Payroll update maart 2026

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025;
2. Feestdagen en mogelijke toeslagen;
3. HR-dienstverlening;
4. HR-Workflows in NMBRS;
5. WBSO: S&O-beschikkingen 2026;
6. Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!;
7. Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen;
8. Wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025

In de payroll update van december hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft aan als je dit nog niet hebt gedaan.

Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan.

Feestdagen en mogelijke toeslagen

De feestdagen gaan bijna weer van start! In bepaalde branches is het gebruikelijk dat er op feestdagen wordt doorgewerkt (of extra wordt gewerkt) door werknemers. Geldt voor jouw bedrijf een cao? Dan hebben jouw werknemers mogelijk recht op een feestdagentoeslag. Dit kan ook gelden als er géén cao geldt, maar als er aparte afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.

Jouw vaste salarisverwerker kan je hier meer informatie over verstrekken. We hebben diverse HR-specialisten in dienst die cao’s, arbeidsovereenkomsten en personeelshandboeken kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor jouw werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan.

Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wil overleggen welke regelingen voor jouw bedrijf van toepassing zijn.

HR-dienstverlening

Naast advisering over cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR-Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken.

Interesse in onze HR-diensten? Neem dan contact met ons op!

HR-Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR-Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS-Workflows).

Via HR-Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer. Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gewaarborgd wordt.

Via ESS-Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht. Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Stuur ons vrijblijvend een bericht.

WBSO: S&O-beschikkingen 2026

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2026. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2026 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2025 de volledige WBSO hebben toegepast.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website (filter op type “Payroll & HR”).

Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) is een wet die werkgevers een vergoeding toekent vanuit het UWV voor werknemers die een arbeidsbeperking hebben (door leeftijd of arbeidsongeschiktheid). De vergoeding wordt achteraf toegekend, met andere woorden: dit jaar wordt de vergoeding over 2025 vastgesteld en uitgekeerd.

Sinds 2025 is er nog maar één categorie binnen de WTL: de loonkostenvoordelen. Voorheen waren het drie categorieën, maar twee daarvan zijn inmiddels vervallen (het Lage Inkomensvoordeel, afgekort “LIV”, en het jeugd-LIV).

In deze maand ontvang je vanuit het UWV een brief met de voorlopige berekening als er recht bestaat op een loonkostenvoordeel. Als deze brief niet klopt dan moet er in bezwaar getreden worden bij het UWV over 2025. Dat kan alleen via de salarisadministratie gebeuren, want dan moet de loonaangifte over 2025 gecorrigeerd worden. Stuur daarom de voorlopige berekening door naar jouw salarisverwerker. Zij kunnen de berekening voor je controleren en indien van toepassing in bezwaar treden.

Let op: voorheen gold voor een loonkostenvoordeel een maximale termijn van 3 jaar aan subsidie voor nieuwe werknemers/stagiaires en 1 jaar voor herplaatste werknemers. Sinds 1 januari 2026 is één van deze loonkostenvoordelen structureel geworden: het loonkostenvoordeel voor de doelgroep banenafspraak in 2026 (voorheen de doelgroep “banenafspraak en scholingsbelemmerden"). Deze heeft inmiddels een onbepaalde termijn. Zolang werknemer en werkgever voldoen aan de voorwaarden blijft de werkgever de subsidie jaarlijks ontvangen. De veranderingen lees je hier terug.

Voor werknemers die vóór 1 januari 2026 in dienst waren zit er een deadline aan het aanvragen van de doelgroepverklaring. Dit moet vóór 31 maart 2026 zijn gebeurd, anders vervalt permanent het recht op deze subsidie. Een werknemer is wettelijk niet verplicht om informatie te delen over of mee te werken aan een doelgroepverklaring.

Voor werknemers die op of na 1 januari 2026 in dienst treden hoeft géén doelgroepverklaring meer aangevraagd te worden, maar is de bevestiging dat zij in het doelgroepregister staan afdoende. Ook hier geldt dat dit binnen 3 maanden na indiensttreding verwerkt moet worden in de salarisadministratie, anders vervalt het recht op subsidie permanent. Ook hier is de werknemer niet verplicht om mee te werken.

Alle informatie, hoogtes van subsidies en de duur ervan vind je in dit kennisdocument (wordt automatisch gedownload als PDF).

Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2026) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2025. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren.

De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen en de werknemer moet in de gelegenheid zijn geweest op het verlof op te nemen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

Wijziging IBAN Belastingdienst vanaf 1 mei 2026!

De Belastingdienst stapt per 1 mei 2026 over van bank. Dat betekent dat de betaling van de loonaangifte vanaf dat moment naar een andere IBAN moet. Daarom adviseren we elke werkgever om via de iDEAL / WERO optie in NMBRS te betalen, of om gebruik te maken van NMBRS Pay. Dan weet je zeker dat je de betaling naar de juiste IBAN overmaakt. Vragen over het gebruik hiervan? Bel of mail ons, we helpen je graag.

Betaal je handmatig of heb je de bedragen voor de loonheffing al het hele jaar klaargezet in de bank? Let dan extra goed op de signalen die je vanuit NMBRS ontvangt. Hier staan de juiste betaalgegevens en -kenmerken altijd in vermeld.

Houd er ook rekening mee dat deze wijziging voor internetcriminelen het ideale moment is om phishing mails rond te sturen of betalingen te verkrijgen door zich voor te doen als de Belastingdienst. Krijg je een verdachte mail vanuit de Belastingdienst of namens RS Finance? Wees dan extra alert.

___________________________________________________________________________

1. Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2025;
2. Dutch public holidays and possible surcharges;
3. HR services;
4. HR workflows in NMBRS;
5. Application Tax Credit for Research and Development 2026 (WBSO);
6. Wage Earnings Supplement Act (WTL): Don’t miss out on subsidies!;
7. Statutory leave: expiration date and associated obligations;
8. IBAN change for the Dutch Tax and Customs Administration as of 1 May 2026!

Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2025

In December’s payroll update, we have already mentioned the WKR and its final settlement. Have you exceeded the discretionary scope in 2025? 80% final levy (tax) has to be paid over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner: it must be included in the February 2026 payroll tax return at the latest. Therefore, please submit the final levy if you have not done so already.

Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2025 and the corresponding levy.

Dutch public holidays and possible surcharges

The Dutch public holidays have almost started again! In certain industries, it is common for employees to continue working (or work extra) on public holidays. Keep in mind that if your employees are covered by a collective labor agreement, they may be entitled to a public holiday surcharge. This may also apply even if no collective labor agreement applies, but separate arrangements have been made in the employment contract or personnel manual.

Your regular payroll processor can provide you with more information about this. We have several HR specialists on staff who can review collective labor agreements, employment contracts and employee handbooks for other details that apply to your employees. For example, in addition to the public holiday surcharge, overtime pay may also exist at the same time.

All levels, percentages, and rules in this regard are laid down separately in each collective labor agreement. Feel free to ask us if you want to discuss in advance which regulations apply to you.

HR services

Besides advising on collective labor agreements, conditions of employment and their application, we offer other services in the field of HR. This includes HR automation such as linking NMBRS with external tools and software but also automation within NMBRS of leave, reports & dashboarding, and HR Workflows, among others.

In addition to HR automation, we also offer ongoing subscription-based HR support in day-to-day HR work such as mutating portals, onboarding and offboarding employees, and completing HR formats.

Finally, we offer various HR consulting services such as the drafting of legal documents (employment contracts, employee handbooks and settlement agreements), screenings and checks for laws and regulations, onboarding processes with start-up employers and complex payrolls, and scope reviews.

Interested in our HR services? If so, feel free to contact us!

HR Workflows in NMBRS

Within NMBRS it is possible to automate various HR processes. This is possible through HR Workflows and Employee Self Service Workflows (ESS Workflows).

Via HR Workflows it is possible, among other things, to onboard, offboard, and renew employment via NMBRS. Templates can also be created for employment contracts, wage tax rebate forms, and employer statements. Documents can then be generated where NMBRS itself fills in the employee and salary data in the documents. After this, the documents can be signed in NMBRS by both parties. After signing, the signed document is automatically uploaded in the employee file. This saves a lot of mails back and forth, and the personal data remain in the NMBRS cloud, thus better safeguarding the GDPR.

Through ESS Workflows, employees can change their IBAN, address, personal details, and payroll deductions. Data enters the payroll system after approval by an (HR) manager and the payroll processor. We can adapt all workflows to the employer’s requirements.

Curious about the possibilities? Feel free to send us a message.

Application Tax Credit for Research and Development 2026 (WBSO)

In our previous updates we have mentioned the Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO) in detail several times. We would like to receive (if not in our possession) all granted WBSO decisions of 2026 on short notice. We need these in order to apply the WBSO over 2026. In addition, we would like to be informed if we incorrectly applied the full WBSO in 2025.

All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

Wage Earnings Supplement Act (WTL): Don’t miss out on subsidies!

The Wage Earnings Supplement Act (WTL) is a law that grants employers compensation from the Employee Insurance Agency (UWV) for employees or interns who have an occupational disability (due to age or incapacity for work). The compensation is granted retrospectively, in other words: this year, the compensation for 2025 will be determined and paid out.

Since 2025, there has been only one category within the WTL: wage cost benefits. Previously, there were three categories, but two of these have now been discontinued (the Low Income Benefit, abbreviated to “LIV” in Dutch, and the youth LIV).

This month, you will receive a letter from the UWV with the provisional calculation if you are entitled to a wage cost benefit. If this letter is incorrect, you must submit an objection to the UWV for 2025. This can only be done through payroll administration, because the wage tax return for 2025 will need to be corrected. Therefore, send the provisional calculation to your payroll processor. They can check the calculation for you and object if necessary.

Please note: previously, wage cost subsidies were limited to a maximum of three years for new employees and one year for redeployed employees. Since January 1, 2026, one of these wage cost benefits has become permanent: the wage cost benefit for the target group for the 2026 job agreement (previously the target group for the “job agreement and educationally hindered people”). This subsidy now has an indefinite term. As long as the employee and employer meet the conditions, the employer will continue to receive the subsidy annually. You can read about the changes here.

For employees who were employed before January 1, 2026, there is a deadline for applying for the so-called target group declaration (“doelgroepverklaring”). This must be done before March 31, 2026, otherwise the right to this subsidy will be permanently lost. Employees are not legally obliged to share information about or cooperate with a target group declaration.

For employees who join the company on or after January 1, 2026, it will no longer be necessary to apply for a target group declaration; confirmation that they are listed in the target group register will suffice. Here too, this must be processed in the payroll administration within three months of commencement of employment, otherwise the right to subsidy will lapse permanently. Again, the employee is not obliged to cooperate.

All information, subsidy amounts, and duration can be found in this document (downloads automatically as PDF).

Statutory leave: expiration date and associated obligations

At the end of the 2nd quarter (end of June 2026), the remaining accrued statutory leave from 2025 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, employee handbook, or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing.

The communication must meet specific conditions, and the employee should have been able to take the leave, otherwise the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued.

Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary, so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner about the expiration of these statutory hours.

IBAN change for the Tax and Customs Administration as of 1 May 2026!

The Dutch Tax and Customs Administration will be switching banks as of the 1st of May, 2026 (source available in Dutch only). This means that starting on that date, payroll tax payments must be made to a different IBAN. We therefore advise every employer to pay via the iDEAL / WERO option in NMBRS or to use NMBRS Pay. That way, you can be sure that your payment is going to the correct IBAN. Questions about how to use these options? Call or email us; we’re happy to help.

Are you making payments manually or did you prepare all payments already? If so, pay close attention to the notifications you receive from NMBRS. These always contain the correct details.

Also keep in mind that this change presents the perfect opportunity for cybercriminals to send out phishing emails or obtain payments by impersonating the Dutch Tax and Customs Administration (source available in Dutch only). If you receive a suspicious email from the Tax and Customs Administration or on behalf of RS Finance, please be extra cautious.