waarvan de beschikking nog geldig is in 2024 en de 30%-regeling uiterlijk over het laatste loontijdvak van 2023 al werd toegepast geldt dit overgangsrecht. Voor hen blijft het de forfaitaire toepassing maximaal 30% en blijven de oude (geïndexeerde) inkomensnormen van toepassing gedurende de gehele looptijd van de beschikking, dus ook vanaf 2027 en later.
2. Werknemers met een lopende beschikking met toepassing vanaf 2024: voor deze groep wordt de maximale forfaitaire toepassing per 2027 verlaagd van 30% naar 27%. De maximaal onbelaste onkostenvergoeding wordt hiermee dus lager. Voor 2025 en 2026 behoudt de regeling maximaal 30% forfaitaire toepassing. De oude inkomensnormen blijven van kracht met een jaarlijkse indexatie.
3. Werknemers met een beschikking uit 2025 of later: voor werknemers die een beschikking per 2025 of later verkrijgen worden de salarisnormen per januari 2027 flink verhoogd. De nieuwe ondergrenzen bedragen in 2027 €50.436,- (€4.203,- per maand) voor het reguliere criterium en €38.338,- (afgerond €3.195,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde criterium. Daarnaast wordt voor ook deze groep de forfaitaire toepassing verlaagd van 30% naar 27% per 2027.

Houd er dus rekening mee dat werknemers die nu gebruik kunnen maken van het overgangsrecht dit mogelijk verliezen als zij vóór 2027 overstappen naar een nieuwe werkgever of een andere entiteit binnen hetzelfde concern en dat dit dus grote financiële gevolgen kan hebben. Bij vragen hierover kun je contact leggen met onze fiscalisten. Tevens kunnen onze HR-specialisten ondersteunen bij de aanvraag van nieuwe 30%-regeling of het opstellen van de bijbehorende addenda.

Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen)

Voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA) en aanmerkelijk belanghouders geldt sinds januari 2024 een fiscaal loon van €56.000,- per kalenderjaar als gebruikelijk. Hierbij maakt het niet uit of je parttime of fulltime werkt. Deze €56.000,- (of €4.666,67 per maand) kan echter in een hoop gevallen alsnog te laag zijn (of voor enkelen juist te hoog). Deze salarisnorm blijft in 2025 gelijk.

Voor de toetsing van het juiste salaris voor jou als DGA of aanmerkelijk belanghouder adviseren we je contact op te nemen met onze fiscale afdeling. Zij kunnen je helpen met de vaststelling van het juiste salaris. Als je jouw salaris per januari wenst op te hogen of in een andere vorm wenst te veranderen: laat het ons dan tijdig weten. Dan passen wij dit voor je toe.

Minimumuurlonen

Met ingang van januari 2025 worden de minimumlonen weer geïndexeerd. Deze houden wij per januari dan ook automatisch aan voor alle werknemer die momenteel het minimumloon verdienen. Heb je hier vragen over? Leg dan gerust contact met ons.

Lunchregeling

Heb je werknemers die (vast) mee lunchen op de zaak? Sinds 2025 is het belastbare bedrag €3,95 per maaltijd per werknemer. We passen dit automatisch aan in NMBRS voor alle werknemers die hiervan gebruik maken.

Reiskosten

Sinds januari 2024 is de maximaal toegestane netto reiskostenvergoeding verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer. Deze blijft in 2025 gelijk.

Thuiswerkvergoeding

Sinds januari 2025 is de maximaal toegestane netto thuiswerkvergoeding verhoogd van €2,35 naar €2,40 per thuiswerkdag. Voor alle klanten passen we dit automatisch per januari 2025 toe (uitgezonderd: klanten die onder een Cao vallen). Wil je dit niet? Laat het ons gerust weten.

Pensioen: Wet herziening bedrag ineens

Momenteel is het wetsvoorstel “Wet herziening bedrag ineens” door de Tweede Kamer heen. Het ligt ter beoordeling bij de Eerste Kamer. Als deze met het wetsvoorstel instemt, kunnen pensioendeelnemers vanaf 1 juli 2025 maximaal 10% van hun opgebouwde pensioenkapitaal op de pensioendatum in één keer opnemen in plaats van de verplichte periodieke uitkering. Dit betreft alleen het opgebouwde ouderdomspensioen.

Verlofmodule

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend.

Is er achterstand in de verlofregistratie over 2024? Zorg er dan voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2024 nog zo spoedig mogelijk indienen én dat deze allemaal tijdig goed- of afgekeurd worden door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2024 bij de jaarwissel. Het eindsaldo van 2024 zal namelijk bij de run januari 2025 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven.

Controleer tot slot in NMBRS of de roosters van de werknemers kloppen. Anders zullen hun verlofaanvragen in NMBRS ook (sneller) niet kloppen. NMBRS neemt automatisch het geregistreerde rooster over als vrije dagen bij een ingegeven opname door de werknemer.

Let op: zolang de jaarwissel in NMBRS nog niet is gedraaid zien de werknemers momenteel in hun verlofmodule 0 toegekende uren staan in NMBRS (zowel in de app als in de browser). Dit wordt automatisch bijgewerkt zodra de jaarwissel wordt gedraaid. Werknemers kunnen wel alvast hun verlofverzoeken voor 2025 indienen.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2024 (WBSO) en eindafrekening

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alsnog alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2024. Deze hebben wij nodig om de toegepaste WBSO over 2024 te kunnen controleren. Zonder de juiste informatie kunnen we de loonaangifte over december 2024 mogelijk niet correct indienen.

Om diezelfde reden vernemen wij graag of u alle S&O-uren heeft benut in 2024. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog omlaag bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2024. Na afloop van 2024 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2024 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier. De eindafrekeningen WBSO 2024 ontvangen wij graag direct na jouw ontvangst.

Als je in 2025 weer gebruik maakt van de WBSO, zou je ons dan de toegekende aanvragen voor 2025 zo snel mogelijk willen doorsturen? Zo kunnen wij de afdrachtsverminderingen tijdig en correct voor je toepassen.

Werkkostenregeling 2025

De vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) is licht verhoogd per 2025. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedroeg in 2024 1,92% opbouw over de eerste €400.000,- aan fiscaal loon en over het meerdere 1,18%. Met ingang van 2025 is het eerste percentage verhoogd naar 2% over de eerste €400.000,-. Het percentage over het meerdere blijft gelijk.

Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2024? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 worden opgenomen. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2024 en de hoogte daarvan.

Whk-beschikking 2025

Voor 2025 heeft de Belastingdienst sinds november brieven verstuurd over de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2025 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2025 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling

Zijn jouw bedrijfsactiviteiten drastisch veranderd, en behaal je 50% van jouw winst of meer uit andere bedrijfsactiviteiten ten opzichte van voorheen? Meld dit dan bij jouw vaste salarisverwerker.

Een structurele wijziging in de aard van bedrijfsactiviteiten heeft verstrekkende gevolgen voor de salarisadministratie. Zo kunnen de sectorindeling en bijbehorende premieafdracht niet meer kloppen. Ook kan er ineens een Cao gaan gelden die voorheen niet gold of andersom. Daarnaast kunnen er ineens brancheregelingen (zoals bijvoorbeeld pensioen) van toepassing zijn die voorheen niet aan de orde waren of andersom.

Bij controle door de Belastingdienst of branche instanties kun je bij dergelijke bevindingen met terugwerkende kracht worden aangeslagen voor (andere) premieafdracht en brancheregelingen. Al met al: genoeg redenen om dit tijdig aan ons door te geven! Bij twijfel kunnen we op verzoek een werkingssfeeronderzoek uitvoeren om de risico’s en benodigde wijzigingen te inventariseren. Vragen hierover? Neem dan gerust contact met onze HR-consultants op.

___________________________________________________________________________

1. General;
2. Important: schedule payroll processing January 2025;
3. 30% facility;
4. Customary salary scheme director-shareholder (DGA salary requirements);
5. Statutory minimum wages 2025;
6. Company lunch;
7. Travel allowance;
8. Working-from-home allowance;
9. Pension: legislative proposal “Lump Sum Revision Act”;
10. Leave dashlet;
11. Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement;
12. Work-related costs scheme 2025;
13. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2025;
14. Change in business activities and sector affiliation.

General

In the Payroll Tax Newsletter and Appendices (both documents available in Dutch only), the Dutch Tax and Customs Administration communicates the most important legislative changes related to payroll processing and employer contributions every year. In this blog we want to inform you about the most important legislative changes that have come into effect as of 2025. Please read the points which apply to your employees carefully so that you will not be faced with (financial) surprises.

Important: schedule payroll processing January 2025

January is the busiest month for all payroll processors due to all the legislative changes. For this reason, it is important that we receive timely and complete input. We can guarantee a timely run if you provide the mutations no later than Monday morning, January 13. If this is not feasible, then we recommend that you coordinate a schedule with your regular payroll processor to ensure timely payment of salaries.

Do you normally have 2 (or more) runs per period? Make sure you coordinate the processing of these extra runs with your payroll processor. Together we ensure that everyone gets paid correctly and on time.

30% facility

Do you have employees using the 30% facility? We notice that many employers and employees find this a complex matter. With the additional cuts going into effect, the regulation will become even more complex. In addition, switching to another employer or entity as of 2025 will have far-reaching consequences for employees already using the 30% facility. Below we explain the regulation in general information, the old facility (2024), the current facility (2025) and the cuts starting in 2027.

General

The 30% facility is a limited duration arrangement for expatriate employees with a specific expertise who come to work for your company in the Netherlands and meet specific criteria. The facility is intended to cover the extraterritorial costs of these employees and to eliminate the administration of those extraterritorial costs. You can therefore choose whether to reimburse the exact extraterritorial expenses or to convert a maximum of 30% of the taxable wage into an untaxed reimbursement using the 30% facility. The untaxed reimbursement of 30% is also referred to as “the flat-rate application”.

The 30% facility is applied for and granted by the Dutch Tax and Customs Administration. When granted, a 30% facility decision is issued, and the facility may be applied according to the decision. When using the 30% facility, in addition to a decision, there must always be a signed addendum or a signed clause in the employment contract. In addition, the employee must meet a minimum taxable wage after deduction of the 30% facility. This minimum taxable wage is called “the threshold”, “the wage criterion” or “income standard”. It has a low variant and a high (regular) variant. The low wage criterion only applies to extraterritorial employees under the age of 30 with a master's degree recognized in the Netherlands and a correctly submitted application. The high wage criterion applies to other extraterritorial employees. These wage criteria are indexed annually.

Facility and requirements in 2024 (old facility)

Employees with a 30% facility were required to have at least €46,107 in taxable wages remaining after deduction of the 30% facility in 2024. This is equivalent to (rounded) €3,843 per month. For an employee with the reduced wage criterion (under 30 years of age, obtained a master's degree and submitted the correct application), this amount equals €35,048 per year (€2,921 per month). The application of the regulation amounts to 30% to the extent that the employee, after deduction, is at the lower limit for the fiscal wage. In practice, this may therefore mean that less than 30% of the salary can be converted to the untaxed reimbursement.

Facility and requirements in 2025 (current facility)

Keep in mind that your employee(s) may have to earn more in 2025 in order to (optimally) continue to meet the criteria for the 30% facility! The thresholds for taxable wages have again been indexed since 2025. As of 2025, the thresholds are €46,660 (rounded €3,889 per month) for the regular wage criterion and €35,468 (rounded €2,956 per month) for an employee with the reduced wage criterion. These new thresholds are automatically processed by us as of 2025. The difference on an annual basis is small (€553 for the regular threshold and €420 for the low threshold) but may affect the application of the facility.

Austerities (cuts) starting in 2027

The previously announced austerity measures (available in Dutch only) were reversed in 2025 and replaced by new austerity measures. As of 2027, the income standards as well as the flat rate application depend on the effective date of the (current) 30%facility decision. As a result, there are three groups with different implications:

1. Employees with a 30% facility decision starting in 2023 or earlier: this is the group with transition rights. For employees whose decision is still valid in 2024 and whose 30% facility was already applied no later than the last pay period of 2023, this transitional right applies. For them, the flat-rate application will remain at a maximum of 30% and the old (indexed) income standards will continue to apply during the entire term of the decision, thus also from 2027 and later.
2. Employees with a 30% facility decision with application as of 2024: for this group, the maximum flat-rate application will be reduced from 30% to 27% as of 2027. The maximum untaxed reimbursement will thus be lower. For 2025 and 2026, the facility will retain a maximum 30% flat-rate application. The old income standards will remain in effect with annual indexation.
3. Employees with a decision from 2025 or later: for employees who obtain a decision as of 2025 or later, salary standards will be raised significantly as of January 2027. The new thresholds in 2027 are €50,436 (€4,203 per month) for the regular criterion and €38,338 (rounded €3,195 per month) for an employee with the reduced criterion .In addition, for this group too, the flat-rate application will be reduced from 30% to 27% by 2027.

Please keep in mind that employees who can now make use of the transitional right may lose this if they transfer to a new employer or another entity within the same group before 2027 and that this can therefore have major financial consequences. If you have any questions about this, please contact our tax specialists. Also, our HR specialists can assist with the application of new 30% facilities or the drafting of the corresponding addenda.

Customary salary scheme director-shareholder (DGA salary requirements)

For a director and major shareholders (DGA’s) and substantial interest holders, a taxable salary of €56,000 per calendar year has applied as customary since January 2024 (source: header “Payroll Tax”). It does not matter whether you work part-time or full-time. However, this €56,000 (or €4,666.67 per month) may still be too low in a lot of cases (or too high for some). This customary standard remains the same in 2025.

To test the correct salary for you as a director and major shareholder or substantial interest holder, we advise you to contact our tax department. They can help you determine the correct salary. If you wish to increase your salary in January or change it in any other way: please let us know in time. Then we will apply it for you.

Statutory minimum wages 2025

Since January 2025, the minimum wages have been indexed again. Therefore, as of January, we automatically apply these to all employee currently earning the minimum wage. Do you have any questions about this? Please feel free to contact us.

Company lunch

Do you provide steady, free company lunches at the office to one or more employees? The taxable amount is €3.95 per meal for each employee since 2025. Amounts will be automatically adjusted by us in NMBRS.

Travel allowance

Since January 2024, the maximum allowable net travel allowance has increased from €0.21 to €0.23 per kilometer. It will remain the same in 2025.

Working-from-home allowance

As of January 2025, the maximum allowable net working-from-home allowance has been increased from €2.35 to €2.40 per working from home day. For all clients, we automatically apply this as of January 2025 (except: clients covered by a collective labor agreement). Do you prefer not to? Feel free to let us know.

Pension: legislative proposal “Lump Sum Revision Act”

Currently, the legislative proposal “Lump Sum Revision Act” (available in Dutch only) has passed through the House of Representatives. It is under review by the Senate. If the Senate approves the proposal, pension members will be able to withdraw up to 10% of their accrued pension capital at retirement in a lump sum instead of the mandatory periodic payment as of July 1, 2025. This applies only to the accrued retirement pension.

Leave dashlet

Do you and your employees keep track of leave records in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updated version of the NMBRS ESS App installed. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice.

Is there a backlog of leave requests for 2024? Then make sure that your employees still submit all leave requests for 2024 as soon as possible and that they are all approved or disapproved by the manager/employer on time. This will prevent an incorrect final leave balance for 2024. The final balance for 2024 will be included in the change of year to the new year during the payroll of January 2025. After this, it is no longer possible to transfer the final balance.

Also, check in NMBRS if the employees’ schedules are correct. Otherwise, their leave requests in NMBRS will also be incorrect (faster). NMBRS automatically takes over the registered schedule as days off when the employee applies.

Please note that as long as the year change has not yet been executed in NMBRS, employees currently see 0 assigned hours in NMBRS in their leave dashlet (both in the app and browser). This will be updated automatically as soon as the year change is executed. However, employees can already submit their leave requests for 2025.

Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2024 (if not in our possession). We need these to verify the applied WBSO for 2024. This may also affect the payroll tax return of December 2024.

For the same reason, we would like to know whether you have used all R&D hours in 2024. Based on this, we can adjust the applied WBSO downwards if necessary. In this way, you avoid applying too much WBSO wrongly in 2024. After the end of 2024 you are obliged to report the realized R&D hours over 2024 to the Netherlands Enterprise Agency. An over-application therefore automatically results in an obligation to refund. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

If you are making use of the WBSO again in 2025, would you please forward us the granted applications for 2025 as soon as possible? This will allow us to apply the tax deductions for you correctly and in a timely manner.

Work-related costs scheme 2025

The discretionary scope of the Work-related Costs Scheme (WKR) has slightly increased as of 2025. The Work-related Costs Scheme offers additional possibilities for, for example, untaxed inflation compensation or a one-time untaxed payment. The free allowance under the Work-related Costs Scheme in 2024 will be 1.92% accrual over the first €400,000 taxable wages and 1.18% over the excess. As of 2025, the first percentage will be increased to 2% over the first €400,000. The percentage over the excess remains the same.

Have you exceeded the discretionary scope of the WKR in 2024? You will pay 80% final levy (tax) over this excess. Please note that you have to report this final levy to us in time, it must be included in the payroll tax return for February 2025 at the latest. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2024 and its amount.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2025

In anticipation of 2025, the Dutch Tax and Customs Administration has been sending out letters since November regarding the Return to Work Fund (also known as the “Whk” or “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas”). Would you please email all written correspondence from the Dutch Tax and Customs Administration regarding the 2025 “Whk” and the written correspondence regarding 2025 payroll tax return periods directly to your regular payroll processor? These letters, and its timely receipt, are critical to the proper processing of payroll, employee insurance premiums and payroll taxes.

Change in business activities and sector affiliation

Did business activities change significantly, earning 50% of your profits or more from other business activities compared to before? If so, report this to your regular payroll processor.

A structural change in the nature of business activities has far-reaching consequences for the payroll administration. For example, the sector affiliation and associated premium payments may no longer be correct. Also, a collective labor agreement may suddenly apply which previously did not apply or vice versa. In addition, industry schemes (such as pensions) may suddenly apply that did not previously apply or vice versa.

In the event of an audit by the Dutch Tax and Customs Administration or industry associations, you can be charged retroactively for (different) premium payments and industry schemes. All in all: enough reasons to inform us in time! If in doubt, we can carry out a company scope investigation on request to identify the risks and necessary changes. Questions about this? Feel free to contact our HR consultants.