Payroll update januari 2026

[ENGLISH VERSION HERE]

1. Aangekondigde wijzigingen per 2026
2. Jaarwerk 2025 in Nmbrs
3. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025
4. Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven (alleen particuliere pensioenuitvoerders)
5. Stagiaires versus leerlingen: belangrijke verschillen
6. Verzekeraars en eindafrekeningen 2025
7. WBSO: S&O-beschikkingen 2026

Aangekondigde wijzigingen per 2026

In onze vorige payroll update hebben we alle wijzigingen per 2026 benoemd. Mocht je deze nog niet gelezen hebben dan adviseren we om dat alsnog te doen. Zo blijf je op de hoogte van de belangrijkste wetswijzigingen en gewijzigde lasten voor jou als werkgever.

Jaarwerk 2025 in Nmbrs

Begin februari wordt het (resterende) jaarwerk en de (resterende) jaaropgaven 2025 vrijgegeven voor de werkgevers en werknemers in Nmbrs. Zodra het jaarwerk is vrijgegeven ontvangen zowel werkgevers als werknemers een e-mail vanuit Nmbrs. Het jaarwerk kan als volgt geraadpleegd worden:

• Werkgevers vinden het jaarwerk terug bij de salarisdocument viewer (klik op “meer…” rechts onderin, en zet het jaar terug naar 2025).
• Werknemers kunnen hun jaaropgaaf terugvinden in de Nmbrs ESS App (hamburgermenu → “loonstroken” → jaar omzetten naar 2025) of via de website (“loonstroken per periode” → klik rechts onderin op “meer…” → 2025).

Heb je problemen met het terugvinden van de documenten? Op onze website hebben we instructievideo’s voor zowel werkgever als werknemer.

Let op: heeft een werknemer in 2025 meerdere dienstverbanden gehad bij dezelfde werkgever (is iemand bijvoorbeeld stagiair én werknemer geweest bij hetzelfde bedrijf)? Houd er dan rekening mee dat er twee (of meer) jaaropgaven zijn voor deze werknemer.

De werknemer kan deze op hetzelfde account raadplegen, mits beide accounts op hetzelfde e-mailadres actief zijn. Via de website ziet een werknemer het andere dienstverband in door rechts bovenin op het icoon van het poppetje te klikken en erna van profiel te wisselen (middels de knop “profiel wisselen”). De jaaropgaaf kan vervolgens op dezelfde manier ingezien/gedownload worden. In de ESS App kan de werknemer ook wisselen tussen profielen.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2025

In de payroll update van vorige maand hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft tegelijkertijd aan met de payroll mutaties van februari.

Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan.

Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven

Per januari veranderen de pensioenpremies altijd, het is gebruikelijk dat je deze in januari of februari ontvangt vanuit de pensioenverzekeraar. Heb je een particuliere pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig het pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies of premiegegevens doorgeeft voor 2026, hier bent je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat oude of onjuiste pensioenpremies door blijven lopen en de afdracht onjuist plaatsvindt. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan grote verschillen in de afdracht veroorzaken.

Stagiaires versus leerlingen: cruciale verschillen

In het begin van het jaar zoeken stagiaires vaak een nieuwe stageverlener en leerlingen vaak een nieuw leerbedrijf. Ben je van plan om een leerling(e) of stagiair(e) in huis te halen? Dan is het verstandig om van tevoren met ons te overleggen met welke van de twee je te maken hebt. Veel mensen halen leerlingen en stagiaires namelijk door elkaar, terwijl er voor de verloning cruciale verschillen zijn.

Een leerling(e) verdient namelijk het voor hem/haar geldende minimumloon, valt onder de Cao (indien er bij het leerbedrijf een Cao van toepassing is) en verplichte premieafdracht, en heeft mogelijk recht op pensioen. Voor een stagiair(e) gelden al deze verplichtingen niet. Een verkeerde (eigen) inschatting kan dus serieuze financiële gevolgen hebben. Neem bij vragen gerust contact met ons op.

Verzekeraars en eindafrekeningen 2025

Veel werkgevers hebben vanuit kostentechnisch oogpunt of vanuit verplichting door een Cao diverse, lopende verzekeringen voor hun werknemers en -lasten. Denk o.a. aan verzuimverzekeringen, WGA-hiaat-, ANW-hiaat- of WIA-excedentverzekeringen. Een groot deel van deze verzekeraars schat aan het begin van een kalenderjaar in hoe hoog de loonsom wordt en baseren daarop hun premies. Het jaar erop wordt dan de definitieve loonsom vastgesteld en vindt de eindafrekening plaats. Veel verzekeraars vragen daarom in februari 2026 de cumulatieve verzamelloonstaat 2025 en de loonsom over 2025 op om over te kunnen gaan tot de eindnota van 2025.

De cumulatieve verzamelloonstaat vind je in het jaarwerk 2025 terug (zie bovenstaande paragraaf wanneer en hoe je dit kunt raadplegen).

Let op: het document heet “verzamelloonstaat cumulatief” in Nmbrs. Heb je hulp nodig met de aanlevering voor de eindafrekening? Raadpleeg dan jouw vaste salarisverwerker.

WBSO: S&O-beschikkingen 2026

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Graag ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2026. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2026 te kunnen toepassen. Daarnaast vernemen wij het graag als we ten onrechte in 2025 de volledige WBSO hebben toegepast.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website (filter op type “Payroll & HR”).