Payroll & HR

Payroll update januari 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

  1. Jaarwerk 2024 in NMBRS;
  2. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2024;
  3. Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven (alleen particuliere pensioenuitvoerders);
  4. Stagiaires versus leerlingen: belangrijke verschillen;
  5. Verzekeraars en eindafrekeningen 2024;
  6. WBSO: S&O-beschikkingen 2025.

Jaarwerk 2024 in NMBRS

Begin februari wordt het (resterende) jaarwerk en de (resterende) jaaropgaven 2024 vrijgegeven voor de werkgevers en werknemers in NMBRS. Zodra het jaarwerk is vrijgegeven ontvangen zowel werkgevers als werknemers een e-mail vanuit NMBRS. Het jaarwerk kan als volgt geraadpleegd worden:

  • Werkgevers vinden het jaarwerk terug bij de salarisdocument viewer (klik op “meer…” rechts onderin, en zet het jaar terug naar 2024).
  • Werknemers kunnen hun jaaropgaaf terugvinden in de NMBRS ESS App (hamburgermenu → “loonstroken” → jaar omzetten naar 2024) of via de website (“loonstroken per periode” → klik rechts onderin op “meer…” → 2024).

    Let op: heeft een werknemer in 2024 meerdere dienstverbanden gehad bij dezelfde werkgever (is iemand bijvoorbeeld stagiair én werknemer geweest bij hetzelfde bedrijf)? Houd er dan rekening mee dat er twee (of meer) jaaropgaven zijn voor deze werknemer en dat deze niet allebei geraadpleegd kunnen worden in de NMBRS ESS App. Via de website ziet een werknemer het andere dienstverband in door rechts bovenin op het icoon van het poppetje te klikken en erna van profiel te wisselen (middels de knop “profiel wisselen”). De jaaropgaaf kan vervolgens op dezelfde manier ingezien/gedownload worden.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2024

In de payroll update van vorige maand hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2024? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft tegelijkertijd aan met de payroll mutaties van februari. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2024 en de hoogte daarvan.

Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven

Per januari veranderen de pensioenpremies altijd, het is gebruikelijk dat je deze in januari of februari ontvangt vanuit de pensioenverzekeraar. Heb je een algemene pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig het pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies of premiegegevens doorgeeft voor 2025, hier bent je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat oude of onjuiste pensioenpremies door blijven lopen en de afdracht onjuist plaatsvindt. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan grote verschillen in de afdracht veroorzaken.

Stagiaires versus leerlingen: cruciale verschillen

In het begin van het jaar zoeken stagiaires vaak een nieuwe stageverlener en leerlingen vaak een nieuw leerbedrijf. Ben je van plan om een leerling(e) of stagiair(e) in huis te halen? Dan is het verstandig om van tevoren met ons te overleggen met welke van de twee je te maken hebt. Veel mensen halen leerlingen en stagiaires namelijk door elkaar, terwijl er voor de verloning cruciale verschillen zijn. Een leerling(e) verdient namelijk het voor hem/haar geldende minimumloon, valt onder de Cao (indien er bij het leerbedrijf een Cao van toepassing is) en verplichte premieafdracht, en heeft mogelijk recht op pensioen. Voor een stagiair(e) gelden al deze verplichtingen niet. Een verkeerde (eigen) inschatting kan dus serieuze financiële gevolgen hebben. Neem bij vragen gerust contact met ons op.

Verzekeraars en eindafrekeningen 2024

Veel werkgevers hebben vanuit kostentechnisch oogpunt of vanuit verplichting door een Cao diverse, lopende verzekeringen voor hun werknemers en -lasten. Denk o.a. aan verzuimverzekeringen, WGA-hiaat-, ANW-hiaat- of WIA-excedentverzekeringen. Een groot deel van deze verzekeraars schat aan het begin van een kalenderjaar in hoe hoog de loonsom wordt en baseren daarop hun premies. Het jaar erop wordt dan de definitieve loonsom vastgesteld en vindt de eindafrekening plaats. Veel verzekeraars vragen daarom in februari 2025 de cumulatieve verzamelloonstaat 2024 en de loonsom over 2024 op om over te kunnen gaan tot de eindnota van 2024. De cumulatieve verzamelloonstaat vind je in het jaarwerk 2024 terug (zie bovenstaande paragraaf wanneer en hoe je dit kunt raadplegen).

Let op: het document heet “verzamelloonstaat cumulatief” in NMBRS. Heb je hulp nodig met de aanlevering voor de eindafrekening? Raadpleeg dan jouw vaste salarisverwerker.

WBSO: S&O-beschikkingen 2025

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2025. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2025 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2024 de volledige WBSO hebben toegepast. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website.

blijf op de hoogte

Alle laatste ontwikkelingen direct in je mailbox? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

 

 

___________________________________________________________________________

  1. Annual documents and statements of 2024;
  2. Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2024;
  3. Updating pension portals and providing the new 2025 pension premiums;
  4. Interns and trainees: the important differences;
  5. Insurances and 2024 settlements;
  6. Application Tax Credit for Research and Development 2025 (WBSO).

Annual statements of 2024

We will release the annual documents and annual statements of 2024 during February for all employers and employees in NMBRS. Once the annual work is released, both employers and employees will receive an email from NMBRS. You can find the documents here:

  • Employers can find the annual documents in the salary documents dashlet (click on “more...” at the bottom right and set the year back to 2024).
  • Employees can find their annual statement in the NMBRS ESS App (hamburger menu → “pay slips” → adjust the year to 2024) or via the website (“pay slips by period” → click on “more...” in the bottom right → adjust the year to 2024).

    Did an employee have multiple employments at your company in 2024 (for example, was someone an intern and employee in 2024)? Then keep in mind that there are two (or more) annual statements and they cannot be accessed in the NMBRS ESS App simultaneously. Via the website, an employee can view the other employment by clicking on the person icon in the upper right corner and then changing profiles (using the “change profile” button).

Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2024

In last month’s payroll update, we have already mentioned the WKR and its final settlement. Have you exceeded the discretionary scope in 2024? 80% final levy (tax) has to be paid over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner: it must be included in the February 2025 payroll tax return at the latest. Therefore, please submit the final levy at the same time as the February payroll mutations. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2024 and the corresponding levy.

Updating pension portals and providing the new 2025 pension premiums

Pension contributions always change per January, it is common to receive these from the pension insurer in January or February. Do you have a general pension fund (think Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank and the like)? Then make sure you update your pension portal in a timely manner and that you pass on the new pension premiums to us in 2025, this is your responsibility as an employer. In this way, we will prevent the pension contributions from continuing to run incorrectly. Failure to pass on pension changes, or to do so in time, can add up to big financial discrepancies.

Interns vs. trainees: the crucial differences

At the beginning of the year, interns often look for a new internship provider and trainees (also known as apprentices) often look for a new traineeship. Are you planning to bring in an intern or trainee? If so, it would be wise to check with us in advance which of the two you are considering. Many people confuse interns and trainees, while there are crucial differences when it comes to remuneration. A trainee earns the minimum wage applicable to him/her, is subject to the collective labour agreement (if a collective labour agreement applies at the company) and compulsory contribution payments and may be entitled to a pension. All these obligations do not apply to an intern. A wrong (self) assessment can therefore have serious financial consequences. Please feel free to contact us if you have any questions.

Insurances and 2024 settlements

Many employers have various ongoing insurances for their employees and expenses from a cost point of view or from an obligation by a collective labour agreement. Examples include absenteeism insurances, WGA gap (disability gap) insurances, ANW gap insurances or WIA excess insurances. Note that the aforementioned insurances for the WGA, ANW and WIA are additional gap insurances next to the benefits as referred to by the corresponding hyperlinks. Many of these insurers estimate the total wage at the beginning of a calendar year and base their premiums on that. The following year, the final total wage is then determined, and the final settlement takes place. Many insurers therefore request the 2024 “cumulatieve verzamelloonstaat” (in English: payroll register summary cumulative) and the 2024 total wages in February 2025 in order to proceed to the 2024 final settlement. You can find the payroll register summary cumulative in the 2024 annual documents (see above section on when and how to access it).

Do you need help with the submission for the final statement? Please contact your regular payroll processor.

Application Tax Credit for Research and Development 2025 (WBSO)

In our previous updates we have mentioned the Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO) in detail several times. We would like to receive (if not in our possession) all granted WBSO decisions of 2025 on short notice. We need these in order to apply the WBSO over 2025. In addition, we would like to be informed if we incorrectly applied the full WBSO in 2024. All other information, conditions, and obligations regarding the WBSO can be found here.

Glenn ten Bookum, RS Finance

contact

Wil je grip op je financiën en duurzaam groeien? Wij helpen je graag.

Neem contact op
Postadres

Postbus 51298
1007 EG Amsterdam

Bezoekadres Purmerend

Wielingenstraat 133
4e verdieping
1441 ZN Purmerend

Bezoekadres Amsterdam

James Wattstraat 100
6e verdieping
1097 DM Amsterdam

Bezoekadres Rotterdam

Max Euwelaan 55
2e verdieping
3062 MA Rotterdam

nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!