Hoe zorg je voor een betrouwbare maandafsluiting?

Kleine ondernemers zien aan hun bankrekeningsaldo hoe de zaken ervoor staan. Ondernemers die groeien, sturen op hun maandcijfers. Daarvoor gebruiken ze de maandafsluiting. Door de administratie maandelijks af te sluiten stuur je op cijfers die kloppen, ook als de bedrijfsvoering complexer wordt en projecten langer doorlopen. De bankrekening alleen biedt dan niet langer voldoende grip.

Wie achteraf al eens verrast werd dat de winst niet helemaal bleek te kloppen, weet hoe belangrijk het is om dat te voorkomen. Dat doe je door regelmatig de administratie af te sluiten. De meeste ondernemers weten eigenlijk wel dat ze maandelijks zouden moeten afsluiten. Maar, hoe begin je daaraan en hoe regel je dat? Bij RS Finance helpen we je graag. Laagdrempelig en eenvoudig, deskundig en betrokken en altijd op een manier die voor jouw bedrijf werkt.

De schijnzekerheid van de winst- en verliesrekening

Als je wilt weten hoe de vorige maand financieel verliep, dan kijk je gewoon naar de winst- en verliesrekening, toch?

Het is de klassieke fout bij beginnende controllers en binnen start- en scale-ups. De winst- en verliesrekening vertelt namelijk niet het hele verhaal, omdat de balans net zo belangrijk is.

De balans bevat informatie over bezittingen en financieringen, dus die moet ook kloppen. De balans is daardoor een onderdeel waar het vaak misgaat, waardoor er aan het eind van het boekjaar verrassingen ontstaan. Er blijkt bijvoorbeeld nog afgeboekt te moeten worden op oude voorraden. Of er ontbreekt juist een inkoopfactuur. Er werd bijvoorbeeld wel geleverd aan een klant, maar de betaling bleef uiteindelijk uit. De afboeking van de onbetaalde factuur werd niet opgenomen in de winst- en verliesrekening, waardoor die niet klopt.

Of werd er een betaling aan een leverancier gedaan, waarvoor nog geen inkoopfactuur kwam? Zonder inkoopfactuur kwam er nooit een bijbehorende boeking in de kosten terecht.

Een goede controller beoordeelt aan het eind van de maand eerst de balans en vervolgens de winst- en verliesrekening. Bovendien zijn aanvullende checks belangrijk, om maandelijks vast te stellen dat de administratie klopt.

Controle van de balans

Als organisaties groeien, vinden ze verschillende oplossingen voor hun dagelijkse administratie en de maandelijkse administratieve rapportages. Sommigen betrekken een ervaren boekhouder, anderen regelen dat intern. De stap naar een eigen controller is vaak nog groot, waardoor de controle van de administratie te weinig aandacht krijgt.

Bij RS Finance helpen we ondernemers daarbij. Onze administrateurs houden de administratie bij. Onze controllers doen vervolgens de belangrijke checks op de administratie. Daarvoor gebruiken ze een handige checklist, om zowel de balans als de winst- en verliesrekening na te lopen. Die checklist hebben we grotendeels geautomatiseerd, om efficiënt te beoordelen of bijvoorbeeld de openstaande crediteuren, debiteuren, kruisposten en belastingen extra aandacht vragen.

Klanten die zelf hun administratie bijhouden helpen we ook met onze afsluitingen, bijvoorbeeld maandelijks. Onze controller kijkt het werk na, om de maand financieel af te sluiten en zeker te zijn van de cijfers over die afgelopen periode. Zo bieden we maatwerk, afhankelijk van de eigen voorkeuren en capaciteit binnen organisaties om de administratie bij te houden.

Wij stellen de juiste vragen

Onze standaard checklist voor de maandafsluiting brengt de meest voorkomende uitdagingen en problemen aan het licht. Daarnaast bieden we mogelijkheden om bijzondere posten vast te leggen en specifiek te controleren.

Belangrijke posten voor de afsluiting van de administratie kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Payment providers aflopen
  Verkoop je online en gebruik je daarvoor payment providers? Controleer de verwerking van de betalingen, om zeker te weten dat er niets meer ‘open staat’.
• De onderhanden werk-positie als dienstverlener
  Wat is de status van onderhanden werk, bijvoorbeeld als dienstverlener? Hoe ga je om met langlopende projecten en geoffreerde uren, die je nog niet kon factureren? Of die je misschien niet tegen het volledige tarief kunt factureren?
• De waardering van de huidige voorraad
  Hoe ga je om met voorraad als je te maken hebt met producten die bederven of seizoensgebonden artikelen? Wat doe je met bijvoorbeeld een modegevoelige collectie, waarvan je een deel niet op tijd verkocht hebt?

De betrouwbare maandafsluiting voorkomt verrassingen

Veel scale-ups en andere groeiende organisaties hebben het meegemaakt: verrassingen bij het opstellen van de jaarrekening. Er bleek nog een belastingschuld open te staan. Of projecten overschrijden de daarvoor vastgestelde budgetten, waardoor de marges tegenvallen.

Hoe voorkom je dat je denkt dat er geld verdiend wordt, terwijl dat in de praktijk heel anders zit? Met betrouwbare maandafsluitingen heb je zicht op hoe de organisatie er financieel voor staat.

Bij RS Finance spreken we onze opdrachtgevers het liefst maandelijks. Natuurlijk doen we vier keer per jaar de btw-aangifte en stellen we jaarlijks de jaarrekening op. Maar ons contact blijft niet beperkt tot die momenten, omdat we assisteren bij de maandafsluiting. Onze controllers kijken de administratie na, aan de hand van een slimme checklist. Dat brengt fouten en onzorgvuldigheden aan het licht, voordat het tot problemen leidt. Bovendien bespreken onze relatiebeheerders de cijfers, om daar samen inzicht in te krijgen.

Slimme software met een efficiënte checklist

De maandafsluiting zoals we die doen zou je theoretisch in Excel kunnen doen. Dat is prettig, omdat dat eenvoudig in gebruik is.

Andersom kent Excel een aantal beperkingen:

• Excel koppelt niet met de administratiesoftware
  Daardoor kan Excel geen gerichte vragen stellen en suggesties doen, op basis van de boekingen in de afgelopen periode. Dat is zonde, omdat je daardoor alles handmatig na moet lopen.
• Excel biedt geen mogelijkheden voor historische vastlegging
  Als er uiteindelijk toch iets niet blijkt te kloppen wil je terugzoeken waar het misging en wat er precies gebeurde. Dat kan wel met onze slimme software, maar Excel is er niet voor geschikt. Daardoor heb je niet de grip die belangrijk is voor een betrouwbare maandafsluiting.
• Excel is niet geschikt voor gebruikersbeheer
  Wie heeft er toegang tot welke gegevens? En wie kan de Excel aanpassen, inclusief de formules die je gebruikt? Zonder gebruikersbeheer loop je een groot risico op fouten, verwarring en andere problemen.

Kortom, Excel is niet de professionele en betrouwbare oplossing waar je met een groeiende organisatie naar zoekt. In plaats daarvan gebruiken we gerenommeerde software, speciaal voor de maandafsluiting door onze controllers.

In die software hebben we onze unieke checklist ontwikkeld. Die gebruiken we om de administratie maandelijks te sluiten. Met specifieke aandacht voor bijvoorbeeld crediteuren, debiteuren, kruisposten en belastingen. En aan te vullen met concrete uitdagingen die passen bij jouw bedrijf en de branche waarin je actief bent. Zo kunnen onze controllers de administratie efficiënt afsluiten om de maandafsluiting in orde te maken. Of om aan te geven waar het mis dreigt te gaan, zodat je tijdens het boekjaar tijdig kunt bijsturen.

De maandafsluiting is onderdeel van onze dienstverlening, om te bepalen hoe de werkelijkheid aansluit op de budgetten die je maakte. Dat voorkomt verrassingen, omdat je per maand steeds precies weet hoe de organisatie er financieel voor staat.

Download de 25 belangrijkste checklist-vragen

Benieuwd hoe die checklist die we gebruiken eruitziet? We lichten graag een tipje van de sluier op.

Download de 25 belangrijkste vragen voor een controller, die maandelijks controleert of de administratie klopt. Dat voorkomt verrassingen bij de jaarrekening.

Wij helpen je met de betrouwbare maandafsluiting. Neem contact met ons op of stel ons je vragen, dan vertellen we je graag meer.