The Big Data Chef als tool om complexe administraties te controleren

Hoewel we The Big Data Chef voornamelijk inzetten om onze klanten inzicht te bieden in hun bedrijfsdata, zijn er ontzettend veel andere toepassingen mogelijk. Zo kregen we recent een verzoek van onze klant Moos om rapporten te bouwen die helpen bij het periodiek controleren en afsluiten van de administratie.

Moos: Een fijn thuis voor iedereen

Moos produceert duurzame en herbruikbare woningen die dankzij de modulaire constructie snel en efficiënt gerealiseerd kunnen worden. Als het aan Moos ligt, lossen we in één klap het woningtekort én de klimaatuitdaging op. De oplossing is er al. Met een systemische manier van bouwen en focus op waarde creëert Moos duurzame woningen die de status quo uitdagen. Een fijn thuis voor iedereen!

Complexiteit in de administratie

Waar de kracht van het product in de eenvoud zit, kent de administratie juist veel complexiteit. Door de verschillende entiteiten loopt een veelvoud aan wachtrekeningen, bedrijfsonderdelen en projecten. Een menselijk foutje is daardoor snel gemaakt. En voor het juiste inzicht is het essentieel dat deze fouten makkelijk en efficiënt gesignaleerd en hersteld kunnen worden. Dit proces maakte de periodieke afsluitingen zowel voor de klant als voor medewerkers van RS Finance een tijdrovende klus.

Efficiëntie door slimme filters in Power BI

Door het slim gebruiken van filters in Power BI konden we het signaleren van foutboekingen standaardiseren. Dit proces maakt het mogelijk om afwijkingen en fouten snel te identificeren en te corrigeren, wat resulteerde in een aanzienlijk efficiëntere administratieve afsluiting.

Terwijl we nog in de feedback fase zaten heeft het Finance team van Moos de eerste concepten al gebruikt voor de afsluiting van maart. Een win-win situatie; voor de klant een efficiënte afsluiting en voor ons een bron van ontzettend waardevolle feedback.

Snelle beschikbaarheid van cijfers

Karin Thomas van Moos: ”Dankzij deze nieuwe manier van het controleren van de cijfers winnen we tijd. Bovendien kunnen we er nu als team gezamenlijk aan werken. Waar voorheen één persoon maandelijks alle data (soms meerdere keren) naar Excel exporteerde en middels allerlei draaitabellen controles uitvoerde, kan nu het hele team in het controle portal zien waar de fouten zitten.

“Ook kan de controle nu moeiteloos doorlopend plaatsvinden. Dat betekent dat het afsluiten van de maand veel minder (doorloop)tijd kost. De cijfers zijn aanzienlijk sneller beschikbaar voor onze projectleiders in zowel het ontwerpteam, als het assemblageteam en het bouwteam. Steeds up-to-date inzicht hebben is essentieel in ons snelgroeiende bedrijf. Het helpt ons om intern strak te sturen en extern, o.a. met (potentiële) investeerders, helder te communiceren over onze financiële cijfers.

“Niet alleen ons bedrijf is dynamisch, ook onze administratie is steeds in beweging. Nadat de controle rapporten eenmaal gemaakt waren, bleek het team van RS steeds vlot de nodige aanpassingen door te kunnen voeren. Het controlerapport ontwikkelt dus soepel met ons bedrijf mee!”

Praktijkervaring voor jong talent

Het project werd uitgevoerd in samenwerking met Gidion Kensen, een junior medewerker van RS Finance. Gidion schreef recent zijn afstudeeropdracht aan de HvA over controles in Power BI. Gidion: “het project sloot naadloos aan op mijn opdracht en het was interessant om deze kennis zo concreet in de praktijk toe te passen. Ik vond het heel leuk om te zien dat mijn werk al zo snel impact heeft gemaakt!”

Toekomstbestendige oplossingen voor groei

The Big Data Chef is niet alleen een krachtige tool voor rapportages; de tool kan ook uitkomst bieden bij het vereenvoudigen van complexe processen. Dankzij de inzet van The Big Data Chef is de administratieve last aanzienlijk verlicht voor Moos en RS Finance.

Moos is een dynamisch en snelgroeiend bedrijf, de rapporten zijn dan ook zo ingericht dat ze eenvoudig aangepast kunnen worden aan veranderende omstandigheden. Zo kunnen we ook in de toekomst meedenken met de klant en een blijvende buitengewone bijdrage leveren.