Payroll update februari 2026

[ENGLISH VERSION HERE]

1. Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!
2. Jaarwerk 2025 in Nmbrs
3. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025
4. Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven (alleen particuliere pensioenuitvoerders)
5. Verzekeraars en eindafrekeningen 2025
6. WBSO: S&O-beschikkingen 2026

Wet Tegemoetkoming Loondomein: loop geen subsidie mis als werkgever!

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) is een wet die werkgevers een vergoeding toekent vanuit het UWV voor werknemers die een arbeidsbeperking hebben (door leeftijd of arbeidsongeschiktheid). De vergoeding wordt achteraf toegekend, met andere woorden: dit jaar wordt de vergoeding over 2025 vastgesteld en uitgekeerd.

Sinds 2025 is er nog maar één categorie binnen de WTL: de loonkostenvoordelen. Voorheen waren het drie categorieën, maar twee daarvan zijn inmiddels vervallen (het Lage Inkomensvoordeel, afgekort “LIV”, en het jeugd-LIV).

In maart ontvang je vanuit het UWV een brief met de voorlopige berekening als er recht bestaat op een loonkostenvoordeel. Als deze brief niet klopt dan moet er in bezwaar getreden worden bij het UWV over 2025. Dat kan alleen via de salarisadministratie gebeuren, want dan moet de loonaangifte over 2025 gecorrigeerd worden. Stuur daarom de voorlopige berekening door naar jouw salarisverwerker. Zij kunnen de berekening voor je controleren en indien van toepassing in bezwaar treden.

Let op: voorheen gold voor een loonkostenvoordeel een maximale termijn van 3 jaar aan subsidie voor nieuwe werknemers/stagiaires en 1 jaar voor herplaatste werknemers. Sinds 1 januari 2026 is één van deze loonkostenvoordelen structureel geworden: het loonkostenvoordeel voor de doelgroep banenafspraak in 2026 (voorheen de doelgroep “banenafspraak en scholingsbelemmerden"). Deze heeft inmiddels een onbepaalde termijn. Zolang werknemer en werkgever voldoen aan de voorwaarden blijft de werkgever de subsidie jaarlijks ontvangen. De veranderingen lees je hier terug.

Voor werknemers die vóór 1 januari 2026 in dienst waren zit er een deadline aan het aanvragen van de doelgroepverklaring. Dit moet vóór 31 maart 2026 zijn gebeurd, anders vervalt permanent het recht op deze subsidie. Een werknemer is wettelijk niet verplicht om informatie te delen over of mee te werken aan een doelgroepverklaring.

Voor werknemers die op of na 1 januari 2026 in dienst treden hoeft géén doelgroepverklaring meer aangevraagd te worden, maar is de bevestiging dat zij in het doelgroepregister staan afdoende. Ook hier geldt dat dit binnen 3 maanden na indiensttreding verwerkt moet worden in de salarisadministratie, anders vervalt het recht op subsidie permanent. Ook hier is de werknemer niet verplicht om mee te werken.

Alle informatie, hoogtes van subsidies en de duur ervan vind je in dit kennisdocument (wordt automatisch gedownload als PDF).

Jaarwerk 2025 in Nmbrs

Begin februari zijn het (resterende) jaarwerk en de (resterende) jaaropgaven 2025 vrijgegeven voor de werkgevers en werknemers in Nmbrs. Zowel werkgevers als werknemers hebben een e-mail vanuit Nmbrs ontvangen. Het jaarwerk kan als volgt geraadpleegd worden:

• Werkgevers vinden het jaarwerk terug bij de salarisdocument viewer (klik op “meer…” rechts onderin, en zet het jaar terug naar 2025).
• Werknemers kunnen hun jaaropgaaf terugvinden in de Nmbrs ESS App (hamburgermenu → “loonstroken” → jaar omzetten naar 2025) of via de website (“loonstroken per periode” → klik rechts onderin op “meer…” → 2025).

Heb je problemen met het terugvinden van de documenten? Op onze website hebben we instructievideo’s voor zowel werkgever als werknemer.

Let op: heeft een werknemer in 2025 meerdere dienstverbanden gehad bij dezelfde werkgever (is iemand bijvoorbeeld stagiair én werknemer geweest bij hetzelfde bedrijf)? Houd er dan rekening mee dat er twee (of meer) jaaropgaven zijn voor deze werknemer.

De werknemer kan deze op hetzelfde account raadplegen, mits beide accounts op hetzelfde e-mailadres actief zijn. Via de website ziet een werknemer het andere dienstverband in door rechts bovenin op het icoon van het poppetje te klikken en erna van profiel te wisselen (middels de knop “profiel wisselen”). De jaaropgaaf kan vervolgens op dezelfde manier ingezien/gedownload worden. In de ESS App kan de werknemer ook wisselen tussen profielen.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025

In de payroll update van december hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft aan als je dit nog niet hebt gedaan.

Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan.

Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven

Per januari veranderen de pensioenpremies altijd, het is gebruikelijk dat je deze in januari of februari ontvangt vanuit de pensioenverzekeraar. Heb je een particuliere pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig het pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies of premiegegevens doorgeeft voor 2026, hier bent je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat oude of onjuiste pensioenpremies door blijven lopen en de afdracht onjuist plaatsvindt. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan grote verschillen in de afdracht veroorzaken.

Verzekeraars en eindafrekeningen 2025

Veel werkgevers hebben vanuit kostentechnisch oogpunt of vanuit verplichting door een Cao diverse, lopende verzekeringen voor hun werknemers en -lasten. Denk o.a. aan verzuimverzekeringen, WGA-hiaat-, ANW-hiaat- of WIA-excedentverzekeringen. Een groot deel van deze verzekeraars schat aan het begin van een kalenderjaar in hoe hoog de loonsom wordt en baseren daarop hun premies. Het jaar erop wordt dan de definitieve loonsom vastgesteld en vindt de eindafrekening plaats. Veel verzekeraars vragen daarom in februari 2026 de cumulatieve verzamelloonstaat 2025 en de loonsom over 2025 op om over te kunnen gaan tot de eindnota van 2025.

De cumulatieve verzamelloonstaat vind je in het jaarwerk 2025 terug (zie bovenstaande paragraaf wanneer en hoe je dit kunt raadplegen).

Let op: het document heet “verzamelloonstaat cumulatief” in Nmbrs. Heb je hulp nodig met de aanlevering voor de eindafrekening? Raadpleeg dan jouw vaste salarisverwerker.

Tip: pas direct de gegevens aan voor 2026 zodat je tijdig up-to-date bent.

WBSO: S&O-beschikkingen 2026

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2026. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2026 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2025 de volledige WBSO hebben toegepast.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website (filter op type “Payroll & HR”).