Payroll update november 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Algemeen;
2. Belangrijk: planning salarisverwerking december 2025;
3. 30%-regeling;
4. Verlofmodule;
5. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2025 (WBSO) en eindafrekening;
6. Werkkostenregeling 2025;
7. Whk-beschikking 2026;
8. Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling.

Algemeen

De blogs voor november, december (2025) en januari (2026) zijn langer dan gebruikelijk. We willen werkgevers volledig informeren over de aankomende wijzigingen en extra salarisinput voor de jaarwisseling, en dat brengt veel werk met zich mee. Alle nieuwe cijfers, belastingtarieven en premiepercentages worden in de opvolgende blogs na bekendmaking meegenomen. Wij zijn goed voorbereid en willen jou vragen om dat ook te doen. We adviseren daarom de blogs aandachtig door te lezen. Ze hebben namelijk betrekking op alle werkgevers.

Belangrijk: planning salarisverwerking december 2025

December is een maand waarin vrijwel alle werkgevers eerder betalen wegens kerst. Daarnaast zijn er altijd veel mutaties en extra runs. Bijna elke werknemer wil voor de kerst zijn salaris ontvangen en werkgevers willen graag voor het einde van het jaar alles afhandelen. Daarom vragen we alle werkgevers om deze maand eerder de gegevens aan te leveren, bij voorkeur vóór 15 december. Wil je later aanleveren? Stem dit dan vast deze maand met ons af zodat je de salarissen straks tijdig kunt betalen.

Heb je normaal gesproken 2 (of meer) runs per periode? Zorg dan dat je de verwerking van deze extra runs goed afstemt met jouw salarisverwerker. Zo dragen we er samen zorg voor dat iedereen tijdig en correct krijgt uitbetaald.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruik maken van de 30%-regeling? Houd er rekening mee dat per 2026 de salarisnormen van de 30%-regeling opnieuw geïndexeerd worden, en dat jouw werknemer(s) mogelijk meer moet(en) gaan verdienen om (optimaal) te blijven voldoen aan de criteria voor de 30%-regeling. In de volgende blogs nemen we de nieuwe salarisnormen mee zodra deze bekend zijn.

Belangrijk aandachtspunt: heb jij werknemers in 2025 met een lopende beschikking waarbij er dit jaar géén fiscale toepassing plaatsvindt? Dan leggen we contact met je. Er moet namelijk op jaarbasis minimaal € 1,- omgezet worden van bruto naar netto via de 30%-regeling, anders verliest de werknemer het recht op de 30%-regeling permanent na dit jaar (ongeacht de einddatum van de beschikking). Jouw salarisverwerker kan de fiscaal gunstigste oplossing met je bespreken en kan dit nog meenemen in de december run.

Verlofmodule

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend. Zorg er daarnaast voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2025 tijdig hebben ingediend voor het einde van het jaar én dat deze allemaal tijdig zijn goed- of afgekeurd door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2025.

Het eindsaldo van 2025 zal begin januari 2026 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven. Controleer tevens in NMBRS of de roosters van de werknemers kloppen. NMBRS baseert het aantal aangevraagde verlofuren namelijk op het in NMBRS geregistreerde werkrooster.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2025 (WBSO) en eindafrekening

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alsnog alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2025. Deze hebben wij nodig om de toegepaste WBSO over 2025 te kunnen controleren. Om diezelfde reden vernemen wij graag of je alle S&O-uren hebt benut in 2025. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog omlaag bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2025. Na afloop van 2025 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2025 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling.

Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier. De eindafrekeningen WBSO 2025 ontvangen wij graag direct na jouw ontvangst.

Als je in 2026 weer gebruik gaat maken van de WBSO, zou je ons dan de toegekende aanvragen voor 2026 zo snel mogelijk willen doorsturen? Zo kunnen wij de afdrachtsverminderingen tijdig en correct voor je toepassen.

Werkkostenregeling 2025

De vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) blijft vooralsnog gelijk in 2026. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedraagt in 2025 2% opbouw over de eerste € 400.000,- aan fiscaal loon en over het meerdere 1,18%.

Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2025? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2026 worden opgenomen. Wij kunnen je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2025 en de hoogte daarvan. Vragen over de inhoud van de regeling? We hebben diverse WKR-specialisten in dienst die jou kunnen helpen.

Whk-beschikking 2026

Met het oog op 2026 verstuurt de Belastingdienst in november en december de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2026 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2026 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

Wijziging in bedrijfsactiviteiten en sectorindeling

Zijn jouw bedrijfsactiviteiten significant veranderd, en behaal je 50% van jouw winst of meer uit andere bedrijfsactiviteiten ten opzichte van vorig jaar? Meld dit dan bij jouw vaste salarisverwerker. Een structurele wijziging in de aard van bedrijfsactiviteiten heeft verstrekkende gevolgen voor de salarisadministratie.

Zo kunnen de sectorindeling en bijbehorende premieafdracht niet meer kloppen. Ook kan er ineens een Cao gaan gelden die voorheen niet gold of andersom. Daarnaast kunnen er ineens brancheregelingen (zoals bijvoorbeeld pensioen) van toepassing zijn die voorheen niet aan de orde waren of andersom.

Bij controle door de Belastingdienst of branche instanties kun je bij dergelijke bevindingen met terugwerkende kracht worden aangeslagen voor (andere) premieafdracht en brancheregelingen. Al met al: genoeg redenen om dit tijdig aan ons door te geven! Bij twijfel kunnen we op verzoek een werkingssfeeronderzoek uitvoeren om de risico’s en benodigde wijzigingen te inventariseren. Vragen hierover? Neem dan gerust contact met onze HR-consultants op.

___________________________________________________________________________

1. General;
2. Important: schedule payroll processing December 2025;
3. 30% facility;
4. Leave dashlet;
5. Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement;
6. Work-related costs scheme 2025;
7. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2026;
8. Change in business activities and sector affiliation.

General

The blogs for November, December (2025), and January (2026) are longer than usual. We want to provide employers with comprehensive information about the upcoming changes and additional salary input for the year-end, and that requires extra information. All new figures, tax rates, and contribution percentages will be included in subsequent blogs after they have been announced. Thorough preparation prevents a lot of (financial) surprises. We therefore advise you to carefully read the blogs since these are relevant to all employers.

Important: schedule payroll processing December 2025

December is a month when almost all employers pay earlier because of Christmas. In addition, there are always a lot of mutations and extra runs. This comprehensive blog with points of interest does demonstrate that. For this reason, it is important that we receive timely and complete input. We can guarantee a timely run if you provide the mutations no later than Monday morning, December 15th. If this is not feasible, then we recommend that you coordinate a schedule with your payroll processor to ensure timely payment of salaries.

Do you normally have 2 (or more) runs per period? Make sure you coordinate the processing of these extra runs with your payroll processor. Together we ensure that everyone gets paid correctly and on time.

30% facility

Do you have employees using the 30% facility? Keep in mind that the thresholds for the 30% facility will be sharpened again in 2026, and that your employee(s) may have to earn more to (optimally) maintain the criteria for the 30% facility! In the following blogs, we will include the new salary standards as soon as they are known.

Note: do you have employees in 2025 with a current ruling that will not fiscally be applied for tax purposes this year? If so, then we will contact you. A minimum of €1 must be converted from gross to net on an annual basis via the 30% facility, otherwise the employee will permanently lose the right to the 30% ruling after this year (regardless of the end date of the ruling). Your payroll processor can discuss the cheapest solution with you and can still include this in the December run.

Leave dashlet

Do you and your employees keep track of leave records in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updated version of the NMBRS ESS App installed. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice. In addition, make sure that your employees have submitted all leave requests for 2025 on time before the end of the year and that they have all been approved or disapproved by the manager/employer on time. This will prevent an incorrect final leave balance for 2025.

The final balance for 2025 will be included in the change of year to the new year at the beginning of January 2026. After this, it is no longer possible to transfer the final balance. Also, check in NMBRS if the employees' schedules are correct. Otherwise, their leave requests in NMBRS will also be incorrect (faster). NMBRS automatically takes over the registered schedule as days off when the employee requests leave.

Application Tax Credit for Research and Development (WBSO) and final settlement

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2025 (if not in our possession). We need these to verify the applied WBSO for 2025. For the same reason, we would like to know whether you have used all R&D hours in 2025. Based on this, we can adjust the applied WBSO downwards if necessary. In this way, you avoid applying too much WBSO wrongly in 2025. After the end of 2025 you are obliged to report the realized R&D hours over 2024 to the Netherlands Enterprise Agency. An over-application therefore automatically results in an obligation to refund. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

If you are going to make use of the WBSO again in 2026, would you please forward us the granted applications for 2026 as soon as possible? This will allow us to apply the tax deductions for you correctly and in a timely manner.

Work-related costs scheme 2025

The discretionary scope of the Work-related Costs Scheme (WKR) will remain the same in 2026. The Work-related Costs Scheme offers additional possibilities for, for example, untaxed inflation compensation or a one-time untaxed payment. The free allowance under the Work-related Costs Scheme in 2025 will be 2% accrual over the first € 400,000 taxable wages and 1.18% over the excess.

Have you exceeded the discretionary scope of the WKR in 2025? You will pay 80% final levy (tax) over this excess. Please note that you must report this final levy to us in time, it must be included in the payroll tax return for February 2026 at the latest. We can give you more information about a possible WKR excess in 2025 and its amount. Questions about the scheme? We have several WKR specialists who can help you.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) 2026

In anticipation of 2026, the Dutch Tax and Customs Administration has been sending out letters since November regarding the Return to Work Fund (also known as the “Whk” or “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas”). Would you please email all written correspondence from the Dutch Tax and Customs Administration regarding the 2026 “Whk” and the written correspondence regarding 2026 payroll tax return periods directly to your regular payroll processor? These letters, and its timely receipt, are critical to the proper processing of payroll, employee insurance premiums and payroll taxes.

Change in business activities and sector affiliation

Did business activities change significantly, earning 50% of your profits or more from other business activities compared to last year? If so, report this to your regular payroll processor. A structural change in the nature of business activities has far-reaching consequences for the payroll administration.

For example, the sector affiliation and associated premium payments may no longer be correct. Also, a collective labor agreement may suddenly apply which previously did not apply or vice versa. In addition, industry schemes (such as pensions) may suddenly apply that did not previously apply or vice versa.

In the event of an audit by the Dutch Tax and Customs Administration or industry associations, you can be charged retroactively for (different) premium payments and industry schemes. All in all: enough reasons to inform us in time! If in doubt, we can carry out a company scope investigation on request to identify the risks and necessary changes. Questions about this? Feel free to contact our HR consultants.