Optimalisatie van bedrijfsrapportages voor Essense: een wisselwerking van kennis en inspiratie

Enkele maanden geleden kregen we het verzoek om een dashboarding project uit te voeren bij Essense, één van onze onderburen in Amsterdam. Essense is een consultancy bureau op het gebied van customer experience en bedient in die hoedanigheid de top van het Nederlandse bedrijfsleven om hun klantbeleving te verbeteren. Het is een creatief bedrijf met veel visueel ingestelde mensen, dit was duidelijk terug te zien in de bestaande rapportages.

De rapportages waren veelal gebaseerd op Excel exports uit Teamleader Orbit, hun systeem voor projectadministratie. Door deze rapportages had Essense al langer goede grip op de bedrijfsdata, het was echter een tijdrovend proces om ze op te stellen. De wens bestond daarom om de rapportagecyclus te automatiseren en waar nodig te verrijken met data uit Exact Online.

Data ontsluiten via Invantive

Sinds ons partnerschap met Invantive kunnen we veel verschillende databronnen ontsluiten, waaronder Teamleader Orbit. Hoewel de API van Teamleader Orbit beperkt is, bestaat er de mogelijkheid om via OData zelf opgestelde tabellen te ontsluiten. Een iets andere werkwijze dan we gewend zijn maar zeker geen slecht alternatief. De medewerkers van Teamleader Orbit hebben zich ontzettend behulpzaam opgesteld in dit proces.

Na een integratie van de data uit Teamleader Orbit en Exact online hebben we de belangrijkste rapportages gebouwd en vervolgens de PowerBI bestanden overgedragen aan de klant.

Een goede buur is beter dan een verre klant

Sander kruitwagen, Head of Operations bij Essense, werkt sinds die overdracht zelf aan de dashboards. Tijdens het initiële project was hij al nauw betrokken en dat beviel van beide kanten goed. Pieter van der Zijpp: “hoewel we tegenwoordig veel online doen merk je toch dat het heel fijn schakelt als je binnen twee minuten aan elkaars bureau staat. Ook werkt het altijd heel prettig als een klant al een goed beeld heeft van de eigen wensen.”

Sander: “De samenwerking is heel waardevol: Het is heel fijn dat er een gedegen basis is neergezet t.a.v. koppelingen met Teamleader Orbit, datamodel en rapportages. Van hieruit kunnen wij nu zelf verder werken en diverse dashboards creëren voor onze medewerkers. Het doet me denken aan hoe ik recent verhuisd ben naar een nieuwbouwwoning: de basis staat, naar moderne standaarden, alles werkt goed en vervolgens kunnen we zelf de finishing touch doen met klusjes, inrichting, etc. om er onze eigen invulling aan te geven op basis van voorkeuren en behoeftes. En daar waar we wat extra hulp nodig hebben, kan ik snel schakelen met Pieter voor advies en tips. Superfijn!"

Leren van elkaar

Essense heeft in het verleden soortgelijke projecten zelf uitgevoerd maar om verschillende redenen waren die geen blijvend succes. Als consultants worden we natuurlijk ingeschakeld omdat we de kennis hebben om er wel een succesvol project van te maken. Pieter: “maar daarbij wil ik opmerken dat je als consultant ook heel veel van je klanten kan leren, Essense is daar een uitstekend voorbeeld van. Het is een ontzettend creatieve en visueel ingestelde organisatie met ervaren mensen, ik heb er heel veel inspiratie opgedaan voor volgende projecten!”