Wat is een jaarplan waard zonder regelmatige blik op de realisatie?

Een jaarplan en begroting kunnen je helpen om concrete bedrijfsdoelstellingen te formuleren. Maar, wat is zo’n plan waard als je vervolgens verzuimt om regelmatig naar de realisatie te kijken? Bij RS Finance doen we het graag goed. Daarom zien we het plan als de basis, om vervolgens waarde toe te voegen door je te helpen daarop te sturen.

Om het jaarplan op te stellen delen we graag een aantal praktische tips. Daar kun jij meteen mee aan de slag. Toch is dat niet voldoende om het plan daadwerkelijk van waarde te maken. Het wordt pas interessant als je periodiek polst of het lukt om de doelstellingen te realiseren. Zodat je weet of je op de goede weg bent, of dat het belangrijk is om bij te sturen.

Wat is een jaarplan?

Voordat we de diepte induiken: wat is een jaarplan? Het is een plan met jouw bedrijfsdoelen, prioriteiten, targets en duidelijke cijfers. Bovendien verbind je daar de verantwoordelijke personen aan.

Het jaarplan brengt structuur, duidelijkheid en enthousiasme in jouw organisatie en bij medewerkers die daar samen aan werken. Dat wil zeggen, als je de begroting daarna regelmatig vergelijkt met wat jullie in de praktijk bereiken.

Zo maak je een goed jaarplan

Een goed jaarplan of een goede begroting voldoet aan een aantal voorwaarden.

Wij zetten de drie belangrijkste voor je op een rij:

1. Formuleer SMART-doelstellingen

Formuleer doelstellingen altijd SMART. Maak ze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Vraag een collega om de doelen kritisch te beoordelen aan de hand van die voorwaarden.

Bepaal aanvullend kpi’s, dus key performance indicators. Daarmee maak je de doelstellingen meetbaar, aan de hand van concrete cijfers. Houd aan de hand daarvan in de gaten of je op de goede weg bent.

2. Maak een concreet actieplan

Gebruik de doelstellingen als basis. Vertaal die vervolgens naar concrete acties. Maak concreet hoe je de doelen gaat realiseren. Koppel daar medewerkers aan, die je daarvoor verantwoordelijk maakt.

Tip: knip de acties op in perioden, zoals een maand of een kwartaal. Bij RS Finance werken we met een jaarplan en daarvan afgeleide kwartaalplannen. Die bespreken we ieder kwartaal met de hele organisatie. Dat maakt het overzichtelijker om ermee aan de slag te gaan. Bovendien kun je dan kleinere successen vieren, voor meer motivatie om door te gaan met de doelstellingen.

3. Stuur op tijd bij

Natuurlijk heb je het jaarplan doorgerekend en maak je op basis daarvan een begroting. Die begroting is de basis waarop je het komende jaar kan sturen. Gebruik het jaarplan dan ook om een vinger aan de pols te houden. Controleer regelmatig hoe het in de praktijk gaat, ten opzichte van de begroting en je plannen. Stuur bij als dat nodig is, om te voorkomen dat de doelen onrealistisch worden naarmate het jaar vordert

Een goed jaarplan volgens RS Finance

Bij RS Finance gaan we graag met je in gesprek. Dus vind je het lastig om een jaarplan op te stellen? Of ben je benieuwd naar onze ervaringen daarmee?

We vragen je naar je planning, naar budgetten en naar verschillen tussen de theorie en praktijk. Wijkt de omzet of de brutomarge af? Dat zijn zaken waar we scherp op zijn. Misschien staan de tarieven onder druk. Of misschien werk je niet efficiënt genoeg.

Inzicht, overzicht en rapportages

Onze aanpak garandeert inzicht, in hoe je het daadwerkelijk doet ten opzichte van het jaarplan. Pas als je weet wat er eventueel afwijkt zie je waar het misschien beter moet. Vanuit dat overzicht wordt het makkelijker om middelen te verdelen of extra te motiveren waar dat nodig is.

Bovendien helpt een jaarplan en de controle ten opzichte van de begroting je om te rapporteren over de prestaties. Dus is een investeerder benieuwd naar de resultaten of naar wat er aan het eind van het jaar te verwachten valt? Bij RS Finance helpen we je dat scherp in de gaten te houden.

Maandelijks met elkaar in contact

Bij RS Finance doen we het graag iedere dag een beetje beter. Daarom blijven we in gesprek met onze klanten, bijvoorbeeld tijdens maandelijks overleg. We leren jou en jouw bedrijf graag goed begrijpen. Zo kunnen we je erop wijzen als er in de cijfers iets af lijkt te wijken. Dat controleren we door de begroting in Exact Online te laden, waarna we met de dashboards van The Big Data Chef de vergelijking maken tussen het budget en de praktijk.

Pas als je de administratie op orde hebt en wij jouw bedrijf echt begrijpen wordt het interessant. Misschien maakte je een slecht kwartaal door, dus lijken de doelen van het jaarplan uit het zicht te verdwijnen. Wij zien aan de cijfers waar het aan ligt, dus wijzen op bijvoorbeeld teruglopende marges op het moment dat de kosten stijgen door inflatie. Of we laten je zien op welke productgroepen de brutomarge terugliep, of waar de omzet tegenviel. Door samen in gesprek te gaan stuur je makkelijker bij op de planning. En zetten we je aan het denken, om snel te herstellen en een veel beter volgend kwartaal te draaien.

Slimmer dankzij data

De financiële administratie leent zich bijzonder goed voor inzichten vanuit data. Wij zijn niet anders gewend dan te werken met cijfers. En we zijn graag met onze klanten in gesprek, omdat we die cijfers het liefst vertalen naar inzichten en adviezen waar je meteen wat aan hebt.

Dus is de administratie op orde? Dan gaan we samen met jou graag aan de slag met procesverbetering. We verbeteren de efficiëntie of helpen je meer kwaliteit te bieden. Dat doen we met financiële en operationele data, die we inzichtelijk maken via visuele dashboards in The Big Data Chef.

Bovendien integreren we Exact Online en bijvoorbeeld Legalsense voor advocatenkantoren, waarmee we de gehele operatie van uren schrijven tot facturatie en zakenbeheer stroomlijnen. In combinatie met de financiële data, biedt het de ideale basis om op te sturen en onze klanten verder te helpen.

Praktisch: uitvoeren en monitoren van het jaarplan

Bij RS Finance zijn we jouw financieel specialist die de vinger aan de pols houdt, door mee te denken over zowel de cijfers als je bedrijfsvoering. Dat deden we recent bijvoorbeeld bij Bravoure. Het bedrijf groeide in vijftien jaar tijd uit tot een toonaangevend digital design agency.

Wij doen de boekhouding en denken strategisch met het bedrijf mee. Dat heeft er bijvoorbeeld voor gezorgd dat de teams er nu veel effectiever werken. De omzet steeg jaar op jaar flink, terwijl de personeelskosten min of meer gelijk bleven. Bovendien liggen er concrete plannen op basis van cijfers en data, om ook de komende jaren verder door te groeien.

Natuurlijk gaan we ook aan de slag met de financiële stukken zoals de verplichte jaarrekening en de belastingaangifte. We bespreken vanzelfsprekend de winst- en verliesrekening en fiscale aangife, maar duiken daarna het liefst zo snel mogelijk de diepte met je in. Sterker nog, voordat de jaarrekening klaar is kijken we samen alvast naar volgend jaar.

Dus zoek je een boekhouder of accountant voor een jaarplan, die graag meedenkt over de begroting en het halen van jouw doelstellingen? Wij gaan een stap verder dan de cijfers alleen. We denken graag bedrijfskundig met je mee, door onze klanten tijdens maandelijkse contactmomenten tot in de kern te leren kennen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op.