Sturen op brutomarges door dataverrijking na efficiëntieslag in financiële administratie

Het scheelt flink wat zorgen wanneer je financiële administratie op orde is. Maar het is zonde als je hier veel tijd aan kwijt bent door bijvoorbeeld handmatige handelingen. En als je er dan ook nog eens geen inzichtelijke managementinformatie uit kunt halen, dan weet je dat er iets moet veranderen. Want het proces en de verwerking van data uit de operationele systemen naar boekhoudsoftware kan vaak veel efficiënter. Dit bleek ook het geval bij een van onze klanten. Naast dat zij nu meer tijd over hebben voor de core business, hebben ze ook veel meer inzicht om te sturen op brutomarges.

Op zoek naar procesverbetering

De klant was op zoek naar een efficiëntieslag en ging met ons in gesprek over hun interne proces. Vooral het verwerken van gegevens moest efficiënter, zodat ze hier maandelijks niet te veel tijd aan hoefden te besteden. Samen met de klant gingen we aan de slag om het aantal handmatige handelingen zoveel mogelijk te verminderen. Daarnaast was het zaak om een koppeling met de boekhoudsoftware te maken, zodat de geautomatiseerde processen op de juiste wijze geïmplementeerd konden worden.

Gebrek aan managementinformatie

Door het vele handmatige werk, was het voorheen niet mogelijk om de beschikbare data te verrijken. De klant wilde een beter beeld van welke diensten goed liepen, welke klanten beter resultaat leverden of wat de marge per regio was. Zonder deze belangrijke managementinformatie was het moeilijk om beslissingen te nemen rondom de bedrijfsvoering.

Efficiëntie- en kwaliteitsslag in financiële administratieproces

Na het in kaart brengen van het administratieproces, was het helder hoe dit sneller, gemakkelijker en beter kon. Dankzij onze brede technische kennis kunnen wij bij het beoordelen van het administratieproces goed zien waar de oplossing zit. Zo kwam de nieuwe flow voor het administratieproces al snel tot stand.

Samen met de klant bepaalden wij waar de grootste winst in het proces te behalen was. We wilden zo snel mogelijk afscheid nemen van de handmatige invoer en adviseerden daarom alleen de export van de beschikbare data in het operationele systeem te automatiseren en niet direct een koppeling te bouwen om ook de import te automatiseren. Want daarmee brachten we de foutmarge op verwerking gelijk terug naar nul. In de export zat ook de grootste tijdsbesparing. Van een verwerking die enkele uren kostte, was er dankzij deze oplossing nog maar een half uur per maand voor nodig.

Operationele data omzetten naar financiële informatie

Na het implementeren van het nieuwe proces, was het tijd om op zoek te gaan naar de verdere mogelijkheden rondom informatieverwerking en dataverrijking. De klant wilde meer inzicht krijgen in de bedrijfsprestaties. Want hoe verhoudt het huidige boekjaar zich tot voorgaande jaren? En hoe presteren de diensten per klant, stad en regio? De volgende stap was dus om de operationele informatie te vertalen naar financiële data. We gingen hier graag mee aan de slag, want de klant had immers veel data beschikbaar waar mooie inzichten uit te halen waren.

Eerst keken we naar welke operationele data er specifiek nodig was en hoe dit in Exact Online verwerkt moest worden. Hiervoor maakten wij onder meer kostenplaatsen en kostendragers aan, zodat de klant gemakkelijk en snel rapportages kan draaien op de verschillende brutomarges.

Inzicht in één oogopslag met visuele dashboards

De laatste stap in dit project was om ervoor te zorgen dat de klant ook daadwerkelijk de kracht van de data kon benutten. Want dat de data goed in Exact Online staat, is uiteraard belangrijk voor de boekhouding. Maar hier kunnen de directieleden niet direct beslissingen op maken. Daarom is de data middels Power BI gevisualiseerd in verschillende dashboards. Zo is er onder andere een landkaart van Nederland beschikbaar waarop te zien is wat de omzet en marge zijn per dienst, klant, stad en regio. Hier kan ook op doorgeklikt worden om bijvoorbeeld op dienstniveau gedetailleerde informatie in te zien. Met deze dashboards heeft het directieteam op het juiste moment de juiste managementinformatie beschikbaar om betere beslissingen te nemen rondom de bedrijfsvoering.

Heb jij het gevoel dat jouw financiële administratie ook efficiënter kan? Of ben je benieuwd welke informatie je nog meer kunt halen uit al jouw beschikbare bedrijfsdata? Plan dan vrijblijvend een gesprek met ons in!