Payroll update oktober 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. 30%-regeling;
2. HR-dienstverlening;
3. HR-Workflows in NMBRS;
4. Kerstcadeaus, -feesten en de werkkostenregeling;
5. Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling? We merken dat veel werkgevers en werknemers dit complexe materie vinden. Met de extra versoberingen die per 2027 ingaan wordt de regeling nog complexer. In ons recente artikel leggen we de impact van de 30%-regeling op de inkomstenbelasting uit. Met onder andere gevolgen van de afloop en toenemende belastingdruk, expats die daardoor zelfs terugkeren naar het land van herkomst en tips hoe je dit als werkgever voor kunt zijn. Abonneer je op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste fiscale ontwikkelingen.

Onderstaand stuk is specifiek gericht op de werking van de regeling in de loonadministratie. Hieronder zetten we de regeling uiteen in algemene informatie, de huidige regeling (2025) en de versoberingen met ingang van 2027.

Algemeen

De 30%-regeling is een regeling met beperkte looptijd voor werknemers uit het buitenland met een deskundigheidsvereiste die voor jouw bedrijf in Nederland komen werken en aan een specifiek aantal criteria voldoen. De regeling is bedoeld om de extraterritoriale kosten van deze werknemers te dekken en de administratie van die extraterritoriale kosten weg te nemen. Je kunt dus kiezen of je de exacte extraterritoriale kosten vergoedt, óf dat je maximaal 30% van het fiscale loon omzet in een onbelaste onkostenvergoeding via de 30%-regeling. De onbelaste onkostenvergoeding van 30% wordt binnen de regeling ook wel “de forfaitaire toepassing” genoemd.

De 30%-regeling wordt aangevraagd bij en toegekend door de Belastingdienst. Bij toekenning volgt een 30%-beschikking en mag de regeling volgens de beschikking worden toegepast. Bij gebruik van de 30%-regeling moet er naast een beschikking altijd een ondertekend addendum aanwezig zijn of een ondertekende clausule in de arbeidsovereenkomst. Daarnaast moet de werknemer aan een minimum fiscaal loon voldoen ná aftrek van de 30%-regeling. Dit minimum fiscaal loon wordt “de ondergrens,” “het looncriterium” of “inkomensnorm” genoemd. Deze kent een lage variant en een hoge (reguliere) variant. Het lage looncriterium is alléén van toepassing voor extraterritoriale werknemers onder de 30 jaar met een in Nederland erkende mastertitel en een correct ingediende aanvraag. Voor andere extraterritoriale werknemers geldt het hoge looncriterium. Deze looncriteria worden jaarlijks geïndexeerd.

Regeling en vereisten in 2025 (huidige regeling)

De ondergrenzen bedragen in 2025 €46.660,- (afgerond €3.889,- per maand) voor het reguliere looncriterium en €35.468,- (afgerond €2.956,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde looncriterium. Per 2026 zullen deze ondergrenzen opnieuw geïndexeerd worden. De cijfers hiervan worden voor eind 2025 bekendgemaakt. Maar houd er alvast rekening mee dat je de lonen van deze werknemers mogelijk moet verhogen om de regeling te kunnen toepassen in 2026. 

Versoberingen met ingang van 2027

Per 2027 zijn de inkomensnormen én de forfaitaire toepassing afhankelijk van de ingangsdatum van de (huidige) 30%-beschikking. Er zijn hierdoor straks drie groepen met verschillende implicaties:

1. Werknemers met een lopende beschikking van 2023 of eerder: dit is de groep met overgangsrecht. Voor werknemers waarvan de beschikking nog geldig is in 2024 en de 30%-regeling uiterlijk over het laatste loontijdvak van 2023 al werd toegepast geldt dit overgangsrecht. Voor hen blijft het de forfaitaire toepassing maximaal 30% en blijven de oude (geïndexeerde) inkomensnormen van toepassing gedurende de gehele looptijd van de beschikking, dus ook vanaf 2027 en later.
2. Werknemers met een lopende beschikking met toepassing vanaf 2024: voor deze groep wordt de maximale forfaitaire toepassing per 2027 verlaagd van 30% naar 27%. De maximaal onbelaste onkostenvergoeding wordt hiermee dus lager. Voor 2025 en 2026 behoudt de regeling maximaal 30% forfaitaire toepassing. De oude inkomensnormen blijven van kracht met een jaarlijkse indexatie.
3. Werknemers met een beschikking uit 2025 of later: voor werknemers die een beschikking per 2025 of later verkrijgen worden de salarisnormen per januari 2027 flink verhoogd. De nieuwe ondergrenzen bedragen in 2027 €50.436,- (€4.203,- per maand) voor het reguliere criterium en €38.338,- (afgerond €3.195,- per maand) voor een werknemer met het verlaagde criterium. Daarnaast wordt voor ook deze groep de forfaitaire toepassing verlaagd van 30% naar 27% per 2027.

Naast de loonbelasting heeft het aflopen en veranderen van de 30%-regeling ook gevolgen voor de inkomstenbelasting en de belastingheffing op box 2 en 3. Bij vragen hierover kun je, naast het lezen van onze artikelen, contact leggen met een van onze fiscalisten, Matthias Demont. Daarnaast kunnen onze HR-specialisten ondersteunen bij de aanvraag van nieuwe 30%-regeling of het opstellen van de bijbehorende addenda.

HR-dienstverlening

Naast advisering over Cao’s, arbeidsvoorwaarden en de toepassing daarvan, bieden we nog andere diensten op het gebied van HR. Hieronder valt bijvoorbeeld HR-automatisering zoals het koppelen van NMBRS met externe tools en pakketten maar ook automatisering binnen NMBRS van o.a. verlof, rapportages & dashboarding en HR Workflows.

Naast HR-automatisering bieden we ook doorlopende HR-ondersteuning in abonnementsvorm bij de dagelijkse HR-werkzaamheden zoals het muteren van portalen, onboarding en offboarding van werknemers en het invullen van HR-formats.

Tot slot bieden we diverse diensten aan op het gebied van HR-consultancy zoals het opstellen van juridische documenten (arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en vaststellingsovereenkomsten), screenings en controles op wet- en regelgeving, onboardingstrajecten bij startende werkgevers en complexe salarisadministraties, en werkingssfeeronderzoeken. Interesse in onze HR-diensten? Neem dan contact met ons op!

HR Workflows in NMBRS

Binnen NMBRS is het mogelijk om diverse HR-processen te automatiseren. Dit kan via HR Workflows en Employee Self Service Workflows (ESS Workflows). Via HR Workflows is het onder andere mogelijk om werknemers te onboarden, offboarden en te verlengen via NMBRS. Ook kunnen er templates gemaakt worden van de arbeidsovereenkomsten, loonheffingenverklaring en de werkgeversverklaring. Documenten kunnen vervolgens gegenereerd worden waarbij NMBRS zelf de werknemer- en salarisgegevens vult in de documenten. Hierna kunnen de documenten ondertekend worden in NMBRS door beide partijen. Na ondertekening hangt het door beide partijen ondertekende document in het dossier van de werknemer.

Dit scheelt een hoop mails over en weer en de persoonsgegevens blijven allemaal in de NMBRS-cloud waardoor de AVG beter gehandhaafd wordt. Via ESS Workflows kunnen werknemers zelf hun IBAN, adres, personalia en loonheffingskorting veranderen. Gegevens komen na goedkeuring door een (HR-)manager en de salarisverwerker in de salarisadministratie terecht.

Alle workflows kunnen we aanpassen aan de wensen van de werkgever. Benieuwd naar de mogelijkheden? Stuur ons vrijblijvend een bericht of bel met een van onze HR-collega’s.

Kerstcadeaus, -feesten en de Werkkostenregeling 

De Wintertijd is ingegaan en het einde van het jaar komt in zicht. Dat betekent dat de kerstfeesten gepland worden en de kerstpakketten in voorbestelling staan. Wist je dat kerstfeesten die intern worden gehouden veel minder zwaar drukken op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (“de WKR”) dan externe kerstfeesten? En wist je dat kerstpakketten voor jouw werknemers belastbaar inkomen zijn en dat ze daarom altijd in de vrije ruimte van de WKR opgenomen worden? Zo zijn er nog veel meer kostensoorten die verplicht ten laste van de vrije ruimte komen.

De WKR wordt door veel werkgevers als een ingewikkelde regeling ervaren. Omdat het einde van het jaar in zicht is wordt het tijd om de resterende vrije ruimte of een eventuele overschrijding te berekenen, zo kun je een eindheffing van 80% belasting voorkomen of beperken! Onze payroll consultants en finance specialisten kunnen jou bijstaan bij deze berekeningen. Daarnaast bieden onze payroll consultants WKR-academies voor onze klanten in zowel Nederlands als Engels aan om de materie begrijpelijk te maken. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie hierover.

Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts

Vanaf het aannemen van de eerste werknemer heb je als werkgever veel zaken om te regelen. Salaris uitbetalen, loonheffing afdragen, sociale premies betalen en het opstellen van de arbeidsovereenkomst zijn veel werkgevers bekend. Wat veel werkgevers echter niet weten is dat je vanaf de eerste werknemer ook wettelijk verplicht bent om een basiscontract met een Arbodienst óf een onafhankelijke bedrijfsarts af te sluiten (dus ook als je géén zieke werknemers hebt). Dit staat uitgeschreven in de Arbowet, waarbij dit basiscontract onderdeel is van het wettelijke Arbobeleid. Doel van dit beleid is dat werkgevers haar werknemers een veilige werkomgeving kan bieden en passende maatregelen kan nemen bij verzuim of arbeidsongeschiktheid (cf. de Wet Verbetering Poortwachter). Een arbodienst neemt dat laatste stuk volledig uit handen.

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert werkgevers in Nederland op het hebben van een dergelijk basiscontract. Heb je geen basiscontract? Sluit deze dan zo snel mogelijk af! Meer hierover weten, of hulp hierbij nodig? Onze HR-adviseurs adviseren graag over verplichte zaken en verwijzen je graag door naar de juiste partijen.

___________________________________________________________________________

1. 30% facility;
2. HR services;
3. HR Workflows in NMBRS;
4. Christmas gifts, Christmas parties, and the Work-related costs scheme;
5. Obligation from the first employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician.

30% facility

Do you have employees using the 30% facility? We have noticed that many employers and employees find this a complex subject. With the additional austerity measures coming into effect in 2027, the ruling will become even more complex. Our latest article is about the impact of the 30% facility on income tax, the consequences of its expiry and the increasing tax burden, expats who are even returning to their country of origin as a result, and tips on how you can stay ahead of the game as an employer. Make sure to subscribe to our monthly newsletter to stay up to date.

The section below focuses specifically on how the scheme affects payroll tax. Below, we explain the scheme in general terms, the current scheme (2025), and the austerity measures that will take effect in 2027.

General

The 30% facility is a temporary scheme for foreign employees with specialized skills who come to work for your company in the Netherlands and meet a specific set of criteria. The scheme is intended to cover the extraterritorial costs of these employees and to eliminate the administration of those extraterritorial costs. You can therefore choose whether to reimburse the exact extraterritorial costs or to convert a maximum of 30% of the taxable salary into an untaxed expense allowance via the 30% facility. The untaxed expense allowance of 30% is also referred to as the “flat-rate application” within the facility.

The 30% facility is applied for and granted by the Dutch Tax and Customs Administration. If granted, a 30% decision is issued, and the facility may be applied in accordance with the decision. When using the 30% facility, in addition to a decision, there must always be a signed addendum or a signed clause in the employment contract. In addition, the employee must meet a minimum taxable wage after deduction of the 30% ruling. This minimum taxable wage is referred to as ‘the threshold’, ‘the wage criterion’ or ‘income standard’. There is a low variant and a high (regular) variant. The low wage criterion only applies to extraterritorial employees under the age of 30 with a master's degree recognized in the Netherlands and a correctly submitted application. The high wage criterion applies to other extraterritorial employees. These wage criteria are indexed annually.

Regulations and requirements in 2025 (current scheme)

In 2025, the thresholds will be €46,660 (rounded to €3,889 per month) for the regular wage criterion and €35,468 (rounded to €2,956 per month) for an employee with the lowered wage criterion. These lower limits will be reindexed in 2026. The figures for this will be announced before the end of 2025. However, please note that you may need to increase the wages of these employees in order to apply the regulation in 2026.

Austerity measures (cuts) effective from 2027

As of 2027, the income standards and the flat-rate application will depend on the effective date of the (current) 30% decision. This will result in three groups with different implications:

1. Employees with a current decision from 2023 or earlier: this is the group subject to transitional law. This transitional law applies to employees whose decision is still valid in 2024 and to whom the 30% ruling was already applied for the last wage period of 2023 at the latest. For them, the flat-rate application will remain at a maximum of 30% and the old (indexed) income standards will continue to apply throughout the term of the decision, i.e., also from 2027 onwards.
2. Employees with a current decision applicable from 2024: for this group, the maximum flat-rate application will be reduced from 30% to 27% as of 2027. This means that the maximum tax-free expense allowance will be lower. For 2025 and 2026, the scheme will retain a maximum flat-rate application of 30%. The old income standards will remain in force with annual indexation.
3. Employees with a decision from 2025 or later: for employees who obtain a decision in 2025 or later, the salary standards will be significantly increased as of January 2027. The new lower limits in 2027 will be €50,436 (€4,203 per month) for the regular criterion and €38,338 (rounded to €3,195 per month) for an employee with the reduced criterion. In addition, the flat-rate application for this group will also be reduced from 30% to 27% as of 2027.

In addition to payroll tax, the expiry and change of the 30% facility also has consequences for income tax and taxation in boxes 2 and 3 (income tax). If you have any questions about this, in addition to reading our blogs, you can contact one of our tax specialists, Matthias Demont. In addition, our HR specialists can assist you with applying for a (new) 30% facility or drawing up the accompanying addenda.

HR services

Besides advising on collective labor agreements, conditions of employment and their application, we also offer other services in the field of HR. This includes HR automation such as linking NMBRS with external tools and software but also automation within NMBRS of leave, reports & dashboarding and HR Workflows, among others.

In addition to HR automation, we also offer ongoing subscription-based HR support in day-to-day HR work such as mutating portals, onboarding and offboarding employees, and completing HR formats. 

Finally, we offer various HR consulting services such as the drafting of legal documents (employment contracts, employee handbooks, and settlement agreements), screenings and checks for laws and regulations, onboarding processes with start-up employers and complex payrolls, and scope reviews. Interested in our HR services? If so, feel free to contact us!

HR Workflows in NMBRS

Within NMBRS it is possible to automate various HR processes. This is possible through HR Workflows and Employee Self Service Workflows (ESS Workflows). Via HR Workflows it is possible, among other things, to onboard, offboard, and renew employments via NMBRS. Templates can also be created of employment contracts, wage tax rebate forms, and employer statements. Documents can then be generated where NMBRS itself fills in the employee and salary data in the documents. After this, the documents can be signed in NMBRS by both parties. After signing, the signed document is automatically uploaded in the employee file.

This saves a lot of back-and-forth mails and the personal data remain in the NMBRS cloud, thus better safeguarding the GDPR. Through ESS Workflows, employees can change their IBAN, address, personal details, and payroll deductions. Data enters the payroll system after approval by an (HR) manager and the payroll processor.

We can adapt all workflows to the employer's requirements. Curious about the possibilities? Feel free to send us a message or call one of our HR colleagues.

Christmas gifts, Christmas parties, and the Work-related costs scheme

The end of the year is approaching, which means that Christmas parties are being planned, and Christmas gifts are being pre-ordered. Did you know that internal Christmas parties have a much smaller impact on the discretionary scope of the Work-related Costs Scheme (“WKR”) than external Christmas parties? And did you know that Christmas gifts for your employees are taxable income and are therefore always included in the discretionary scope of the WKR?

There are many other types of costs that are mandatory costs within the discretionary scope. Many employers find the WKR to be a complicated scheme. We have explained this topic several times in our previous payroll updates. With the end of the year approaching, it is time to calculate the remaining discretionary scope or any excess, so you can avoid or limit a final levy of 80% tax! Our payroll consultants and finance specialists can assist you with these calculations. In addition, our payroll consultants offer WKR academies for our clients in both Dutch and English to make the matter understandable. Please feel free to contact us for more information.

Obligation from the first employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician

From the moment you hire your first employee, you have many things to arrange as an employer. Paying salaries, paying payroll taxes, paying social security contributions, and drawing up employment contracts are familiar tasks for many employers. However, what many employers do not know is that from the first employee onwards, you are also legally obliged to conclude a basic contract with an occupational health and safety service or an independent occupational physician (even if you do not have any sick employees). This is laid down in the Working Conditions Act, whereby this basic contract is part of the statutory health and safety policy. The aim of this policy is to enable employers to offer their employees a safe working environment and to take appropriate measures in the event of absenteeism or incapacity for work (cf. the Eligibility for Permanent Incapacity Benefit Restrictions Act). An occupational health and safety service takes care of the latter completely.

The Dutch Labor Inspectorate checks employers in the Netherlands to ensure they have such a basic contract. If you do not have a basic contract, conclude one as soon as possible! Would you like to know more about this or need help? Our HR advisors are happy to advise you on mandatory matters and refer you to the right parties.