🚲 Vitaal én fiscaal verantwoord: de fiets van de zaak

[ENGLISH VERSION AVAILABLE]

De fiets van de zaak is een actueel item. Met toenemende aandacht voor vitaliteit, de roep om duurzaamheid én stijgende parkeer- en brandstofkosten wordt de fiets steeds vaker gezien als een strategische arbeidsvoorwaarde. Maar de juiste regeling fiets je er niet zomaar in. In de loop der jaren is er grote variëteit aan opties ontstaan.

In dit artikel zetten we alle mogelijkheden voor werkgevers op een rij zodat jij als werkgever de juiste keuze kunt maken mét optimaal belastingvoordeel.

De opties die je als werkgever hebt zijn: 

• Vergoedingen
• Verstrekkingen
• Terbeschikkingstelling
• Cafetariamodel (uitruil van loon)
• Een leaseconstructie
• Een renteloze lening

Hieronder lichten we de verschillen toe.

Vergoeden van een fiets

De werkgever kan de aankoop van een privé fiets (gedeeltelijk) vergoeden. Een vergoeding voor een fiets is belastbaar loon, tenzij je deze aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de WKR. Voor een (gedeeltelijke) netto vergoeding zul je de kosten dus ten laste van de vrije ruimte moeten brengen of de vergoeding moeten bruteren. Voor de gevolgen van kosten in de vrije ruimte opnemen verwijzen we naar ons WKR artikel.

Voordelen:

• Voor de werknemer is dit één van de twee de goedkoopste manieren om een fiets aan te kunnen schaffen
• De werknemer is en blijft eigenaar van de fiets

Nadelen:

• De vergoeding levert bij brutering hoge werkgeverslasten op, of
• De vergoeding komt volledig ten laste van de vrije ruimte

Vergoeden is daarom alleen geschikt voor kleine bedragen, incidentele vergoedingen of werkgevers met een hogere opbouw vrije ruimte WKR.

Verstrekken van een fiets

Bij verstrekken krijgt de werknemer de fiets in eigendom. In simpele taal: de werkgever geeft de werknemer een fiets in eigendom cadeau. Ook dit is een vorm van belastbaar loon (loon in natura), tenzij je de waarde van de fiets ten laste van de vrije ruimte brengt. De volledige factuurwaarde inclusief BTW komt ten laste van de vrije ruimte. Dat geldt ook voor extra opties die onlosmakelijk verbonden zijn aan de fiets. Denk bijvoorbeeld aan een kinderzitje. Ook losse zaken, zoals een slot, komen ten laste van de vrije ruimte als je deze niet doorbelast bij de werknemer.

Voordelen:

• Voor de werknemer is dit één van de twee de goedkoopste manieren om een fiets aan te kunnen schaffen
• De werknemer is en blijft eigenaar van de fiets

Nadelen:

• Nieuwe (elektrische) (bak)fietsen zijn kostbaar, dus de vrije ruimte raakt snel vol
• De fiets is van de werknemer, dus de werkgever verliest regie over voorwaarden en gebruik

Door de hoge aanschafprijzen wordt verstrekken steeds minder gebruikt. Deze optie is alleen geschikt voor incidentele verstrekkingen of werkgevers met een hogere vrije ruimte.

Terbeschikkingstelling

Bij terbeschikkingstelling blijft een fiets eigendom van de werkgever of de leasemaatschappij, en de werknemer mag deze ook privé gebruiken. De werknemer krijgt de fiets dus in bruikleen en moet deze aan het einde van de leasetermijn of het dienstverband inleveren of overnemen tegen betaling van de restwaarde.

Voor werknemers die de fiets privé gebruiken geldt 7% bijtelling over de waarde van de fiets. De waarde wordt berekend over de nieuwwaarde van de fiets inclusief BTW. Ook tellen opties die onlosmakelijk verbonden zijn aan de fiets mee voor de grondslag waarover bijtelling wordt berekend. In de praktijk kost dit netto echter bijna niets. Zo levert een fiets van € 3.000,- een bruto bijtelling op van € 17,50 per maand. Dit komt netto neer op maximaal € 10,- per maand, afhankelijk van de hoogte van het salaris. Je mag als werkgever de bijtelling onderbrengen in de vrije ruimte, dit is echter niet verplicht.

Voordelen:

• Er komen geen kosten ten laste van de vrije ruimte, tenzij je de bijtelling aanwijst als eindheffingsloon
• Lage kosten voor werknemers in ruil voor het gebruik van een nieuwe fiets
• De werkgever houdt controle over het gebruik van de fiets

Nadelen:

• De werkgever is verantwoordelijk voor onderhoud aan vervoermiddelen van de zaak
• De werkgever moet een registratie bijhouden van de ter beschikking gestelde fietsen (het fietsenpark) en de aflopende restwaardes

Deze regeling is fiscaal gezien voor werkgevers de aantrekkelijkste optie.

Cafetariamodel

Werknemers kunnen bruto loon inruilen voor een fiets(regeling). De waarde van de fiets wordt dan (gedeeltelijk) afgetrokken van het bruto salaris. Door de bruto aftrek betaalt de werknemer minder loonbelasting over het salaris. Dat levert de werknemer fiscaal voordeel op, maar de fiscale consequenties voor jou als werkgever verschillen sterk per constructie. In bepaalde constructies komen de kosten namelijk ten laste van de vrije ruimte. Deze constructies worden in de paragrafen hieronder uitgewerkt.

Ook moet een cafetariamodel altijd schriftelijk overeengekomen worden. De bruto aftrek kan namelijk negatieve gevolgen opleveren voor aanspraken in de toekomst zoals pensioenen en sociale uitkeringen. Hier moet een werknemer schriftelijk mee akkoord gaan. Ook mag een werknemer door de aftrek niet onder het wettelijke minimumloon uitkomen. Werknemers die het minimumloon verdienen kunnen eventueel wel hun vakantiegeld of bovenwettelijke dagen hiervoor inruilen. Daarnaast kan een uitruil knelling opleveren bij expats die de 30%-regeling toepassen, omdat voor hen een minimaal fiscaal inkomen geldt. Verder kan binnen elke organisatie een cafetariaregeling overeengekomen worden. Vaak wordt ten onrechte gedacht dat dit alleen binnen grote, internationale organisaties kan.

Wanneer het cafetariamodel wel in de vrije ruimte valt 

Ruilt de werknemer brutoloon in voor een fiets die hij in eigendom krijgt? Dan geldt dit als belastbaar loon in natura. De werkgever moet dit aanmerken als eindheffingsloon en dit drukt dus op de vrije ruimte van de WKR. Het is een valkuil die we vaak tegenkomen bij werkgevers.

Wanneer het cafetariamodel niet in de vrije ruimte valt

Ruilt de werknemer brutoloon in voor de kosten van een fiets die ter beschikking wordt gesteld via de werkgever of een leasemaatschappij? Dan valt de uitruil buiten de vrije ruimte. De bruto verlaging geeft de werknemer een fiscaal voordeel. Er mag door de werkgever een netto bijdrage (inhouding) gevraagd worden van de werknemer, maar die is niet verplicht. Een netto bijdrage verlaagt de bijtelling.

Voordelen:

• Geen kosten ten laste van de vrije ruimte als de werkgever de constructie slim inzet
• Fiscaal voordeel voor werknemers in ruil voor het gebruik van een nieuwe fiets
• Je houdt als werkgever controle over het gebruik van de fiets

Nadelen:

• De werkgever is verantwoordelijk voor onderhoud aan vervoermiddelen van de zaak
• De schriftelijke overeenstemming is complex om correct op te zetten
• De constructie werkt vaak niet voor werknemers met een 30%-regeling
• De constructie werkt vaak niet voor werknemers die (rond) het minimumloon verdienen

Leasefiets

Een leasefiets kan ter beschikking worden gesteld of via een cafetariamodel plaatsvinden. Daarvoor gelden dus dezelfde kanttekeningen als bij de voorgaande paragrafen.

Mogelijke opties:

• De werknemer sluit zelf een leasecontract af en de werkgever vergoedt de kosten (zie de paragraaf “vergoeden”)
• De werkgever stelt een fiets ter beschikking aan de werknemer (zie de paragraaf "terbeschikkingstelling")

Renteloze lening

De werkgever mag een renteloze lening verstrekken voor de aanschaf van een (elektrische) (bak)fiets. Het rentevoordeel is onbelast. Wel moet een overeenkomst opgesteld worden voor de aflossing van de lening. De lening mag afgelost worden via de vaste onbelaste reiskostenvergoeding, of via een vast (hoger) netto bedrag per maand.

Voordelen:

• Er komen geen kosten ten laste van de vrije ruimte
• Een nieuwe fiets aanschaffen wordt makkelijker voor werknemers die dit alleen in termijnen kunnen bekostigen
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zonder additionele kosten voor jou als werkgever

Nadelen:

• De lening moet correct worden afgelost, dit levert extra administratie op
• Heldere schriftelijke afspraken opstellen, vooral met betrekking tot vervroegde uitdiensttreding en de aflossing van de restwaarde
• Voor de werknemer is er geen fiscaal voordeel (wel een rentevoordeel ten opzichte van een reguliere lening verstrekker)

Wat is de beste keuze in de praktijk?

De juiste keuze hangt af van het arbeidsvoorwaardenpakket, hoe vaak een regeling wordt aangeboden in jouw organisatie en de totale vrije ruimte.

In de praktijk zien wij dat werkgevers een fiets ter beschikking stellen fiscaal het meest aantrekkelijk vinden. Eventueel, indien mogelijk, met een cafetariamodel voor de eigen bijdrage. Een leaseconstructie wordt hierbij steeds populairder. Zo kan de fiets structureel worden aangeboden als secundaire arbeidsvoorwaarde zonder druk op de vrije ruimte. Zo blijven de kosten beheersbaar voor jou als werkgever.

Veel voorkomende vragen en valkuilen

Veel werkgevers worstelen met de volgende vragen:

• Past onze voorkeur voor de fiets binnen onze vrije ruimte, of loopt deze vol?
• Is ons cafetariamodel juridisch correct vastgelegd?
• Hoe verwerken we de gekozen constructie in de salarisadministratie?
• Moeten we bijtelling toepassen en/of aanwijzen in de vrije ruimte?
• Hoe borgen we dit bij in- en uitdiensttreding?
• Mag ik nog reiskosten vergoeden als werknemers gebruik maken van een fiets?
• Mag een fietsplan alleen voor een standaard fiets? Of ook voor een bakfiets, elektrische fiets of mountainbike?

De grootste fouten die wij zien:

• Verkeerd gebruik van het cafetariamodel met naheffingen tot gevolg
• Onterechte en onjuiste boekingen in de vrije ruimte
• Onjuist vaststellen van de optimale constructie
• Onjuiste verwerking in de salarisadministratie
• Contractuele voorwaarden of overeenkomsten die ontbreken

Waar RS Finance het verschil maakt

Een fietsregeling lijkt simpel, maar het raakt loonheffingen, arbeidsrecht, contractmanagement, WKR en salarisadministratie. Daarom kiezen veel werkgevers ervoor om dit door RS Finance te laten inrichten.

We helpen je bij een plan op maat:

• De juiste constructie uitkiezen
• Optimale inzet van het cafetariamodel
• WKR-advies & berekeningen
• Impact op de netto reiskostenvergoeding
• Berekeningen van de netto impact voor de werknemer- en de werkgeverslasten
• Contracten, beleid en de bijbehorende schriftelijke vastleggingen
• Fiscale toetsing van bestaande (fiets)regelingen

Een goed ingerichte fietsregeling benadrukt jouw belang voor een duurzame oplossing, biedt een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde én levert kostenbeheersing op. Zo fietsen jij en je werknemers met de wind in de rug door alle complexe fiscale regelingen heen. Wil je weten welke constructie het beste past bij jouw organisatie? Plan vrijblijvend een adviesgesprek met een van onze experts.