Payroll update september 2025

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Belangrijk: Nieuwe SBI-codes controleren;
2. SLIM-subsidie;
3. Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts.

Belangrijk: Nieuwe SBI-codes controleren

In onze vorige update beschreven we het belang van een goede beschrijving van de bedrijfsactiviteiten bij de KvK, vanwege de update van de SBI-codes. De KvK heeft inmiddels de aangekondigde wijzigingen doorgevoerd en daarom adviseren we je om de wijziging te controleren. Je kan dit doen door in te loggen via Mijn KVK en de bedrijfsomschrijving en de SBI-code te controleren. Download direct per onderneming het KvK-uittreksel, controleer of alle gegevens nog actueel zijn en stuur ons alsjeblieft een kopie.

Mocht de omschrijving of de SBI-code niet (meer) passen bij de activiteiten van je onderneming of twijfel je of het klopt? Dan kunnen wij je helpen bij een werkingssfeeronderzoek en samen kijken hoe je hierop kunt anticiperen. Zie hiervoor ook onze HR-dienstverlening op onze website en in onze eerdere update van april. Wil je meer weten over de mogelijkheden en de mogelijke gevolgen? Neem dan even contact met ons op.

SLIM-subsidie

Naast de Subsidieregeling Praktijkleren gelden er nog andere subsidies voor het ontwikkelen van het personeel. Eén daarvan is de SLIM-subsidie. Deze subsidie kent verschillende varianten met elk eigen voorwaardes, zoals bijvoorbeeld de SLIM scholingssubsidie (sector gebonden) of de subsidie SLIM mkb 2025-2029 (niet sector gebonden).

Elke variant heeft een eigen tijdvak waarin de subsidie aangevraagd kan worden. Bij toekenning van subsidie ontvang de werkgever een percentage van de scholingskosten terug of een bedrag van de overheid als tegemoetkoming.

Denk je in aanmerking te komen aan de hand van bijgaande informatie? Dan adviseren we je om contact te leggen met een subsidie adviseur. Zij kunnen de aanvraag en procedure uit handen nemen. Dit informatiestuk is enkel bedoeld als extra tip voor onze opdrachtgevers.

Verplichting vanaf 1e werknemer: basiscontract Arbodienst of arbo-arts

Vanaf het aannemen van de eerste werknemer heb je als werkgever veel zaken om te regelen. Salaris uitbetalen, loonheffing afdragen, sociale premies betalen en het opstellen van de arbeidsovereenkomst zijn veel werkgevers bekend. Wat veel werkgevers echter niet weten is dat je vanaf de eerste werknemer ook wettelijk verplicht bent om een basiscontract met een Arbodienst óf een onafhankelijke bedrijfsarts af te sluiten (dus ook als je géén zieke werknemers hebt). Dit staat uitgeschreven in de Arbowet, waarbij dit basiscontract onderdeel is van het wettelijke Arbobeleid.

Doel van dit beleid is dat de werkgever haar werknemers een veilige werkomgeving kan bieden en passende maatregelen kan nemen bij verzuim of arbeidsongeschiktheid (cf. de Wet Verbetering Poortwachter). Een arbodienst neemt dat laatste stuk volledig uit handen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert werkgevers in Nederland op het hebben van een dergelijk basiscontract.

Heb je geen basiscontract? Sluit deze dan zo snel mogelijk af! Meer hierover weten, of hulp hierbij nodig? Onze HR-adviseurs adviseren graag over verplichte zaken en verwijzen je graag door naar de juiste partijen.

___________________________________________________________________________

1. Important: Check the new SBI codes;
2. SLIM subsidy;
3. Obligation from the first employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician.

Important: Check the new SBI codes

In our previous update, we described the importance of providing a good description of your business activities to the Chamber of Commerce due to the update of the SBI codes. The Chamber of Commerce has now implemented the announced changes, so we advise you to check the changes. You can do this by logging in via My KVK and checking the business description and SBI code. We recommend that you download a Chamber of Commerce extract and send a copy to us.

If the description or SBI code no longer matches your company's activities, or if you are unsure whether it is correct, we can help you conduct a scope of operations investigation and help you anticipate how to respond. For more information, see our HR services on our website and in our previous update from April. If you would like to know more about the possibilities and potential consequences, please contact us.

SLIM subsidy

In addition to the Subsidy Practice-Based Learning, there are other subsidies available for staff development. One of these is the SLIM subsidy. This subsidy has different variants, each with its own conditions, such as the SLIM educational subsidy (sector-specific) or the SLIM SME 2025-2029 subsidy (non-sector-specific) (both links available in Dutch only).

Each variant has its own period during which the subsidy can be applied for. If the subsidy is granted, the employer will receive a percentage of the educational costs back or an amount from the government as compensation.

Do you think you are eligible based on the accompanying information? Then we advise you to contact a subsidy advisor. They can take care of the application and procedure for you. This information is intended solely as an additional tip for our clients.

Obligation from the 1st employee: basic contract with occupational health and safety service or occupational health physician

From the moment you hire your first employee, there are many things to arrange as an employer. Paying salaries, paying payroll taxes, paying social security contributions, and drawing up employment contracts are familiar tasks for many employers. However, what many employers do not know is that from the first employee onwards, you are also legally obliged to conclude a basic contract with an occupational health and safety service or an independent occupational physician (even if you do not have any sick employees). This is laid down in the Working Conditions Act, whereby this basic contract is part of the statutory health and safety policy.

The aim of this policy is to enable employers to offer their employees a safe working environment and to take appropriate measures in the event of absenteeism or incapacity for work (cf. the Eligibility for Permanent Incapacity Benefit Restrictions Act). An occupational health and safety service takes care of the latter completely. The Dutch Labor Inspectorate checks employers in the Netherlands to ensure they have such a basic contract.

If you do not have a basic contract, conclude one as soon as possible! Would you like to know more about this or need help? Our HR advisors are happy to advise you on mandatory matters and refer you to the right parties.