Succesvolle BI-rapportages voor accountants: de drie C’s van The Big Data Chef

Als accountant heb je geïnvesteerd in BI-tooling, prachtige dashboards gebouwd en financiële data op een nieuwe manier gepresenteerd voor je klanten. Maar wat als die klanten er vervolgens weinig mee doen?

Ontdek in dit artikel welke BI-rapportages écht relevant zijn voor je klanten! Data visualiseren is één ding, maar zorgen dat rapportages blijvende impact maken in de dagelijkse bedrijfsvoering van je klanten is een compleet andere uitdaging.

Sinds 2019 helpen we met The Big Data Chef accountantskantoren met het benutten van Business Intelligence (BI) in hun dagelijkse praktijk. In dit artikel delen we drie Dashboards die ervoor zorgen dat jouw rapportages écht gaan leven bij je klanten. Wij noemen ze de drie C’s: Consolidatie, Controle en Cashflow.

De uitdaging van succesvolle BI: waarom rapportages vaak blijven liggen

De krachtigste en meest gebruikte toepassing van BI is het combineren van verschillende databronnen. Wanneer je bijvoorbeeld verkoopcijfers uit een CRM koppelt aan personeelsdata en financiële KPI’s, ontstaat er een rijk beeld waarmee je het hele bedrijf kunt aansturen. Maar juist in de accountancy sector is dat niet altijd mogelijk; in de meeste gevallen wordt er enkel met financiële data gewerkt.

Van veel kantoren horen we hetzelfde verhaal: Je hebt BI-tools geïmplementeerd voor een aantal klanten, maar de mooie dashboards met financiële data lijken weinig toegevoegde waarde te hebben. Ze worden niet het essentiële onderdeel van het bedrijfsproces dat je voor ogen had. Een BI-oplossing is pas succesvol als medewerkers en management het rapport actief gebruiken om besluiten te nemen, processen aan te sturen of afwijkingen op te sporen.

Hoe kom je als accountant dan wel tot de kern? Met inmiddels meer dan 250 klanten in onze portefeuille hebben we duizenden dashboards gebouwd, talloze datasets geïntegreerd en nog veel meer KPI’s gevisualiseerd. Na veel trial & error zijn we gekomen tot drie krachtige BI-proposities die blijvend impact maken bij jouw klanten, zelfs wanneer je alleen met financiële data werkt: Consolidatie, Controle en Cashflow.

De drie C’s: Consolidatie, Controle en Cashflow

1. Consolidatie: van frustratie naar real-time inzicht

Zodra een klant meerdere entiteiten binnen een groep heeft, wordt tussentijds consolideren van cijfers al snel een tijdrovende puzzel. Elke maand worden gegevens handmatig uit verschillende administraties gehaald en in Excel samengevoegd. Dit leidt niet alleen tot frustratie, maar vergroot ook de kans op fouten.

Met Power BI kun je dit proces eenvoudig automatiseren. Door een slimme eliminatiefunctie te bouwen, worden intercompany-transacties automatisch verwijderd en krijg je met één druk op de knop geconsolideerde cijfers. Dit betekent:

• Real-time inzicht in de resultaten en de financiële positie van de gehele groep
• Geen handmatig gepuzzel met Excel-sheets
• Minder fouten en meer betrouwbaarheid
• Mogelijkheid om verschillende boekhoudpakketten te combineren
• Valuta automatisch omrekenen naar één rapportagevaluta

Het resultaat? Tijd om te focussen op wat de cijfers werkelijk betekenen. Consolidatie biedt dus niet alleen gemak, maar vooral grip — en dat maakt het meteen een onmisbaar onderdeel van een waardevol BI-dashboard.

2. Controle: kwaliteit waarborgen in één oogopslag

Binnen de accountancy draait alles om betrouwbaarheid en kwaliteit. Zijn boekingen correct verwerkt? Zijn kosten op de juiste grootboekrekeningen geboekt? Worden de juiste kostenplaatsen gebruikt? Komen bepaalde posten ineens afwijkend hoog of laag uit?

Een BI-dashboard kan hier een krachtig controlemiddel zijn. Door slimme checks in te bouwen, krijg je direct inzicht in afwijkingen of fouten in de administratie. Bijvoorbeeld:

• Welke transacties zijn geboekt op grootboekrekeningen die normaal niet gebruikt worden, of hebben een afwijkende btw-code?
• Welke kostenplaatsen hebben deze maand geen kosten terwijl dat normaal wel zo is?
• Zijn er nieuwe grootboekrekeningen aangemaakt die nog niet in het rapport zijn opgenomen?
• Zijn er betalingen geboekt zonder factuur?

Deze vorm van kwaliteitscontrole zorgt ervoor dat fouten snel boven water komen — nog vóór de maandafsluiting wordt gedaan of de jaarrekening wordt opgesteld. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van de cijfers én het vertrouwen van de klant in jouw dienstverlening.

3. Cashflow: van handwerk naar strategisch stuurinstrument

Van alle financiële rapportages zijn cashflowanalyses misschien wel de lastigste. Niet omdat de cijfers er niet zijn, maar omdat ze verspreid zitten over meerdere plekken. Denk aan openstaande facturen, betalingsregelingen, inkoopverplichtingen, lonen en verwachte omzet.

Daarnaast is de informatie die je nodig hebt ook nog eens afhankelijk van wat voor type cashflowanalyse je wil maken. In een eerder artikel schreven we over de verschillen tussen lange termijn en korte termijn cashflow forecasts. BI is voornamelijk geschikt voor het managen van werkkapitaal op de korte termijn (2-8 weken) en het berekenen van de runway.

Voor het managen van werkkapitaal bereken je aan de hand van de huidige cash stand en de vervaldata van openstaande facturen of er elke betaaldag genoeg cash op de rekening is om aan betalingsverplichtingen te voldoen. Hierbij dient uiteraard ook rekening gehouden te worden met betalingen die over het algemeen niet op factuur gaan; denk aan de afdracht van BTW en loonheffingen en de salarissen. Dit is een notoir tijdrovend rapport om handmatig bij te houden, door het te automatiseren via BI heb je echter altijd een inschatting of er de komende weken genoeg cash is.

In een runway kijk je iets verder in de toekomst. Op basis van de begroting en de huidige cashstand bereken je hoe lang de operatie van de onderneming gefinancierd kan worden. Dit is vooral voor start- en scale-ups een essentieel inzicht; het biedt ze de mogelijkheid om in te schatten wanneer er nieuw vreemd vermogen aangetrokken dient te worden. Door het te automatiseren in BI kan je makkelijk verschillende scenario’s uitrekenen en kan je kritieke punten goed in kaart brengen.

Een goed cashflowoverzicht vergt een combinatie van diepgaande kennis en verschillende informatie die lang niet altijd in de administratie te vinden is. Met BI transformeer je deze complexe puzzels tot een strategisch stuurinstrument:

• Automatische inschatting van toekomstige kasstromen
• Mogelijkheid om verschillende scenario’s door te rekenen
• Vroegtijdige signalering van kritieke punten
• Direct inzicht in de impact van groei op de cashpositie

Grip op cashflow is niet alleen een kwestie van getallen, maar van ondernemersrust. Het verschil tussen ’s nachts wakker liggen of met vertrouwen beslissingen nemen.

Waarom de drie C’s werken: ze raken de kern

Wat de drie C’s zo krachtig maakt, is dat ze aansluiten bij échte behoeften van je klant. Elk van deze proposities raakt aan iets fundamenteels:

• Consolidatie geeft overzicht.
• Controle biedt zekerheid.
• Cashflow geeft rust.

Als je in staat bent om één of meerdere van deze elementen succesvol te implementeren in je BI-rapportages, creëer je direct waarde. Niet abstract of ver weg, maar voelbaar in het dagelijkse werk van je klant.

En dat is precies wat BI succesvol maakt: niet de mooiste visuals of de meest complexe DAX-formules, maar de mate waarin je klant het rapport als een onmisbare tool gaat zien.

BI als brug tussen accountancy en advies

Het mooie van de drie C’s is dat ze niet alleen zorgen voor een praktische insteek voor BI-projecten, maar ook de weg vrijmaken voor een meer adviserende rol. Want zodra je klant actief werkt met dashboards, ontstaan er vanzelf diepere vragen:

Waarom zijn de marges in deze entiteit lager?

Hoe kunnen we de cashpositie verbeteren?

Kunnen we de administratie efficiënter inrichten?

Als accountant bevind je je dan ineens in een strategische adviesrol — en dat is precies waar de meeste accountants heen willen. Niet alleen cijfers verwerken, maar echt meehelpen aan het succes van de klant.

Aan de slag met de drie C’s

Ook met alleen financiële data kun je al een wereld van verschil maken in BI. De sleutel? Richt je op de kern. Bouw slimme oplossingen rondom consolidatie, controle en cashflow. Zorg dat je rapporten gebruikt worden, niet alleen bekeken. En bouw vanuit daar aan langdurige klantrelaties én duurzame groei van je eigen BI-praktijk.

Benieuwd hoe wij dat aanpakken of wil je sparren over jouw BI-uitdaging? Neem gerust contact met ons op — we denken graag met je mee over jouw route naar BI-succes.