Meer dan de helft van het mkb heeft nooit van ViDA gehoord. Toch gaat vrijwel iedereen e-factureren

57 procent van de Nederlandse mkb-ondernemers heeft nog nooit van ViDA gehoord. Dat blijkt uit onderzoek dat de Belastingdienst liet uitvoeren en dat het ministerie van Financiën onlangs publiceerde.

De pdf is nog altijd de standaard. 80 procent van de facturen wordt als pdf opgesteld.

Op zich is dat nog geen probleem. De nieuwe regels gaan pas vanaf 2030 gelden. Maar ze raken vrijwel iedere ondernemer, ook als ál je klanten in Nederland zitten.

In één oogopslag

Alleen de OSS-uitbreiding is al wet. De rest is een voorstel van het kabinet; het wetsvoorstel volgt in 2027.

De grootste zorg: een fout die je niet meer terugdraait

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat ondernemers overwegend neutraal tot licht positief tegenover de nieuwe regels staan. Toch hebben ze ook zorgen.

De grootste zorg is dat fouten in je facturen onveranderbaar bij de Belastingdienst terechtkomen. Daarnaast twijfelen veel ondernemers aan de veiligheid van hun gegevens en zitten ze er niet op te wachten dat de fiscus meekijkt in hun facturatiestroom.

Ondernemers vragen zich onder meer af:

• hoe werkt een creditnota straks?;
• binnen welke termijn kun je een fout nog herstellen?;
• op welk moment verbindt de Belastingdienst conclusies aan je factuurgegevens?;
• en hoeveel inzicht krijgt de fiscus eigenlijk in je administratie?

Op die vragen is nog geen antwoord. De onderzoekers vragen de Belastingdienst om daar vooraf duidelijkheid over te geven.

Wel laat het kabinet de privacy gevolgen vooraf toetsen en vraagt het advies aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat je wel zelf in de hand hebt, is hoeveel fouten er in je facturen ontstaan. Dat zit vooral in je stamgegevens en in de systemen waarmee je factureert.

Wat het kabinet heeft gekozen

In ons eerdere artikel ViDA en e-invoicing: wat verandert er écht in jouw administratie? ging het vooral over jouw handel met andere EU-landen. Dat is wat Europa minimaal eist. We schreven er toen al bij dat Nederland misschien verder zou gaan.

Op 11 september 2026 stuurde staatssecretaris Eerenberg de Contourenbrief elektronisch factureren en rapporteren naar de Tweede Kamer.

Europa verplicht e-facturatie en digitale rapportage alleen bij zakelijke handel tussen EU-landen. Voor binnenlandse facturen mag elk land zelf kiezen. Ons kabinet kiest voor allebei, met als startmoment niet eerder dan 2030. Nu is e-facturatie alleen verplicht bij facturen aan de overheid en dat al sinds 2017.

Over die binnenlandse verplichting zijn ondernemers zelf verdeeld: voor- en tegenstanders houden elkaar ongeveer in evenwicht. Wie al over de grens factureert, heeft juist vaak liever één systeem voor binnen- en buitenland dan twee processen naast elkaar.

Formeel is het nog een voorstel. De internetconsultatie loopt dit najaar, het wetsvoorstel gaat voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer en het parlement moet het wetsvoorstel voor 1 juli 2028 hebben behandeld. Op details kan nog iets schuiven. Dat de verplichting er komt, zou ik als vaststaand behandelen.

Vier dingen die veranderen

1. Je factuur wordt een databestand.

Geen pdf meer, maar een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931, meestal in het UBL-formaat. Bedrag, btw-nummer en datum staan elk in een vast veld. De software van je klant leest de factuur automatisch in.

Er komt geen apart Nederlands formaat. Je Nederlandse en buitenlandse klanten krijgen dus dezelfde soort factuur. Bedrijven die de Klein Ondernemersregeling (KOR ) toepassen zullen vrijgesteld zijn van e-facturatie en rapportage.

2. Je hebt tien dagen om te factureren.

Nu mag je je factuur uitreiken tot de vijftiende van de maand volgend op de maand van de levering of dienst. Straks is dat tien dagen na de levering of dienst. Werk je met een verzamelfactuur aan het eind van de maand, of loopt je facturatie vaak achter? Dan moet je dat ritme uiterlijk in 2030 aanpassen.

3. De Belastingdienst kijkt vrijwel direct mee.

Binnen tien dagen meld je een beperkte set gegevens uit de e-factuur. Die worden automatisch vergeleken met wat je klant of leverancier meldt. Dat gebeurt in twee stappen:

• vanaf 1 juli 2030 voor je zakelijke handel met andere EU-landen, je inkopen daar inbegrepen (de ICP-opgave vervalt dan)
• vanaf 1 juli 2031 ook voor je Nederlandse klanten en leveranciers

4. Het netwerk ligt nog niet vast.

Veel landen, waaronder België, kozen voor Peppol. Dat is een Europees netwerk waarlangs boekhoudpakketten facturen rechtstreeks met elkaar uitwisselen. Of Nederland dat ook doet, is nog niet besloten. Exact Online ondersteunt Peppol bijvoorbeeld al sinds 2025. Check of jouw boekhoudpakket en de andere software waarmee je factureert Peppol en EN 16931 aankunnen.

Fouten zie je straks meteen

Een fout in een e-factuur merk je straks vaak eerst bij je klant.

Nu doe je per maand of kwartaal aangifte. Een fout komt boven bij een suppletie, de jaarafsluiting of een boekenonderzoek. Soms jaren later. Straks is een verschil met je handelspartner meteen zichtbaar.

Staat er een verkeerd btw-nummer op je factuur, of ontbreekt een verplicht veld? Dan wijst het systeem van je klant de factuur automatisch af. Die melding krijg je meteen, dus herstellen gaat snel. Maar de betaaltermijn begint pas te lopen bij de geaccepteerde factuur. En zit de fout in je stamgegevens, dan wordt elke factuur aan die klant afgewezen tot je het hebt opgelost.

Over boetes is in Nederland nog niets beslist. België is ons wel voorgegaan. Sinds 1 januari 2026 versturen Belgische btw-plichtigen hun zakelijke facturen via Peppol. Na een tolerantieperiode tot 1 april 2026 betaalt een ondernemer daar een boete als die geen gestructureerde e-factuur uitreikt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij een derde. Ik verwacht hier een vergelijkbare route. Eerst een overgangsperiode, daarna handhaven.

Je stamgegevens worden ineens belangrijk

Veel factuurfouten ontstaan in je stamgegevens: btw-nummers, adressen, btw-codes. Weinig ondernemers kijken daar bewust naar, maar straks worden ze een nalevingsonderwerp. Dat betekent:

• btw-nummers van klanten controleer je via VIES, de Europese databank van btw-nummers, en dat doe je periodiek opnieuw
• btw-codes en tarieven staan goed in je ERP
• je factuurnummering loopt zonder gaten door
• inkomende facturen boek je niet alleen, je valideert ze ook tegen bestelling en ontvangst, met een spoor dat je achteraf kunt laten zien

Niet elke factuur komt uit je boekhoudpakket

Kan je boekhoudpakket al e-factureren? Dan is de basis er. Het werk zit dan in de inrichting: e-facturatie activeren, je klant- en artikelgegevens op orde brengen en wennen aan die tien dagen.

Maar veel ondernemers factureren ook vanuit hun webshop, kassasysteem, betaalprovider of een ander platform. En de verplichting geldt voor de factuur zelf. Het systeem dat de factuur maakt, moet dus ook een e-factuur kunnen uitreiken. Je hebt grofweg drie routes:

• via een koppeling naar je boekhoudpakket, dat de factuur maakt (één bron, één nummering)
• via het platform zelf, als dat een e-factuur kan uitreiken
• via een e-facturatieprovider die de gegevens uit het platform omzet naar een e-factuur

Let bij die laatste route op dubbele facturen (een pdf ernaast is er één te veel), de nummering en de termijn van tien dagen en ontbrekende btw-nummers en adressen van zakelijke klanten.

Vergeet ook de facturen niet die jij ontvangt. Platforms en betaalproviders sturen je facturen voor abonnementen, transactiekosten en commissies, vaak vanuit Ierland of een ander EU-land. Die moet je straks als e-factuur kunnen ontvangen en verwerken. En ze vallen al vanaf 2030 onder de rapportage.

Er zit ook goed nieuws in: de OSS wordt ruimer

Dit deel van ViDA is al wet. Via de One-Stop-Shop (OSS) geef je de btw over verkopen aan particulieren in andere EU-landen aan via één Nederlandse registratie. Zonder je in elk land apart te registreren. Die regeling wordt ruimer:

• vanaf 1 januari 2027 voor leveringen van elektriciteit, gas, warmte en koude aan particulieren
• vanaf 1 juli 2028 ook voor leveringen met installatie of montage, leveringen aan boord van EU-passagiersvervoer en binnenlandse verkopen aan particulieren door een ondernemer die niet in dat land is gevestigd

Voor webshops zit de grootste winst in het overbrengen van eigen voorraad. Heb je voorraad in een Duits fulfilmentcentrum? Dan heb je nu een Duitse btw-registratie nodig, met eigen aangiften en eigen deadlines. Vanaf 1 juli 2028 kan die voorraadverplaatsing via een maandelijkse OSS-aangifte. De Duitse registratie kan dan weg.

Heb je nu buitenlandse registraties vanwege voorraad of installatiewerk? Dan kijken we graag met je of je die vanaf 2028 kunt afbouwen.

Planning tot 2030

Software, koppelingen en processen aanpassen kost tijd. De wet staat naar verwachting uiterlijk medio 2028 vast. Daarna heb je tot 1 juli 2030 maar twee jaar. En softwareleveranciers krijgen het in die periode druk.

Factureer je al via Peppol aan de overheid of aan buitenlandse klanten? Dan ben je een eind op weg. Werk je nog volledig met pdf's en e-mail, zoals de meeste ondernemers in het onderzoek? Begin dan met drie vragen. Naar wie factureer je? In welk formaat? En welk deel loopt buiten je boekhouding om?

Onze kijk

Waar ondernemers zich de meeste zorgen over maken, fouten in hun facturen, is ook waar je nu al het meest aan kunt doen. Ik zou beginnen bij je stamgegevens en bij de vraag waar je facturen ontstaan.

Wil je weten waar jouw onderneming staat? Met een data-analyse van je facturen, stamgegevens en factuurstromen laten we in een paar dagen zien waar je administratie nu al niet aansluit op de nieuwe eisen. Daarna helpen we met de inrichting van je boekhoudpakket, zoals Exact Online, koppelingen met je webshop en andere platforms, en btw-advies over wat je nu en straks doet.

We kijken graag met je mee, neem contact met ons op.