Triple C’s: Controle met een Rekening-Courant Dashboard

Voor bedrijven met meerdere entiteiten is het vaak een uitdaging om grip te houden op de onderlinge rekening-couranten. In theorie zouden de saldi altijd exact aan elkaar gelijk moeten zijn: wat de ene entiteit boekt als vordering, zou de andere als schuld moeten registreren. In de praktijk blijkt echter dat dit zelden zo vlekkeloos loopt. In dit artikel laten we zien hoe je met ons Rekening-Courant Dashboard in Power BI dit proces kunt automatiseren, afwijkingen direct kunt signaleren en de controle volledig in handen houdt – zonder eindeloos Excel-sheets te hoeven bijwerken.

Het probleem van retroactief corrigeren

Veel organisaties controleren hun rekening-couranten pas echt bij het opstellen van de jaarrekening. Als dan blijkt dat de cijfers niet aansluiten, begint vaak een tijdrovend proces van terugzoeken, corrigeren en afstemmen. Omdat transacties en mutaties zich over een heel boekjaar kunnen opstapelen, kan het lastig zijn om nog te achterhalen waar het verschil precies vandaan komt. Bovendien kost het controllers en accountants vaak onnodig veel tijd om dit achteraf te herstellen – tijd die beter besteed kan worden aan waardevolle analyses.

Waarom tussentijdse controle cruciaal is

Het is daarom slimmer om gedurende het jaar de rekening-couranten structureel te monitoren. Door maandelijks te controleren of de saldi tussen entiteiten aansluiten, kun je afwijkingen meteen signaleren en corrigeren. Dat maakt het proces niet alleen overzichtelijker, maar voorkomt ook onaangename verrassingen aan het eind van het jaar. Bovendien bouw je zo een betrouwbaar financieel fundament waarop verdere analyses en beslissingen gebaseerd kunnen worden.

De valkuil van Excel

Veel controllers grijpen voor deze maandelijkse controles terug naar Excel. Hoewel Excel een krachtig hulpmiddel kan zijn, is het in dit soort processen vaak een valkuil. Het vereist veel handmatig werk: gegevens exporteren, spreadsheets opzetten, formules controleren en afwijkingen opsporen. Bij elke extra entiteit stijgt de complexiteit exponentieel en daarmee ook de kans op fouten. Voor groeiende organisaties kan dit uitgroeien tot een groot probleem dat onnodig veel tijd en energie kost.

Van handwerk naar geautomatiseerd inzicht

Om dit probleem te tackelen hebben we een Rekening-Courant Controle Dashboard ontwikkeld in Power BI. Dit dashboard neemt alle foutgevoelige, handmatige stappen uit handen.

Met één klik kun je per administratie zien of de saldi en mutaties van een bepaalde maand aansluiten bij de tegenrekeningen in andere administraties. Het dashboard laat meteen zien waar afwijkingen zitten, zodat je deze gericht kunt analyseren en oplossen. Door elke entiteit stapsgewijs af te vinken, hou je het overzicht en weet je zeker dat alle onderlinge posities correct zijn.

Het resultaat: een proces dat vele malen efficiënter, betrouwbaarder en transparanter is. Controllers kunnen zich hierdoor meer richten op het interpreteren van de cijfers in plaats van op het eindeloos controleren van spreadsheets.

De kracht van Business Intelligence voor financials

Met dit Rekening-Courant Controle Dashboard geven we invulling aan de tweede C van onze Triple C’s: Controle. Waar de eerste C (Cashflow) draait om inzicht in liquiditeit, gaat het hier om grip op de juistheid en volledigheid van financiële gegevens tussen entiteiten. En dat is nog maar het begin.

Meer dan alleen rekening-couranten

Het mooie is dat dit soort controles niet beperkt hoeft te blijven tot rekening-couranten. Met ons platform The Big Data Chef kunnen we tal van andere maandelijkse financiële controles automatiseren en optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren of elimineren van intercompany omzet of het aansluiten van je loonjournaalposten in je boekhouding en je salarisadministratie.

Wil je meer weten over hoe wij financials helpen met slimme dashboards? Bekijk dan onze andere blogs in de Triple C-serie (filter op type ‘Data analytics’) of neem contact met ons op voor een demo van The Big Data Chef.