Fiets van de zaak & btw: hoe stuur je soepel door de regels?

De fiets van de zaak is de laatste jaren uitgegroeid tot een populaire arbeidsvoorwaarde. Niet alleen vanwege duurzaamheid en gezondheid, maar ook omdat de fiets voor veel werknemers een aantrekkelijk alternatief is voor de auto, brandstofkosten en dure parkeerplekken.

Ook politiek staat de fiscale behandeling van woon-werkverkeer opnieuw in de belangstelling. In een recente motie is de regering gevraagd te onderzoeken hoe bestaande fiscale regelingen uitwerken op vervoerskeuzes en hoe fietsgebruik en openbaar vervoer aantrekkelijker kunnen worden gemaakt. De motie verandert de btw-regels niet, maar onderstreept wel dat fiscale mobiliteitsregelingen volop in beweging zijn.

Eerder schreven we een artikel over de fiets als arbeidsvoorwaarde.

Maar zodra de fiets onderdeel wordt van het arbeidsvoorwaardenpakket, komt er nog een andere dimensie bij: de btw. De regels worden vaak uitgelegd aan de hand van bedragen inclusief btw, waardoor onderbelicht blijft wat btw-technisch de meest voordelige aanpak is. En juist daar liggen voor werkgevers interessante aandachtspunten.

Hoe werkt de btw bij de fiets van de zaak?

Voor werkgevers die btw-belaste prestaties verrichten, is het uitgangspunt bekend: btw op zakelijke kosten kan in principe als voorbelasting worden afgetrokken. Dat geldt ook voor kosten die samenhangen met een fiets van de zaak, zoals aanschaf, lease, onderhoud en accessoires.

Bij personeelsvoorzieningen, zoals een fiets voor werknemers, gelden echter aanvullende regels. Bovendien hangt de aftrek af van de btw-positie van de werkgever: of de organisatie met haar activiteiten btw-belaste omzet, btw-vrijgestelde omzet, of een combinatie daarvan behaalt. Sommige organisaties verrichten namelijk geheel of gedeeltelijk btw-vrijgestelde prestaties, denk aan zorginstellingen, onderwijsinstellingen, financiële instellingen, verzekeraars, of organisaties met een combinatie van belaste en vrijgestelde activiteiten. Bij vrijgestelde prestaties berekent de organisatie geen btw aan haar afnemers, en is de btw op kosten die aan die prestaties toerekenbaar zijn meestal niet aftrekbaar.

In de praktijk zijn er drie situaties.

1. Alleen btw-belaste activiteiten

Verricht de werkgever uitsluitend btw-belaste prestaties? Dan is btw op de aanschaf of lease van de fiets in beginsel aftrekbaar, voor zover de fiets zakelijk wordt gebruikt en rekening wordt gehouden met de bijzondere fietsregeling voor werknemers (zie hieronder).

2. Zowel belaste als vrijgestelde activiteiten

Verricht de werkgever zowel belaste als vrijgestelde prestaties? Dan moet worden bekeken waaraan de fiets wordt toegerekend: gebruikt een medewerker de fiets uitsluitend voor belaste activiteiten, dan kan aftrek mogelijk zijn; gebruikt die medewerker de fiets uitsluitend voor vrijgestelde activiteiten, dan ligt aftrek niet voor de hand; gebruikt een algemene afdeling zoals HR of administratie de fiets, dan kan gedeeltelijke aftrek aan de orde zijn.

Bij gedeeltelijke aftrek wordt vaak gewerkt met een pro rata-percentage, waarbij btw naar verhouding van de belaste omzet wordt afgetrokken. Soms is een nauwkeurigere toerekening mogelijk of zelfs nodig.

3. Alleen vrijgestelde activiteiten

Verricht de werkgever uitsluitend btw-vrijgestelde prestaties? Dan is btw op een fiets in beginsel niet aftrekbaar voor zover de fiets voor die activiteiten wordt gebruikt, en drukt de btw dus vaak zwaarder op de kosten dan bij volledig belaste ondernemers. Hieronder lichten we toe hoe je deze kosten desondanks toch kunt beperken.

De € 749-regeling

Geeft een werkgever een fiets aan een werknemer of stelt de werkgever een fiets ter beschikking voor woon-werkverkeer? Dan mag de werkgever onder voorwaarden btw aftrekken tot maximaal € 130 (21/121e van € 749 inclusief btw).

Kost de (lease)fiets € 749 inclusief btw of minder, dan is de btw in beginsel volledig aftrekbaar; kost hij meer, dan is de btw over het meerdere niet aftrekbaar.

Bij lease geldt dit bedrag voor de hele looptijd van de leaseovereenkomst, dus niet per jaar. Bij full-operational lease geldt de grens alleen voor het deel van de leaseprijs dat ziet op de fiets zelf: servicecomponenten zoals onderhoud, verzekering en pech-hulp vallen hier niet onder en blijven aftrekbaar volgens de normale regels.

De regeling geldt onder meer als:

1. De werkgever in het lopende kalenderjaar en de twee voorafgaande jaren geen fiets voor deze werknemer heeft gekocht of geleaset;
2. De werknemer de fiets ook privé mag gebruiken, en;
3. De werkgever daarnaast niet voor meer dan 50% van de reisdagen een andere woon-werkvoorziening verstrekt.

Let op: Deze grens geldt alleen voor de aanschaf- of leaseprijs van de fiets zelf. Btw op onderhoud en accessoires valt hier niet onder en blijft gewoon aftrekbaar volgens de aftrekregels zoals hierboven beschreven bij de drie situaties, afhankelijk van de btw-positie van de werkgever. Onderhoud is dus niet automatisch niet-aftrekbaar, ook niet als de € 749-grens al is bereikt.

En de eigen bijdrage?

Betaalt de werknemer een netto eigen bijdrage voor de fiets? Dan wordt die bijdrage voor de toepassing van de € 749-grens in mindering gebracht op de aanschafprijs of de totale leaseprijs.

Dat kan gunstig uitpakken: komt de prijs na aftrek van de eigen bijdrage uit op € 749 inclusief btw of minder, dan kan de btw op de aanschafprijs of leaseprijs volledig aftrekbaar zijn. Let op: over de eigen bijdrage is de werkgever wel btw verschuldigd.

Een brutobijdrage, bijvoorbeeld via IKB, bonus of brutoloonruil, werkt btw-technisch anders en verlaagt de aanschafprijs voor de btw niet op dezelfde manier als een netto bijdrage.

Vrijgestelde ondernemers: waar zitten de mogelijkheden?

Bij zo’n vrijgestelde ondernemer zit de winst vaak niet in “meer btw aftrekken”, maar in het beperken van niet-aftrekbare btw. Bij tweedehands fietsen, geleverd onder de margeregeling of door een particuliere verkoper, staat geen aftrekbare btw op de factuur, maar de aanschafprijs kan wel lager zijn. Ook intern onderhoud kan lonen, omdat over eigen arbeid geen btw in rekening wordt gebracht. En de gerichte inzet van fietsen kan uitmaken: bij gemengde organisaties geeft een fiets die aantoonbaar wordt gebruikt voor btw-belaste activiteiten eerder recht op aftrek dan een fiets voor vrijgestelde activiteiten.

Maakt het soort fiets nog iets uit?

Voor de btw maakt het type fiets meestal niet uit, of het nu een stadsfiets, e-bike, bakfiets of vouwfiets is: de behandeling wordt bepaald door het gebruik, niet door het model. Dat geldt ook voor fietsen die geen personeelsvoorziening zijn, zoals een campus-, service- of bezorgfiets, en voor een reclamefiets zoals een bakfiets met bedrijfslogo: uitsluitend zakelijk gebruik voor belaste activiteiten kan volledige aftrek geven. Gaat zo’n fiets later alsnog naar een werknemer, dan moet opnieuw worden beoordeeld of een correctie nodig is.

Praktijkvoorbeeld

Een werkgever koopt een fiets voor € 1.210 inclusief btw, waarin € 210 btw zit. De fiets wordt twee jaar enkel gebruikt door werknemers voor belaste bezorgactiviteiten, en de btw wordt volledig als voorbelasting afgetrokken.

Na twee jaar geeft de werkgever de fiets aan een werknemer. Omdat eerder btw is afgetrokken, moet worden beoordeeld of een correctie nodig is: bij roerende bedrijfsmiddelen wordt vijf jaar lang vanaf de aankoop naar het gebruik gekeken. Verdwijnt de fiets binnen die termijn uit de ondernemingssfeer, dan moet btw worden berekend over de waarde op dat moment. De eerdere aftrek is dus niet altijd definitief als de bestemming van de fiets binnen vijf jaar wijzigt.

Praktische tips voor werkgevers

• Leg vooraf vast waarvoor de fiets wordt gebruikt en houd bij wanneer een werknemer eerder een fiets heeft ontvangen.
• Verwerk netto eigen bijdragen en de btw daarover correct in de administratie.
• Beoordeel bij gemengde organisaties waaraan de fiets is toe te rekenen.
• Zorg bij onderhoud en reparaties voor een duidelijke factuurspecificatie van arbeid en onderdelen.

Tot slot

Achter de bedragen inclusief btw zitten btw-keuzes die de uiteindelijke kosten beïnvloeden. Door vooraf te kijken naar de btw-positie van de organisatie, het gebruik van de fiets en eventuele eigen bijdragen, kan een werkgever slimmer sturen, fiscaal en praktisch, en verrassingen achteraf voorkomen.

De discussie over fiscale woon-werkregelingen laat bovendien zien dat de fietsregeling niet alleen een btw-vraagstuk is, maar onderdeel van een bredere mobiliteits- en arbeidsvoorwaardelijke afweging.

Btw is daarbij maar een deel van het verhaal. Bij RS Finance combineren we deze btw-kennis met kennis van de HR- en loonheffingskant van de fietsregeling. Zo kijken we niet alleen naar de btw-optimalisatie, maar ook naar de arbeidsvoorwaardelijke kant van het fietsenpark, en ontzorgen we werkgevers op beide vlakken tegelijk. Loop je tegen deze vraagstukken aan? We denken graag mee.