Payroll update maart 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Feestdagen en mogelijke toeslagen;
2. HR-dienstverlening;
3. HR-Workflows in NMBRS;
4. Oproepkrachten: helaas niet zo vrijblijvend als werkgevers denken;
5. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2024;
6. Wettelijk verlof: vervaltermijn en bijbehorende verplichtingen;
7. Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL);
8. WBSO: urenopgaaf 2024 t.b.v. eindafrekening.

Feestdagen en mogelijke toeslagen

Over een paar weken is het Pasen en dit betekent dat de feestdagen weer van start gaan! In bepaalde branches is het gebruikelijk dat er op feestdagen wordt doorgewerkt (of extra wordt gewerkt) door werknemers. Houd er rekening mee dat als voor jouw werknemers een Cao geldt, dat deze werknemers dan mogelijk recht hebben op een feestdagentoeslag. Dit kan ook gelden als er géén Cao geldt, maar als er aparte afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Onze payroll specialisten kunnen je hier meer informatie over verstrekken.

We hebben ook diverse HR-specialisten in dienst die Cao’s, arbeidsovereenkomsten en personeelshandboeken kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor jouw werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan. Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke Cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wil overleggen welke regelingen op jouw werknemers van toepassing zijn.

HR-dienstverlening

Naast advisering over Cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan, bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR-Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken. Interesse in onze HR-diensten? Neem dan gerust contact met ons op!

HR-Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR-Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS-Workflows). Via HR-Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer. Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gewaarborgd wordt. Via ESS-Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht.

Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever. Benieuwd naar de mogelijkheden? Bel dan met één van onze HR-collega’s.

Oproepkrachten: helaas niet zo vrijblijvend als werkgevers denken

Veel werkgevers hebben of nemen oproepkrachten in dienst. Dit zijn werknemers zonder vast rooster en over het algemeen ook zonder vaste uren. Het komt nog wel eens voor dat er een minimaal aantal uren per week wordt overeengekomen (zogenoemde min-maxcontracten). De bekendste variant is het nulurencontract. De verschillende vormen vind je hier.

De oproepkracht is helaas niet zo vrijblijvend qua verplichtingen als vaak wordt gedacht (zie ook hier). Ze hebben dezelfde rechten als vaste krachten qua bedrijfsregelingen en hoogte van verlof(opbouw). Maar daarnaast zijn er specifieke zaken die gerelateerd zijn aan oproepkrachten. Zo kan een oproepkracht na drie maanden werken een rechtsomvang van arbeidsuren claimen waarmee de oproepkracht direct verandert in een parttime of fulltime kracht, dit kan een werkgever niet weigeren. Ook heeft een oproepkracht vaak recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Als een oproepkracht langer dan 6 maanden in dienst is óf als er sprake is van een min-maxcontract dan geldt er ook loondoorbetaling bij gebrek aan werk.

Over al het voorgenoemde kunnen bij Cao andere besluiten zijn opgenomen. Al met al dus nog vrij veel om als werkgever rekening mee te houden.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2024

In de payroll update van december 2024 hebben we de WKR en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2024? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2025 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft alsnog aan als je dit nog niet hebt gedaan. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2024 en de hoogte daarvan.

Wettelijk verlof: vervaltermijnen en bijbehorende verplichtingen

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2025) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2024. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren. De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL)

De Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) kent werkgevers een vergoeding (subsidie) toe voor werknemers die een laag inkomen hebben en/of een arbeidsbeperking hebben (door leeftijd/arbeidsongeschiktheid). De subsidie wordt jaarlijks achteraf uitbetaald door het UWV. Middels deze subsidie hoopt de overheid werkgevers te stimuleren om werknemers uit kwetsbare groepen aan te nemen. Het UWV haalt de gegevens automatisch uit de loonaangiftes van 2024. Als je in aanmerking komt, dan heb je in maart een voorlopige beschikking ontvangen van het UWV. Stuur deze alsjeblieft tijdig door naar ons ter controle. Als de beschikking niet klopt moeten we namelijk de loonaangifte over 2024 aanpassen vóór 1 mei 2025.

WBSO: urenopgaaf 2024

In onze voorgaande updates hebben we de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) meermaals uitgebreid aangehaald. Houd er rekening mee dat je de gerealiseerde S&O-uren over 2024 vóór 31 maart 2025 indient. Doe je dit niet (tijdig) dan gaat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO) er na een herinnering vanuit dat je geen S&O-uren (en eventuele kosten en/of uitgaven) hebt gerealiseerd. Je ontvangt dan een volledige correctie van de S&O-verklaring met boete. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier en in voorgaande payroll updates op onze website. Na opgaaf van de gerealiseerde uren verstrekt de RvO een (correctie) beschikking over 2024 met daarin de eindgegevens. Stuur de eindbeschikking over 2024 alsjeblieft naar ons toe zodat we de WBSO (indien nodig) correct kunnen herzien.

Graag ontvangen wij ook (voor zover nog niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2025. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2025 correct te kunnen toepassen.

___________________________________________________________________________

1. Dutch public holidays and possible surcharges;
2. HR services;
3. HR workflows in NMBRS;
4. On-call workers: unfortunately, not as non-committal as employers think;
5. Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2024;
6. Statutory leave: expiration date and associated obligations;
7. Wet Tegemoetkoming Loondomein letters (WTL letters);
8. WBSO: statement of hours 2024 for purposes of final settlement.

Dutch public holidays and possible surcharges

In a few weeks it will be Easter and this means that the Dutch public holidays will start again! In certain industries, it is common for employees to continue working (or work extra) on public holidays. Keep in mind that if your employees are covered by a collective labor agreement, they may be entitled to a public holiday surcharge. This may also apply even if no collective labor agreement applies, but separate arrangements have been made in the employment contract or personnel manual. Our payroll consultants can provide you with more information about this.

We also have several HR specialists on staff who can review collective labor agreements, employment contracts and employee handbooks for other details that apply to your employees. For example, in addition to the public holiday surcharge, overtime pay may also exist at the same time. All levels, percentages and rules in this regard are laid down separately in each collective labor agreement. Feel free to ask us if you want to discuss in advance which regulations apply to you.

HR services

Besides advising on collective labor agreements, conditions of employment and their application, we also offer other services in the field of HR. This includes HR automation such as linking NMBRS with external tools and software but also automation within NMBRS of leave, reports & dashboarding and HR Workflows, among others.

In addition to HR automation, we also offer ongoing subscription-based HR support in day-to-day HR work such as mutating portals, onboarding and offboarding employees, and completing HR formats.

Finally, we offer various HR consulting services such as the drafting of legal documents (employment contracts, employee handbooks, and settlement agreements), screenings and checks for laws and regulations, onboarding processes with start-up employers and complex payrolls, and scope reviews. Interested in our HR services? If so, feel free to contact us!

HR Workflows in NMBRS

Within NMBRS it is possible to automate various HR processes. This is possible through HR Workflows and Employee Self Service Workflows (ESS Workflows). Via HR Workflows it is possible, among other things, to onboard, offboard and renew employments via NMBRS. Templates can also be created of employment contracts, wage tax rebate forms and employer statements. Documents can then be generated where NMBRS itself fills in the employee and salary data in the documents. After this, the documents can be signed in NMBRS by both parties. After signing, the signed document is automatically uploaded in the employee file. This saves a lot of mails back and forth and the personal data remain in the NMBRS cloud, thus better safeguarding the GDPR. Through ESS Workflows, employees can change their IBAN, address, personal details, and payroll deductions. Data enters the payroll system after approval by an (HR) manager and the payroll processor.

We can adapt all workflows to the employer's requirements. Curious about the possibilities? Feel free to send us an e-mail.

On-call employees: unfortunately, not as non-committal as employers think

Many employers employ or hire on-call employees. These are employees with no fixed schedule and generally no fixed hours. It still sometimes happens that a minimum number of hours per week is agreed upon (so-called min-max contracts). The best-known variant is the zero-hours contract. You can find the different forms here.

Unfortunately, the on-call employee is not as non-committal in terms of obligations as is often thought (see also here). They have the same rights as permanent employees in terms of company regulations and amount of leave (accrual). But in addition, there are specific issues related to on-call employees. For example, after three months of work an on-call employee can claim a legal scope of working hours that immediately changes the on-call employee into a part-time or full-time employee, an employer cannot refuse this (click here, available in Dutch only). Also, an on-call employee is often entitled to continued pay during illness. If an on-call employee has been employed for more than 6 months or if there is a min-max contract, wage payment during lack of work also applies (click here, available in Dutch only).

A collective labor agreement can include other decisions about all the above. All in all, there is still a lot to consider as an employer.

Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2024

In the payroll update of December 2024, we have already mentioned the WKR and its final settlement. Have you exceeded the discretionary scope in 2024? 80% final levy (tax) must be paid over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner: it must be included in the February 2025 payroll tax return at the latest. Therefore, please submit the final levy as soon as possible if you haven’t done so yet. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2024 and the corresponding levy.

Statutory leave: expiration date and associated obligations

At the end of the 2nd quarter (end of June 2025) the remaining accrued statutory leave from 2024 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, employee handbook or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing. The communication must meet specific conditions, otherwise the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued.

Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary, so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner about the expiration of these statutory hours.

Wet Tegemoetkoming Loondomein letters (WTL letters)

The Wet Tegemoetkoming Loondomein (“WTL”, available in Dutch only) grants employers a subsidy for employees who have a low income and/or an occupational disability (due to age/occupational disability). The subsidy is paid annually in retrospect by the UWV. Through this subsidy, the government hopes to encourage employers to hire the more vulnerable employees. The UWV automatically extracts the data from the 2024 wage tax declarations. If you qualify, you will have received a provisional decision from the UWV in March. Please forward this to us in time for verification. This is because if the decision is incorrect, we will have to adjust the 2024 wage declaration before the 1st of May 2025.

Application Tax Credit for Research and Development 2025 (WBSO)

In our previous updates we have mentioned the Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO) in detail several times. We would like to receive (if not in our possession) all granted WBSO decisions of 2025 on short notice. We need these to apply the WBSO over 2025. In addition, we would like to be informed if we incorrectly applied the full WBSO in 2024, as the 2024 declaration will be due in March 2025. All other information, conditions, and obligations regarding the WBSO can be found here.