Payroll update maart 2026

[ENGLISH VERSION HERE]

1. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025
2. Feestdagen en mogelijke toeslagen
3. HR-dienstverlening
4. HR-Workflows in NMBRS
5. WBSO: S&O-beschikkingen 2026
6. Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!
7. Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen
8. Wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025

In de payroll update van december hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft aan als je dit nog niet hebt gedaan.

Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan.

Feestdagen en mogelijke toeslagen

De feestdagen gaan bijna weer van start! In bepaalde branches is het gebruikelijk dat er op feestdagen wordt doorgewerkt (of extra wordt gewerkt) door werknemers. Geldt voor jouw bedrijf een cao? Dan hebben jouw werknemers mogelijk recht op een feestdagentoeslag. Dit kan ook gelden als er géén cao geldt, maar als er aparte afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.

Jouw vaste salarisverwerker kan je hier meer informatie over verstrekken. We hebben diverse HR-specialisten in dienst die cao’s, arbeidsovereenkomsten en personeelshandboeken kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor jouw werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan.

Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wil overleggen welke regelingen voor jouw bedrijf van toepassing zijn.

HR-dienstverlening

Naast advisering over cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR-Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken.

Interesse in onze HR-diensten? Neem dan contact met ons op!

HR-Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR-Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS-Workflows).

Via HR-Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer. Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gewaarborgd wordt.

Via ESS-Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht. Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Stuur ons vrijblijvend een bericht.

WBSO: S&O-beschikkingen 2026

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2026. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2026 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2025 de volledige WBSO hebben toegepast.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website (filter op type “Payroll & HR”).

Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) is een wet die werkgevers een vergoeding toekent vanuit het UWV voor werknemers die een arbeidsbeperking hebben (door leeftijd of arbeidsongeschiktheid). De vergoeding wordt achteraf toegekend, met andere woorden: dit jaar wordt de vergoeding over 2025 vastgesteld en uitgekeerd.

Sinds 2025 is er nog maar één categorie binnen de WTL: de loonkostenvoordelen. Voorheen waren het drie categorieën, maar twee daarvan zijn inmiddels vervallen (het Lage Inkomensvoordeel, afgekort “LIV”, en het jeugd-LIV).

In deze maand ontvang je vanuit het UWV een brief met de voorlopige berekening als er recht bestaat op een loonkostenvoordeel. Als deze brief niet klopt dan moet er in bezwaar getreden worden bij het UWV over 2025. Dat kan alleen via de salarisadministratie gebeuren, want dan moet de loonaangifte over 2025 gecorrigeerd worden. Stuur daarom de voorlopige berekening door naar jouw salarisverwerker. Zij kunnen de berekening voor je controleren en indien van toepassing in bezwaar treden.

Let op: voorheen gold voor een loonkostenvoordeel een maximale termijn van 3 jaar aan subsidie voor nieuwe werknemers/stagiaires en 1 jaar voor herplaatste werknemers. Sinds 1 januari 2026 is één van deze loonkostenvoordelen structureel geworden: het loonkostenvoordeel voor de doelgroep banenafspraak in 2026 (voorheen de doelgroep “banenafspraak en scholingsbelemmerden"). Deze heeft inmiddels een onbepaalde termijn. Zolang werknemer en werkgever voldoen aan de voorwaarden blijft de werkgever de subsidie jaarlijks ontvangen. De veranderingen lees je hier terug.

Voor werknemers die vóór 1 januari 2026 in dienst waren zit er een deadline aan het aanvragen van de doelgroepverklaring. Dit moet vóór 31 maart 2026 zijn gebeurd, anders vervalt permanent het recht op deze subsidie. Een werknemer is wettelijk niet verplicht om informatie te delen over of mee te werken aan een doelgroepverklaring.

Voor werknemers die op of na 1 januari 2026 in dienst treden hoeft géén doelgroepverklaring meer aangevraagd te worden, maar is de bevestiging dat zij in het doelgroepregister staan afdoende. Ook hier geldt dat dit binnen 3 maanden na indiensttreding verwerkt moet worden in de salarisadministratie, anders vervalt het recht op subsidie permanent. Ook hier is de werknemer niet verplicht om mee te werken.

Alle informatie, hoogtes van subsidies en de duur ervan vind je in dit kennisdocument (wordt automatisch gedownload als PDF).

Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2026) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2025. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren.

De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen en de werknemer moet in de gelegenheid zijn geweest om het verlof op te nemen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

Wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!

De Belastingdienst stapt per 1 mei 2026 over van bank. Dat betekent dat de betaling van de loonaangifte vanaf dat moment naar een andere IBAN moet. Daarom adviseren we elke werkgever om via de iDEAL / WERO optie in NMBRS te betalen, of om gebruik te maken van NMBRS Pay. Dan weet je zeker dat je de betaling naar de juiste IBAN overmaakt. Vragen over het gebruik hiervan? Bel of mail ons, we helpen je graag.

Betaal je handmatig of heb je de bedragen voor de loonheffing al het hele jaar klaargezet in de bank? Let dan extra goed op de signalen die je vanuit NMBRS ontvangt. Hier staan de juiste betaalgegevens en -kenmerken altijd in vermeld.

Houd er ook rekening mee dat deze wijziging voor internetcriminelen het ideale moment is om phishing mails rond te sturen of betalingen te verkrijgen door zich voor te doen als de Belastingdienst. Krijg je een verdachte mail vanuit de Belastingdienst of namens RS Finance? Wees dan extra alert.