Payroll update februari 2026

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!;
2. Jaarwerk 2025 in NMBRS;
3. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025;
4. Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven (alleen particuliere pensioenuitvoerders);
5. Verzekeraars en eindafrekeningen 2025;
6. WBSO: S&O-beschikkingen 2026.

Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) is een wet die werkgevers een vergoeding toekent vanuit het UWV voor werknemers die een arbeidsbeperking hebben (door leeftijd of arbeidsongeschiktheid). De vergoeding wordt achteraf toegekend, met andere woorden: dit jaar wordt de vergoeding over 2025 vastgesteld en uitgekeerd.

Sinds 2025 is er nog maar één categorie binnen de WTL: de loonkostenvoordelen. Voorheen waren het drie categorieën, maar twee daarvan zijn inmiddels vervallen (het Lage Inkomensvoordeel, afgekort “LIV”, en het jeugd-LIV).

In maart ontvang je vanuit het UWV een brief met de voorlopige berekening als er recht bestaat op een loonkostenvoordeel. Als deze brief niet klopt dan moet er in bezwaar getreden worden bij het UWV over 2025. Dat kan alleen via de salarisadministratie gebeuren, want dan moet de loonaangifte over 2025 gecorrigeerd worden. Stuur daarom de voorlopige berekening door naar jouw salarisverwerker. Zij kunnen de berekening voor je controleren en indien van toepassing in bezwaar treden.

Let op: voorheen gold voor een loonkostenvoordeel een maximale termijn van 3 jaar aan subsidie voor nieuwe werknemers/stagiaires en 1 jaar voor herplaatste werknemers. Sinds 1 januari 2026 is één van deze loonkostenvoordelen structureel geworden: het loonkostenvoordeel voor de doelgroep banenafspraak in 2026 (voorheen de doelgroep “banenafspraak en scholingsbelemmerden"). Deze heeft inmiddels een onbepaalde termijn. Zolang werknemer en werkgever voldoen aan de voorwaarden blijft de werkgever de subsidie jaarlijks ontvangen. De veranderingen lees je hier terug.

Voor werknemers die vóór 1 januari 2026 in dienst waren zit er een deadline aan het aanvragen van de doelgroepverklaring. Dit moet vóór 31 maart 2026 zijn gebeurd, anders vervalt permanent het recht op deze subsidie. Een werknemer is wettelijk niet verplicht om informatie te delen over of mee te werken aan een doelgroepverklaring.

Voor werknemers die op of na 1 januari 2026 in dienst treden hoeft géén doelgroepverklaring meer aangevraagd te worden, maar is de bevestiging dat zij in het doelgroepregister staan afdoende. Ook hier geldt dat dit binnen 3 maanden na indiensttreding verwerkt moet worden in de salarisadministratie, anders vervalt het recht op subsidie permanent. Ook hier is de werknemer niet verplicht om mee te werken.

Alle informatie, hoogtes van subsidies en de duur ervan vind je in dit kennisdocument (wordt automatisch gedownload als PDF).

Jaarwerk 2025 in NMBRS

Begin februari zijn het (resterende) jaarwerk en de (resterende) jaaropgaven 2025 vrijgegeven voor de werkgevers en werknemers in NMBRS. Zowel werkgevers als werknemers hebben een e-mail vanuit NMBRS ontvangen. Het jaarwerk kan als volgt geraadpleegd worden:

• Werkgevers vinden het jaarwerk terug bij de salarisdocument viewer (klik op “meer…” rechts onderin, en zet het jaar terug naar 2025).
• Werknemers kunnen hun jaaropgaaf terugvinden in de NMBRS ESS App (hamburgermenu → “loonstroken” → jaar omzetten naar 2025) of via de website (“loonstroken per periode” → klik rechts onderin op “meer…” → 2025).

Heb je problemen met het terugvinden van de documenten? Op onze website hebben we instructievideo’s voor zowel werkgever als werknemer.

Let op: heeft een werknemer in 2025 meerdere dienstverbanden gehad bij dezelfde werkgever (is iemand bijvoorbeeld stagiair én werknemer geweest bij hetzelfde bedrijf)? Houd er dan rekening mee dat er twee (of meer) jaaropgaven zijn voor deze werknemer.

De werknemer kan deze op hetzelfde account raadplegen, mits beide accounts op hetzelfde e-mailadres actief zijn. Via de website ziet een werknemer het andere dienstverband in door rechts bovenin op het icoon van het poppetje te klikken en erna van profiel te wisselen (middels de knop “profiel wisselen”). De jaaropgaaf kan vervolgens op dezelfde manier ingezien/gedownload worden. In de ESS App kan de werknemer ook wisselen tussen profielen.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025

In de payroll update van december hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft aan als je dit nog niet hebt gedaan.

Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan.

Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven

Per januari veranderen de pensioenpremies altijd, het is gebruikelijk dat je deze in januari of februari ontvangt vanuit de pensioenverzekeraar. Heb je een particuliere pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig het pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies of premiegegevens doorgeeft voor 2026, hier bent je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat oude of onjuiste pensioenpremies door blijven lopen en de afdracht onjuist plaatsvindt. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan grote verschillen in de afdracht veroorzaken.

Verzekeraars en eindafrekeningen 2025

Veel werkgevers hebben vanuit kostentechnisch oogpunt of vanuit verplichting door een Cao diverse, lopende verzekeringen voor hun werknemers en -lasten. Denk o.a. aan verzuimverzekeringen, WGA-hiaat-, ANW-hiaat- of WIA-excedentverzekeringen. Een groot deel van deze verzekeraars schat aan het begin van een kalenderjaar in hoe hoog de loonsom wordt en baseren daarop hun premies. Het jaar erop wordt dan de definitieve loonsom vastgesteld en vindt de eindafrekening plaats. Veel verzekeraars vragen daarom in februari 2026 de cumulatieve verzamelloonstaat 2025 en de loonsom over 2025 op om over te kunnen gaan tot de eindnota van 2025.

De cumulatieve verzamelloonstaat vind je in het jaarwerk 2025 terug (zie bovenstaande paragraaf wanneer en hoe je dit kunt raadplegen).

Let op: het document heet “verzamelloonstaat cumulatief” in NMBRS. Heb je hulp nodig met de aanlevering voor de eindafrekening? Raadpleeg dan jouw vaste salarisverwerker.

Tip: pas direct de gegevens aan voor 2026 zodat je tijdig up-to-date bent.

WBSO: S&O-beschikkingen 2026

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2026. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2026 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2025 de volledige WBSO hebben toegepast.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website (filter op type “Payroll & HR”).

___________________________________________________________________________

1. Wage Earnings Supplement Act (WTL): Dont miss out on subsidies!;
2. Annual documents and statements of 2025;
3. Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2025;
4. Updating pension portals and providing the new 2026 pension premiums;
5. Insurances and 2025 settlements;
6. Application Tax Credit for Research and Development 2026 (WBSO).

Wage Earnings Supplement Act (WTL): Don’t miss out on subsidies!

The Wage Earnings Supplement Act (WTL) is a law that grants employers compensation from the Employee Insurance Agency (UWV) for employees or interns who have an occupational disability (due to age or incapacity for work). The compensation is granted retrospectively, in other words: this year, the compensation for 2025 will be determined and paid out.

Since 2025, there has been only one category within the WTL: wage cost benefits. Previously, there were three categories, but two of these have now been discontinued (the Low Income Benefit, abbreviated to “LIV” in Dutch, and the youth LIV).

In March, you will receive a letter from the UWV with the provisional calculation if you are entitled to a wage cost benefit. If this letter is incorrect, you must submit an objection to the UWV for 2025. This can only be done through payroll administration, because the wage tax return for 2025 will need to be corrected. Therefore, send the provisional calculation to your payroll processor. They can check the calculation for you and object if necessary.

Please note: previously, wage cost subsidies were limited to a maximum of three years for new employees and one year for redeployed employees. Since January 1, 2026, one of these wage cost benefits has become permanent: the wage cost benefit for the target group for the 2026 job agreement (previously the target group for the “job agreement and educationally hindered people”). This subsidy now has an indefinite term. As long as the employee and employer meet the conditions, the employer will continue to receive the subsidy annually. You can read about the changes here.

For employees who were employed before January 1, 2026, there is a deadline for applying for the so-called target group declaration (“doelgroepverklaring”). This must be done before March 31, 2026, otherwise the right to this subsidy will be permanently lost. Employees are not legally obliged to share information about or cooperate with a target group declaration.

For employees who join the company on or after January 1, 2026, it will no longer be necessary to apply for a target group declaration; confirmation that they are listed in the target group register will suffice. Here too, this must be processed in the payroll administration within three months of commencement of employment, otherwise the right to subsidy will lapse permanently. Again, the employee is not obliged to cooperate.

All information, subsidy amounts, and duration can be found in this document (downloads automatically as PDF).

Annual statements of 2025

We have released the annual documents and annual statements of 2025 during February for all employers and employees in NMBRS. Both employers and employees have received an email from NMBRS. You can find the documents here:

• Employers can find the annual documents in the salary documents dashlet (click on “more...” at the bottom right and set the year back to 2025). 
• Employees can find their annual statement in the NMBRS ESS App (hamburger menu → “pay slips” → adjust the year to 2025) or via the website (“pay slips by period” → click on “more...” in the bottom right → adjust the year to 2025).

Did an employee have multiple employments at your company in 2025 (for example, was someone an intern and employee in 2025)? Then keep in mind that there are two (or more) annual statements and they can only be accessed in NMBRS simultaneously if both logins are registered on the same e-mail address.

Via the website, an employee can view the other employment by clicking on the person icon in the upper right corner and then changing profiles (using the “change profile” button). This can also be done within the NMBRS ESS App.

Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2025

In December’s payroll update, we have already mentioned the WKR and its final settlement. Have you exceeded the discretionary scope in 2025? 80% final levy (tax) has to be paid over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner: it must be included in the February 2026 payroll tax return at the latest. Therefore, please submit the final levy if you have not done so already.

Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2025 and the corresponding levy.

Updating pension portals and providing the new 2026 pension premiums

Pension contributions always change per January, it is common to receive these from the pension insurer in January or February. Do you have a general pension fund (think Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank and the like)? Then make sure you update your pension portal in a timely manner and that you pass on the new pension premiums to us in 2026, this is your responsibility as an employer. In this way, we will prevent the pension contributions from continuing to run incorrectly. Failure to pass on pension changes, or to do so in time, can add up to big financial discrepancies.

Insurances and 2025 settlements

Many employers have various ongoing insurances for their employees and expenses from a cost point of view or from an obligation by a collective bargaining agreement. Examples include absenteeism insurances, WGA gap (disability gap) insurances, ANW gap insurances or WIA excess insurances. Note that the aforementioned insurances for the WGA, ANW and WIA are additional gap insurances next to the benefits as referred to by the corresponding hyperlinks. Many of these insurers estimate the total wage at the beginning of a calendar year and base their premiums on that. The following year, the final total wage is then determined, and the final settlement takes place. Many insurers therefore request the 2025 “cumulatieve verzamelloonstaat” (in English: payroll register summary cumulative) and the 2025 total wages in February 2026 in order to proceed to the 2025 final settlement.

You can find the payroll register summary cumulative in the 2025 annual documents (see above section on when and how to access it).

Do you need help with the submission for the final statement? Please contact your regular payroll processor.

Application Tax Credit for Research and Development 2026 (WBSO)

In our previous updates we have mentioned the Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO) in detail several times. We would like to receive (if not in our possession) all granted WBSO decisions of 2026 on short notice. We need these in order to apply the WBSO over 2026. In addition, we would like to be informed if we incorrectly applied the full WBSO in 2025.

All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.