Knip je creditcard door! Zo krijg je wél grip op je bedrijfsuitgaven

Van bon tot betaling: de kostenkant van je administratie is vaak rommeliger dan je zou willen. Of het nou gaat om een declaratie via Excel, het bonnetje voor een klantlunch, automatische incasso, of een creditcardbetaling. Het komt allemaal binnen via verschillende mensen en systemen. Niet op het juiste moment en vaak niet compleet.

Bij kleinere uitgaven mist vaak de structuur. De kosten per uitgave zijn beperkt, maar de verwerking kost relatief gezien veel te veel tijd. Bovendien lopen deze uitgaven vaak ongemerkt op. Zo blijft een SaaS-tool vrolijk doortikken, ook als niemand ze meer gebruikt. Een advertentieplatform is ooit gekoppeld aan een creditcard, maar niemand houdt in de gaten wat er precies wordt afgeschreven. Die €50 per maand voor een tool lijkt misschien niet veel. Maar als je 20 van dit soort ongecontroleerde uitgaven hebt, ben je €12.000 per jaar kwijt aan kosten waar je niets van weet.

Het probleem zit hem vaak in onduidelijkheid. Daardoor worden abonnementen niet toegewezen, blijven facturen liggen, en worden kosten pas opgemerkt als ze al zijn gemaakt. Zeker wanneer alles over één centrale creditcard loopt, raak je het overzicht kwijt.

In dit artikel vertellen we je meer over spend management en laten we zien hoe je met slimme tools grip houdt op je uitgaven. En dat zonder dat je er continu mee bezig hoeft te zijn.

Wat is spend management eigenlijk?

Spend management is officieel het beheersen van alle zakelijke uitgaven. Dus alles van strategische inkoop tot factuurverwerking en kostenbewaking. Maar voor veel ondernemers is het veel praktischer. Hier is spend management een manier om grip te krijgen op al die kleinere uitgaven die buiten de vaste processen vallen. Denk aan declaraties, online abonnementen en creditcardbetalingen.

Veel ondernemers hebben de basis van kostenverwerking wel op orde. Facturen worden automatisch doorgestuurd naar de boekhouding, waar ze met OCR-technologie worden gescand en met de juiste boekingsinstructies vlot verwerkt kunnen worden. Het zijn juist de kleine uitgaven die zo tijdrovend zijn. Ze zorgen in de praktijk vaak voor extra werk en verlies van controle, en dus voor frustratie.

Hoe eerder je al je uitgaven goed organiseert, hoe minder tijd je kwijt bent aan achteraf corrigeren, controleren of uitleggen.

Iedere uitgavenstroom vraagt om een eigen aanpak

Niet elke uitgave komt op dezelfde manier binnen. Daarom werkt één proces vaak niet: ieder type uitgave heeft zijn eigen spelregels. Bij declaraties ligt de verantwoordelijkheid bij de medewerker, die krijgt pas geld terug als alles klopt. Abonnementen worden juist automatisch afgeschreven, waardoor je pas achteraf kunt controleren of de kosten terecht zijn. Wat beide situaties gemeen hebben, is dat de aanlevering zo compleet en correct mogelijk moet zijn. Hoe beter dat geregeld is, hoe minder tijd er later nodig is voor controle.

Declaraties: Excel is niet meer van deze tijd

Declaraties via een Excelbestand en een mapje met bonnetjes zijn foutgevoelig en tijdrovend. Daarmee zijn ze voor zowel jezelf als je medewerkers enorm frustrerend. De medewerker moet zorgen dat alles compleet en juist wordt ingediend en vervolgens mag je zelf controleren of alle declaraties terecht zijn en er overal een bonnetje voor is aangeleverd.

Tools zoals Nmbrs of Declaree zijn een beter alternatief. Medewerkers kunnen direct een bonnetje fotograferen, uploaden en laten goedkeuren. Die goedkeuring is belangrijk, want je wil voorkomen dat onterechte declaraties worden uitbetaald. Om autorisatie en controle makkelijker te maken gebruik je tools die de spelregels afdwingen.

Met de juiste business rules weet een medewerker bij het indienen meteen wat wel en niet mag, zonder eerst het personeelshandboek te hoeven doorspitten. Zo voorkom je discussie achteraf en blijft de administratie overzichtelijk.

Online abonnementen, creditcards en incasso’s: kleine kosten, grote ergernis

Bij abonnementen en online incasso’s zit het probleem vaak in de verwerking van de factuur. Omdat de PDF niet per mail wordt verstuurd, moet je deze handmatig downloaden. Doe je dat niet, dan is er wel een betaling maar geen onderbouwing.

Facebook Ads, GSuite, Zoom of dergelijke tools werken hierin allemaal op dezelfde manier. En in veel gevallen is de btw verlegd. Voor een goede verantwoording van je kosten en de verlegde btw heb je wel de factuur nodig in de boekhouding.

Heb je maar één of twee leveranciers die op deze manier incasseren, dan kun je dit prima pragmatisch oplossen. Het maandelijkse downloaden en insturen van de factuur is dan geen groot probleem. Maar als je elke maand meer dan vijf facturen op deze manier moet verwerken, wil je al snel een betere oplossing. Omdat deze diensten vaak toch al met een creditcard betaald worden, ligt de oplossing meestal ook daar. Maar gebruik dan wel voor iedere tool een andere creditcard, zodat duidelijk is wie er verantwoordelijk is en je overzicht behoudt.

Slimme tools voor grip op uitgaven

Grip op je uitgaven begint bij inzicht: wie geeft wat uit, waarvoor, en met welk budget? Slimme spend management tools helpen je om precies dat overzicht te creëren. Voor abonnementen zie je direct wie eigenaar is van welk contract. Voor marketing zet je limieten op advertentie-uitgaven. En bij onkosten krijgen medewerkers automatisch een reminder om de bon of factuur aan te leveren.

Tools als Moss en Pleo maken het beheren van uitgaven eenvoudiger. Je geeft medewerkers een fysieke of virtuele creditcard, koppelt die aan een specifieke kostenpost of afdeling, en stelt limieten in. Elke betaling komt direct in een centrale omgeving terecht, met een reminder om een bon of factuur aan te leveren.

Voor online abonnementen werkt dat heel efficiënt. Je koppelt elke dienst aan een vaste kaart en behoudt overzicht via een realtime dashboard. Je weet dus wie waarvoor verantwoordelijk is en je kunt limieten instellen op het bedrag dat geïncasseerd kan worden.

Spend tools zorgen daarnaast voor structuur en grip op het proces, waarin je zelfs kan werken met budgetten en goedkeuring vooraf. Moss biedt zelfs purchase-to-pay-mogelijkheden, zoals het aanvragen van inkooporders die direct gekoppeld kunnen worden aan de betaling en de factuurverwerking. Hiermee organiseer je goedkeuring vooraf op een laagdrempelige manier, zonder een log systeem in te richten.

Verantwoording blijft belangrijk. Ook bij kleine bedragen of automatische betalingen is een factuur noodzakelijk. Spend tools ondersteunen dit met reminders en een duidelijk overzicht van openstaande posten. Bij abonnementen ontbreekt een drukmiddel, maar bij creditcards van medewerkers ligt dat anders. Wordt een betaling structureel niet verantwoord, dan kan de kaart tijdelijk geblokkeerd worden. Dat maakt zichtbaar wie eigenaarschap neemt.

Gedrag dwing je af. Lang leve de goed ingerichte creditcards.

Door de juiste tools in te zetten, voorkom je dat verantwoording een administratieve nasleep wordt. Je zorgt dat mensen direct weten wat mag, wat kan, en wat er van ze verwacht wordt. En daarbij is voorkomen beter dan genezen. Voorkom losse bonnetjes, terugboekacties en vervelende gesprekken door medewerkers vooraf duidelijkheid te geven. Koppel uitgaven aan virtuele kaarten, stel limieten in, en automatiseer waar mogelijk de verantwoording.

Grip begint bij duidelijke afspraken, slimme tooling en het kiezen van een structuur die bij je bedrijf past. Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Begin klein, bijvoorbeeld met betaalkaarten voor medewerkers. Daarmee ondervang je veel losse declaraties en uitgaven en maak je eigenaarschap en verantwoording direct inzichtelijk.

En weet: je hoeft het niet alleen te doen. Wij denken met je mee over een opzet die past bij jouw team, jouw tools en jouw groeifase. Praktisch, schaalbaar en vooral: werkbaar.

Wil je weten waar je nu de meeste winst kunt behalen? Neem contact op, we helpen je graag vooruit.