Payroll update augustus 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Belangrijk: SBI-codes controleren vóór 5 september;
2. Stagiaires versus leerlingen: cruciale verschillen;
3. Subsidieregeling Praktijkleren – laatste kans!;
4. SLIM-subsidie;
5. Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts;
6. Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) – definitieve beschikking.

Belangrijk: SBI-codes controleren vóór 5 september

De Kamer van Koophandel heeft aangekondigd dat per september veel SBI-codes veranderen. De SBI (Standaard BedrijfsIndeling) is het systeem dat de Kamer van Koophandel hanteert om bedrijven te classificeren op basis van hun bedrijfsactiviteiten.

Elke 15 jaar worden de classificaties vernieuwd, omdat bepaalde bedrijfsactiviteiten verdwijnen (denk aan videotheken) en andere activiteiten opkomen (zoals AI-dienstverlening). De toekenning van de nieuwe SBI-codes wordt gedaan op basis van de omschrijving van de bedrijfsactiviteiten die nu bekend zijn bij de Kamer van Koophandel.

Lees hieronder waarom dit voor werkgevers én ondernemers zonder werknemers belangrijk is.

Waarom de juiste SBI-code belangrijk is

De juiste SBI-code is voor zowel startende als bestaande werkgevers van belang. Een verkeerde SBI-code kan leiden tot verkeerde afdracht van werknemerspremies aan de Belastingdienst. Daarnaast staat in elke Cao een werkingssfeerbepaling opgenomen die beschrijft wanneer die Cao geldt op basis van de bedrijfsactiviteiten van de onderneming. Een verkeerde SBI-code kan leiden tot een aansluiting bij de verkeerde Cao.

Stel een ondernemer brouwt ambachtelijk bier in eigen ketels en verkoopt dit aan cafés en winkels. Omdat er sprake is van productie, valt deze onderneming onder de sector Drankindustrie en krijgt een SBI-code die hoort bij het vervaardigen van bier. Maar stel dat dezelfde ondernemer besluit om het bier niet (meer) zelf te brouwen, maar in te kopen bij andere brouwerijen en vervolgens te verkopen onder een eigen label. In dat geval is er geen sprake van productie, maar van handel. De onderneming valt dan onder de sector Groothandel in dranken, met een andere SBI-code en mogelijk een andere Cao en pensioenfonds.

De omschrijving van de bedrijfsactiviteiten leidt tot een classificatie (een SBI-code) bij de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst, Cao’s en pensioenfondsen gebruiken dit als basis voor hun sectorindeling en aansluiting. De verkeerde SBI-code kan leiden tot hoge naheffingen (tot soms wel 20 jaar terug). Een onjuiste registratie of omschrijving van de bedrijfsactiviteiten kan daarom een (onterechte) verplichtstelling tot gevolg hebben, met alle financiële gevolgen van dien. Ook voor ondernemers die géén werkgever zijn is dit van belang, aangezien SBI-codes ook de grondslag kunnen zijn bij de aanvraag van vergunningen, subsidies, bankfinanciering en verzekeringen.

Hieronder leggen we uit wat je kan ondernemen om te zorgen dat de juiste SBI-code wordt toegekend.

Aankondiging en te ondernemen stappen

De Kamer van Koophandel gaat de aanpassing van 5 tot en met 7 september uitvoeren. Het is belangrijk dat je de geregistreerde bedrijfsactiviteiten en -omschrijvingen als ondernemer van tevoren controleert en actualiseert (indien nodig) voor alle ondernemingen met een aparte registratie bij de Kamer van Koophandel.

Dit doe je door bij de Kamer van Koophandel in te loggen in Mijn KVK. Pas indien nodig de omschrijving van de bedrijfsactiviteiten aan. Dit geldt niet alleen als je ooit de initiële registratie foutief hebt doorgevoerd, maar ook als de huidige bedrijfsactiviteiten niet meer in lijn zijn met de geregistreerde bedrijfsactiviteiten bij de KvK. Vergeet bij aanpassing niet om ook ons in te lichten over de aanpassing!

Na het weekend van 7 september adviseren wij alle ondernemers om opnieuw in te loggen en de (nieuwe) SBI-codes te controleren op aanpassing door de KvK. Als deze is gewijzigd dan ontvangen wij graag een nieuw KvK-uittreksel voor in ons dossier en de controle op de huidige salarisverwerking.

Werkingssfeeronderzoek door vakbonden

Wanneer een vakbond of het ministerie van SZW een werkingssfeeronderzoek uitvoert, wordt gekeken naar de hoofdzakelijke activiteiten van een onderneming. Hierbij gaan ze als eerste uit van de SBI-codes. Op basis daarvan kunnen vakbonden bedrijven verplichten zich aan te sluiten bij een Cao. Dat kan aanzienlijke gevolgen hebben voor je organisatie. Uiteraard gaat het uiteindelijk om het zwaartepunt van de feitelijke activiteiten.

Om niet voor verrassingen te komen staan, is het verstandig dit vooraf te laten onderzoeken. Wij kunnen je helpen bij een werkingssfeeronderzoek en samen kijken hoe je hierop kunt anticiperen. Zie hiervoor ook onze HR-dienstverlening op onze website en in onze eerdere payroll update van april.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en de mogelijke gevolgen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Stagiaires versus leerlingen: cruciale verschillen

In het begin van het schooljaar zoeken stagiaires vaak een nieuwe stageverlener en leerlingen vaak een nieuw leerbedrijf. Ben je van plan om een leerling(e) of stagiair(e) in huis te halen? Dan is het verstandig om van tevoren met ons te overleggen met welke van de twee je te maken hebt. Veel mensen halen leerlingen en stagiaires namelijk door elkaar, terwijl er voor de verloning cruciale verschillen zijn.

Een leerling(e) verdient namelijk het voor hem/haar geldende minimumloon, valt onder de Cao (indien er bij het leerbedrijf een Cao van toepassing is) en verplichte premieafdracht, en heeft mogelijk recht op pensioen. Voor een stagiair(e) gelden al deze verplichtingen niet. Een verkeerde (eigen) inschatting kan dus serieuze financiële gevolgen hebben. Neem bij vragen gerust contact met ons op.

Subsidieregeling Praktijkleren – laatste kans!

Heb je leerlingen of studenten in dienst of in dienst gehad gedurende het schooljaar van 2024-2025? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor de Subsidieregeling Praktijkleren, dit is een tegemoetkoming voor kosten die jij als leerbedrijf maakt voor de begeleiding van de leerling/student. De hoogte van deze subsidie bedraagt maximaal €2.700,- voor een volledig schooljaar. De voorwaarden zijn per opleidingsniveau verschillend.

De subsidie kan tot en met 17 september worden aangevraagd. Let erop dat we per heden een ketenmachtiging nodig hebben om deze dienst voor onze klanten uit te kunnen voeren. Meer daarover lees je in één van onze oude payroll updates (zie de kop “eHerkenning en ketenmachtiging(en)”). Indien je hierover vragen hebt of als je hulp nodig hebt bij de aanvraag, dan horen we dat graag.

SLIM-subsidie

Naast de Subsidieregeling Praktijkleren gelden er nog andere subsidies voor het ontwikkelen van het personeel. Eén daarvan is de SLIM-subsidie. Deze subsidie kent verschillende varianten met elk eigen voorwaarden, zoals bijvoorbeeld de SLIM scholingssubsidie (sectorgebonden) of de subsidie SLIM mkb 2025-2029 (niet sectorgebonden).

Elke variant heeft een eigen tijdvak waarin de subsidie aangevraagd kan worden. Bij toekenning van subsidie ontvangt de werkgever een percentage van de scholingskosten terug of een bedrag van de overheid als tegemoetkoming.

Denk je in aanmerking te komen aan de hand van bijgaande informatie? Dan adviseren we je om contact te leggen met een subsidie adviseur. Zij kunnen de aanvraag en procedure uit handen nemen. Dit informatiestuk is enkel bedoeld als extra tip voor onze opdrachtgevers.

Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts

Vanaf het aannemen van de eerste werknemer heb je als werkgever veel zaken om te regelen. Salaris uitbetalen, loonheffing afdragen, sociale premies betalen en het opstellen van de arbeidsovereenkomst zijn veel werkgevers bekend. Wat veel werkgevers echter niet weten is dat je vanaf de eerste werknemer ook wettelijk verplicht bent om een basiscontract met een Arbodienst óf een onafhankelijke bedrijfsarts af te sluiten (dus ook als je géén zieke werknemers hebt). Dit staat uitgeschreven in de Arbowet, waarbij dit basiscontract onderdeel is van het wettelijke Arbobeleid.

Doel van dit beleid is dat de werkgever haar werknemers een veilige werkomgeving kan bieden en passende maatregelen kan nemen bij verzuim of arbeidsongeschiktheid (cf. de Wet Verbetering Poortwachter). Een arbodienst neemt dat laatste stuk volledig uit handen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert werkgevers in Nederland op het hebben van een dergelijk basiscontract.

Heb je geen basiscontract? Sluit deze dan zo snel mogelijk af! Meer hierover weten, of hulp hierbij nodig? Onze HR-adviseurs adviseren graag over verplichte zaken en verwijzen je graag door naar de juiste partijen.

Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) – definitieve beschikking

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) is dit jaar al opgenomen in onze payroll update van maart. Als je in aanmerking komt, dan heb je in maart al een voorlopige beschikking ontvangen van het UWV. In de periode juli of augustus heb je dezelfde (definitieve) beschikking ontvangen, en zou de tegemoetkoming eind augustus op de rekening moeten staan. Is dit niet het geval? Dan adviseren we je om contact te leggen met het UWV. Uiteraard kan jouw vaste salarisverwerker desgewenst hierbij assisteren.

___________________________________________________________________________

1. Important: Check SBI codes before September 5th;
2. Interns vs. trainees: the crucial differences
3. Subsidy Practice-Based Learning (“Subsidieregeling Praktijkleren”);
4. SLIM subsidy;
5. Obligation from the first employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician;
6. Wet Tegemoetkoming Loondomein letters (WTL letters).

Important: Check SBI codes before September 5th

The Chamber of Commerce has announced that many SBI codes will change in September. The SBI (Standard Industrial Classification) is the system used by the Chamber of Commerce to classify companies based on their business activities.

The classifications are updated every 15 years, because certain business activities disappear (such as video rental stores) and other activities emerge (such as AI services). The new SBI codes are assigned based on the description of the business activities currently known to the Chamber of Commerce.

Read below why this is important for employers and entrepreneurs without employees.

The importance of a correct SBI code

The correct SBI code is important for both new and existing employers. An incorrect SBI code can lead to incorrect payment of employee contributions to the Tax and Customs Administration. In addition, each collective labor agreement (CLA) includes a scope provision that describes when that CLA applies based on the company's business activities. An incorrect SBI code can lead to to affiliation with the wrong CLA.

Suppose an entrepreneur brews craft beer in his own kettles and sells it to cafes and shops. Because this involves production, this company falls under the beverage industry sector and is assigned an SBI code that corresponds to the manufacture of beer. But suppose the same entrepreneur decides to no longer brew the beer himself, but to purchase it from other breweries and then sell it under his own label. In that case, it is no longer a matter of production, but of trade. The company then falls under the Wholesale Beverages sector, with a different SBI code and possibly a different collective labor agreement and pension fund.

The description of the business activities leads to a classification (an SBI code) at the Chamber of Commerce. The Dutch Tax and Customs Administration, collective labor agreements, and pension funds use this as the basis for their sector classification and affiliation. The wrong SBI code can lead to high additional tax assessments (sometimes going back as far as 20 years). Incorrect registration or description of business activities can therefore result in (unjustified) compulsory registration, with all the financial consequences that entails. This is also important for entrepreneurs who are not employers, as SBI codes can also form the basis for applying for permits, subsidies, bank financing, and insurances.

Below, we explain what you can do to ensure that the correct SBI code is assigned.

Announcement and steps to be taken

The Chamber of Commerce will implement the change between September 5th and September 7th. As an entrepreneur, it is important that you check and update (if necessary) the registered business activities and descriptions in advance for all companies with a separate registration with the Chamber of Commerce.

You can do this by logging into My KVK at the Chamber of Commerce. Only change the description of the business activities if necessary. This not only applies if you ever made a mistake in the initial registration, but also if the current business activities are no longer in line with the business activities registered with the Chamber of Commerce. When making changes, don't forget to inform us about the changes!

After the weekend of September 7th, we advise all entrepreneurs to log in again and check the (new) SBI codes for changes made by the Chamber of Commerce. If these have been changed, we would like to receive a new Chamber of Commerce extract for our files and to check the current salary processing.

Scope of application investigation by trade unions

When a trade union or the Ministry of Social Affairs and Employment conducts a scope investigation, they examine the main activities of a company. They start by looking at the SBI codes. Based on these codes, trade unions can oblige companies to sign up to a collective labor agreement. This can have significant consequences for your organization. Of course, ultimately it comes down to the focus of the actual activities.

To avoid any surprises, it is wise to have this investigated in advance. We can help you with a scope investigation and work with you to see how you can anticipate this. Visit our website for HR services or read on this topic in April’s payroll update.

Would you like to know more about the possibilities and the potential consequences? Feel free to contact us for a no-obligation consultation.

Interns vs. trainees: the crucial differences

At the beginning of the year, interns often look for a new internship provider and trainees (also known as apprentices) often look for a new traineeship. Are you planning to bring in an intern or trainee? If so, it would be wise to check with us in advance which of the two you are considering. Many people confuse interns and trainees, while there are crucial differences when it comes to remuneration.

A trainee earns the minimum wage applicable to him/her, is subject to the collective labour agreement (if a collective labour agreement applies at the company) and compulsory contribution payments and may be entitled to a pension. All these obligations do not apply to an intern. A wrong (own) assessment can therefore have serious financial consequences. Please feel free to contact us if you have any questions.

Subsidy Practice-Based Learning (“Subsidieregeling Praktijkleren”) – last chance!

Did you employ trainees or students during the school year of 2024-2025? Then you may be eligible for the Subsidy Practice-Based Learning, this is an allowance for costs you incur as a learning company during the supervision of the trainee/student. The amount of this subsidy is €2.700,- for a full school year (max). The terms and conditions are different for each level of education.

You have until September 17th to apply for the subsidy. Please note that as of now, we require chain authorization to perform this service for our customers. You can read more about this in one of our old payroll updates (in the section “eHerkenning and chain authorisations”). If you have any questions about this or if you need help with the application, we would be happy to hear from you.

SLIM subsidy

In addition to the Subsidy Practice-Based Learning, there are other subsidies available for staff development. One of these is the SLIM subsidy. This subsidy has different variants, each with its own conditions, such as the SLIM educational subsidy (sector-specific) or the SLIM SME 2025-2029 subsidy (non-sector-specific) (both links available in Dutch only).

Each variant has its own period during which the subsidy can be applied for. If the subsidy is granted, the employer will receive a percentage of the educational costs back or an amount from the government as compensation.

Do you think you are eligible based on the accompanying information? Then we advise you to contact a subsidy advisor. They can take care of the application and procedure for you. This information is intended solely as an additional tip for our clients.

Obligation from the 1st employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician

From the moment you hire your first employee, there are many things to arrange as an employer. Paying salaries, paying payroll taxes, paying social security contributions, and drawing up employment contracts are familiar tasks for many employers. However, what many employers do not know is that from the first employee onwards, you are also legally obliged to conclude a basic contract with an occupational health and safety service or an independent occupational physician (even if you do not have any sick employees). This is laid down in the Working Conditions Act, whereby this basic contract is part of the statutory health and safety policy.

The aim of this policy is to enable employers to offer their employees a safe working environment and to take appropriate measures in the event of absenteeism or incapacity for work (cf. the Eligibility for Permanent Incapacity Benefit Restrictions Act). An occupational health and safety service takes care of the latter completely. The Dutch Labor Inspectorate checks employers in the Netherlands to ensure they have such a basic contract.

If you do not have a basic contract, conclude one as soon as possible! Would you like to know more about this or need help? Our HR advisors are happy to advise you on mandatory matters and refer you to the right parties.

Wet Tegemoetkoming Loondomein letters (WTL letters)

The Wet Tegemoetkoming Loondomein has already been included in our March payroll update. If you are eligible, you will have already received a provisional decision from the UWV (Employee Insurance Agency) in March. In July or August, you should have received the same (final) decision, and the allowance should have been paid into your account at the end of August. If this is not the case, we advise you to contact the UWV. Your regular payroll processor can, of course, assist you with this if desired.