Scaling up in software: wat past bij jouw volgende fase?

Als ondernemer wil je altijd duidelijk inzicht en efficiëntie in je financiële processen. Vaak begin je met een pakket als Moneybird, dat is super gebruiksvriendelijk maar niet erg schaalbaar. Dus groei je door naar een MKB Boekhoudpakket zoals Exact Online of Twinfield. Bij verdere groei komt vaak de twijfel: is het niet noodzakelijk om over te stappen naar een ERP systeem? En is een ERP wel de beste keuze voor jouw onderneming?

Wanneer je software gaat onderzoeken, kom je vaak twee typen producten tegen: SaaS (Software as a Service) en ERP (Enterprise Resource Planning). Bij RS Finance zien we in de praktijk drie vormen in software: klassieke ERP (zoals Business Central, Netsuite, AFAS en SAP), SaaS dat ‘best of breed’ is, en hybride systemen (zoals Exact Online) die ERP-modules combineren met de mogelijkheid om andere SaaS-tools te koppelen.

Maar hoe beoordeel je of de software die je gebruikt nog passend is? Waar moet je op letten als je een nieuw systeem gaat inrichten? Kies je voor één geïntegreerde oplossing, of kun je beter gebruik maken van meerdere tools om tot het juiste inzicht en proces te komen? Wij leggen je uit waar de verschillen in zitten en geven advies voor een succesvolle implementatie.

De financiële wasstraat: grip op het volledige financiële proces

Om inzicht te krijgen en efficiëntie te verbeteren kijk je naar alle tools die je gebruikt en tot een financiële boeking leiden; van offertes en facturatie tot debiteurenbeheer, van bestellingen en voorraadbeheer tot leveringen, en van inkoopfacturen en autorisatie tot betalingen. Ook je liquide middelen (bank, kas, payment service providers, creditcards) en POS (point of sale, zoals webshop of kassasysteem) informatie moet op een makkelijke manier inzichtelijk zijn.

Een ecosysteem van softwarepakketten dat het volledige financiële proces ondersteunt noemen wij bij RS Finance de ‘financiële wasstraat’. Voor ons begint het allemaal bij de financiële kolom: bij de tools die leiden tot een financiële transactie. Een goede financiële wasstraat werkt als een geolied systeem waar het complete financiële proces netjes en gestructureerd doorheen stroomt. Het resultaat? Een gestroomlijnde administratie die zorgt voor glasheldere financiële inzichten, waardoor jij beter kunt ondernemen. Omdat je behoefte hebt aan één betrouwbare bron van waarheid, efficiënte processen en altijd up-to-date inzicht in je cijfers richt je een financiële wasstraat in.

Software kiezen die bij jou past

We benoemden in de introductie al de termen SaaS en ERP. Hieronder bespreken we de kenmerken, voordelen en nadelen van beide oplossingen.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP is een geïntegreerde softwareoplossing voor alle belangrijke bedrijfsprocessen: financiën, productie, logistiek, supply chain en CRM. Het voordeel van ERP is dat alle informatie in één centrale database wordt opgeslagen, waardoor je altijd de juiste informatie van de verschillende onderdelen van je proces kan inzien als je ze nodig hebt. Bij het doen van een bestelling kun je de productieplanning inzien, maar ook meteen achterhalen of de afnemer nog een openstaande factuur moet voldoen.

ERP biedt een hoge mate van complexiteit, waardoor je veel processen kunt beheren. Dit vereist echter dat je vooraf grondig nadenkt over alle bedrijfsprocessen. Vanwege die complexiteit en omvang, word je vaak afhankelijk van gespecialiseerde consultants, omdat maatwerkoplossingen noodzakelijk zijn voor jouw unieke bedrijfsbehoeften. Wanneer je onderneming verandert, blijf je dan ook afhankelijk van deze consultants om zowel kleine als grote veranderingen door te voeren.

Vaak zie je dat de softwareleverancier van ERP op veel gebieden moet innoveren en onderhouden, waardoor (technologische) ontwikkelingen veel tijd nodig hebben. Verder ben je vaak ‘locked in’ bij je softwareleverancier, omdat je moeilijk één onderdeel van het ERP kunt aanpassen of vervangen.

SaaS (Software as a Service)

SaaS betekent dat je verschillende, ‘best of breed’ systemen gebruikt die specifiek zijn ontworpen om je operationele processen te ondersteunen. Sommige van deze systemen leveren geen financiële informatie, zoals taak- of workflow systemen (bijvoorbeeld Asana, Monday, of Microsoft Planner). Andere systemen, zoals facturatie-, voorraad- of CRM-software, leiden wel tot financiële mutaties en dienen daarom goed geïntegreerd te worden met je boekhouding. Je wil voorkomen dat er eilandjes aan losse tools ontstaan die niet met elkaar praten.

Een belangrijk voordeel van SaaS is de mogelijkheid om software aan te passen op de fase van je onderneming: je kunt klein beginnen met een paar tools en deze langzaam uitbreiden tot een volwaardige wasstraat. Bij het kiezen van de juiste SaaS-oplossingen is het van belang dat ze aansluiten bij jouw processen en de omvang van je organisatie.

SaaS biedt keuze en concurrentie, wat leidt tot snelle innovaties en voortdurende verbeteringen van softwaretools. Omdat je SaaS kan inzetten om een specifiek probleem op te lossen, zijn de kosten voor initiële opzet en licentie vaak relatief laag. Maar er zijn natuurlijk ook nadelen. Het risico bestaat dat er allerlei tools worden aangezet die niet met elkaar communiceren, met als gevolg dat informatie dubbel wordt bijgehouden of, erger nog, verloren gaat.

Wat we vaak zien, is dat ondernemers te lang blijven werken met systemen die ze prettig vinden, maar die niet meer passen bij de fase van hun bedrijf. Bijvoorbeeld, een ondernemer die begint met een eenvoudig offerte- en facturatiepakket, maar die inmiddels een Excel-bestand moet bijhouden voor abonnementen, omdat dit niet in het pakket ondersteund wordt.

‘Best of breed’ versus alles-in-één software

Vaak als een softwareleverancier zegt, “wij kunnen alles”, is onze ervaring dat ze nergens echt in uitblinken. SaaS geeft je de mogelijkheid om best of breed tools te kiezen die naadloos aansluiten op jouw proces. Dit verschilt van de ‘catch-all’ benadering van ERP, die wel alle processen afdekken, maar vaak niet de beste functionaliteit bieden op elk gebied.

Bij RS Finance zijn we groot fan van SaaS. SaaS biedt ondernemers en ons veel flexibiliteit, je kunt namelijk een onderdeel van je totale wasstraat vervangen. SaaS-oplossingen zijn gemaakt om onderdeel te zijn van een groter ecosysteem, dus zijn ze in de regel makkelijk te koppelen, bijvoorbeeld via een API. Dit biedt ons de mogelijkheid om maatwerk te implementeren met standaardoplossingen in tegenstelling tot ERP waarbij maatwerk een veel grotere investering vereist.

We kennen de verschillende softwaretools in detail, doen continu onderzoek naar nieuwe oplossingen en blijven in gesprek met zowel ondernemers als softwareleveranciers. Het is belangrijk om de tools te kiezen die passen bij een specifiek proces, juist omdat het SaaS-landschap zo uitgebreid is.

Gebruik de juiste software en gebruik de software juist

Ondernemers kijken naar operationele en technische kwaliteiten en besteden te weinig aandacht aan de aansluiting met andere oplossingen binnen de wasstraat en de integratie met het boekhoudpakket. Het vervelende is dat de fouten die ontstaan, pas veel later naar voren komen. We benoemen een aantal voorbeelden.

• Een e-commerce ondernemer begint met het inrichten van een webshop voor leveringen in Nederland. Omdat er alleen in Nederland wordt geleverd zijn btw-percentages aan producten gekoppeld. Na verloop van tijd gaat de ondernemer ook in België en Duitsland leveren, maar past de inrichting van de webshop hier niet op aan. Het gevolg was dat de btw die in deze landen verschuldigd is nergens werd vastgelegd en de afdracht niet plaatsvond.
• Een dienstverlener gebruikt een facturatiesysteem om servicecontracten te factureren, het liefst een jaar vooruit. Facturen opstellen gaat makkelijk en is gekoppeld aan de boekhouding, zodat niemand informatie hoeft over te typen. Toen er een investeerder aan boord kwam, moest de ondernemer gaan sturen op de maandelijkse terugkerende omzet (MRR). Deze was niet inzichtelijk omdat de omzet door het facturatiepakket niet werd verdeeld over de betreffende periodes. Hierdoor was er ook geen inzicht in de stand van het vooruit gefactureerde saldo.
• Ook zagen we bij een koffieleverancier dat de eenheden in het magazijnsysteem anders waren dan de eenheden in het boekhoudpakket. Zo kon de levering van een pak koffie van 500 gram een voorraadmutatie van 5 kilo opleveren. Pas bij periodieke afsluiting zagen we een enorm voorraadverschil en een ongezonde marge.

Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat het op verschillende plaatsen mis kan gaan: Het gaat niet alleen om de initiële inrichting, maar ook om goed gebruik en het hebben van controlemechanismen.

In 5 stappen naar een succesvolle software-implementatie

Het is dus duidelijk dat je vooraf goed moet nadenken over een eventueel nieuwe SaaS-oplossing en dat je continu kritisch moet blijven of de oplossing nog steeds past binnen de gehele wasstraat. Maar hoe pak je dat aan? Om voor onze opdrachtgevers een goede wasstraat met SaaS in te richten, doorlopen wij de volgende stappen:

Onderzoek

De behoefte aan andere software begint bijna altijd vanuit een probleem. Er wijzigt een bedrijfsproces, of de persoon die verantwoordelijk is voor een proces gaat uit dienst. Wij onderzoeken door het voeren van gesprekken de onderliggende drijfveren, de stappen in het proces en de aansluiting op bestaande software. Hier passen we de 80/20-regel toe: minimaal 80% van je proces moet in de software passen, en je past maximaal 20% van je proces aan op de software.

Het belang van een goede inrichting

Omdat je verschillende systemen gebruikt die gezamenlijk de juiste informatie moeten opleveren, zit de pijn vaak in de details. Ieder deelproces kent zijn eigen voorwaarden. Je wil een order van bestelling tot betaling kunnen volgen. Om je marge te berekenen moet je er zeker van zijn dat de omzet en de kosten in de juiste periode geboekt worden. Daarnaast moet je facturatiesysteem de juiste debiteureninformatie bevatten en voldoen aan fiscale wet- en regelgeving. Tijdens het hele proces van inrichten houden we deze factoren constant in de gaten.

Training & onboarding

Een cruciaal onderdeel van goede software blijft de persoon die er mee werkt. Als de software verkeerd gebruikt wordt, is de verwerking niet efficiënt en zal dit nooit de juiste informatie opleveren. Daarom is het van belang dat medewerkers de software doorgronden en op de juiste manier begeleid worden. We trainen de belangrijkste gebruikers van de software en helpen ze met het opstellen van handleidingen en/of interne trainingen.

Controlemechanismen

Als de software eenmaal in gebruik is, ontwikkelen medewerkers vaak hun eigen werkwijzen. Het is dan belangrijk om te checken of de software nog steeds aan de vooraf gestelde voorwaarden voldoet. Wij helpen ondernemers met het opzetten van een goed controlesysteem. Dit kan in de praktijk een BI-dashboard zijn, waarbij we afwijkende transacties in monitoren of een checklist voor de periodieke afsluiting. Denk daarbij aan checks op niet afgehandelde bestellingen, onderhanden werk, openstaande posten en de toepassing van btw-regelgeving.

Continue evaluatie

Of je nu groeit of niet, de behoeften van jouw organisatie en jouw klanten zullen veranderen. Je kunt investeerders aantrekken die behoefte hebben aan specifieke informatie. Of je belangrijkste stuurwaarde of KPI kan over tijd veranderen. Je klantportfolio kan wijzigen, bijvoorbeeld wanneer je naast aan consumenten, nu ook aan bedrijven gaat leveren, of als je internationale leveringen gaat doen. Na verloop van tijd sluit de huidige software niet meer volledig aan bij de veranderende behoeften. Je gaat in de praktijk steeds meer om de software heen werken en de 80/20-regel verschuift naar 60/40. Je moet je dus altijd bewust zijn van de vraag of de software die je nu gebruikt optimaal ondersteunt en ook past bij de volgende fase van je onderneming.

Kies de juiste financiële wasstraat voor jouw onderneming

De keuze tussen SaaS en ERP is geen eenmalige beslissing, maar een strategische keuze die mee moet groeien met je onderneming. Het juiste ecosysteem zorgt voor grip op je cijfers, efficiënte processen en schaalbaarheid. Wil je weten of jouw software nog past bij de fase van je onderneming? Of ben je toe aan de volgende stap? Wij denken graag met je mee. Bij RS Finance helpen we ondernemers met het inrichten en optimaliseren van hun financiële systemen. We bespreken samen wat jouw bedrijf nodig heeft en zorgen ervoor dat jouw financiële wasstraat toekomstbestendig is.

Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw administratie slimmer en effectiever kunnen maken.